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6. ORGANIZACIÓN VS. ORDEN

“El orden es el más hermoso ornamento de una casa”.

—Pitágoras

Organizar no es lo mismo que ordenar, aunque sean compatibles y existan simultáneamente. Podemos estar ordenando toda la vida, pero si no estamos organizados, no servirá de nada. Una adecuada organización nos puede permitir dos cosas: ahorrar tiempo y ganar en eficiencia. Es un sistema para conseguir el resultado deseado.

La organización tiene el propósito de abrir espacio o camino a experiencias nuevas. Es un suceso especial. No se hace todos los días. Solo tenemos que establecer la metodología y decidir una vez dónde guardar las cosas. Una vez que nuestra casa está organizada, el proceso de ordenar nos llevará cada vez menos tiempo. Al organizar utilizamos nuestra creatividad en la búsqueda de soluciones y creamos sistemas que facilitan nuestro día a día.

Por su parte, ordenar es aplicar secuencias o patrones. El orden por sí mismo no es rentable. Es simplemente el acto de recorrer las cosas y ponerlas en su sitio. Como mucho establecer una jerarquía. Cuando organizo, decido “qué” poner “dónde”. Cuando ordeno, decido “cómo” poner “qué”.

El propósito de organizar también consiste en reducir la carga cognitiva sobre el cerebro. Se dice que nunca antes se le había pedido al ser humano que maneje tantos datos como en estos tiempos. Vivimos en la era de la sobrecarga de información y nuestro cerebro se satura porque tenemos una energía mental limitada. La mente consciente puede ocuparse de hasta tres cosas a la vez. Por lo tanto, para mejorar la efectividad debemos hacer un uso eficiente de nuestra energía.

Daniel Levitin, neurocientífico y psicólogo cognitivo, autor del libro The Organized Mind (La mente organizada) nos explica: “Estamos intentando internalizar más de lo que nuestro cerebro puede manejar. Las neuronas que se encargan de ayudarnos a tomar decisiones son células vivas con metabolismo, necesitan glucosa y oxígeno para funcionar y no distinguen entre tomar decisiones importantes y no importantes. Absorben casi la misma cantidad de energía y nutrientes para procesar decisiones triviales o importantes”.

La sobrecarga de información también conduce a algo que se llama “fatiga de decisión”. Si nos sobrecargamos nos bloqueamos. Es por eso por lo que Albert Einstein casi siempre es representado con un traje gris, Steve Jobs solía usar una polera negra y Mark Zuckerberg elige el color gris liso para sus remeras. Ellos no están o no estaban dispuestos a perder energía valiosa para tomar decisiones intrascendentes sobre su ropa.

David Allen, creador del método GTD® (Getting Things Done), hizo famosa la Regla de los Dos Minutos. ¿Cuál es el objetivo? No cargar con tiempos administrativos tareas que no lo merecen. Entonces, él propone que, si la próxima acción puede hacerse en dos minutos o menos, la hagamos en el momento, aunque no se trate de nada urgente ni prioritario. No tienen por qué ser exactamente dos minutos; pueden ser tres o cinco. Esto es importante porque hay actividades relacionadas únicamente con el orden que consumen recursos cognitivos y no aportan valor alguno a la organización ni, por lo tanto, a la efectividad.

En conclusión, la organización nos disciplina, el orden nos ahorra tiempo y esfuerzo. Debemos diseñar nuestros propios sistemas de organización que sean acordes con las personas que utilizan ese espacio, dando un paso por vez, evaluando todos los aspectos, empleando el sentido común y teniendo en cuenta las necesidades de todos. Para ello habrá que controlar tres aspectos fundamentales: la organización, el orden y la gestión del tiempo.

Lo importante es que el método de organización que elijan se adapte bien a sus necesidades y les haga la vida más fácil. Tengamos presente que no es necesario gastar una fortuna para poder organizar nuestro hogar o espacio de trabajo.