Читать книгу Планируй, управляй, достигай! Практическое руководство по эффективным дорожным картам проектов в эпоху цифровых трансформаций - - Страница 17

Рассмотрим несколько основных из возможных ситуаций.

1. Перегрузка информацией

Ошибка: попытка включить в дорожную карту абсолютно или почти все детали проекта.

Как избежать: фокусируйтесь на ключевых этапах и результатах. Используйте иерархическую структуру, чтобы скрыть детали, но сохранить возможность их просмотра при необходимости.

Рис. 3.1. Пример хорошо структурированной дорожной карты и…

Рис. 3.2. Пример перегруженной дорожной карты

Пример:

При создании дорожной карты развития сложного программного продукта – использовать трехуровневую структуру. На верхнем уровне можно представить только ключевые релизы и основные функциональные улучшения, что сделает карту понятной для руководства и партнеров. При этом маркетологи могут «развернуть» каждый пункт, чтобы ознакомиться с видимыми для пользователей функциями продукта, а разработчики – увидеть технический план работ.

2. Игнорирование рисков и зависимостей

Ошибка: создание «идеальной» дорожной карты, без учета потенциальных препятствий и взаимосвязей между задачами.

Как избежать: включайте в дорожную карту анализ рисков и четко обозначьте зависимости между различными элементами проекта.

Пример:

При планировании разработки новых месторождений в Арктике – использовать дорожные карты со «встроенным» анализом рисков. Т. е. каждый ключевой этап сопровождать оценкой потенциальных угроз (геологических, технологических, экологических) и планом их минимизации. Это позволит компании быть готовой к различным сценариям развития проекта.

3. Отсутствие гибкости

Ошибка: создание «жесткой» дорожной карты, которую сложно адаптировать к изменяющимся условиям.

Как избежать: разработайте механизм регулярного пересмотра и обновления дорожной карты. Используйте инструменты, позволяющие легко вносить изменения.

Пример:

При развитии сервиса доставки еды следует использовать гибкую систему планирования, где дорожная карта пересматривается каждый квартал. Это позволит оперативно адаптироваться к изменениям рынка, как было во время пандемии Covid-19, когда потребовалось быстро внедрить бесконтактную доставку и расширить список партнерских ресторанов.

4. Недостаточная визуализация

Ошибка: представление дорожной карты в виде сложных таблиц или текстовых документов.

Как избежать: используйте визуальные элементы – графики, диаграммы, иконки – для более наглядного представления информации.

Пример:

Для презентации стратегии развития новой сервисной сети федерального уровня – использовать интерактивную визуальную дорожную карту. На ней города, где планируется запуск сервиса, могут быть представлены в виде точек на карте России, а временная шкала позволит «проиграть» процесс развертывания сети во времени. Это сделает сложный технический проект понятным даже для неспециалистов.

5. Отсутствие связи с бизнес-целями

Ошибка: создание технически детальной дорожной карты без явной связи с ключевыми бизнес-задачами компании.

Как избежать: укажите для каждого ключевого этапа или результата, как они способствуют достижению стратегических целей организации.

Пример:

При разработке дорожной карты цифровой трансформации можно использовать подход «двойного назначения», где каждая технологическая инициатива будет напрямую связана с конкретными бизнес-показателями. Так, внедрение чат-ботов в работу службы поддержки повлияет на достижение целей по сокращению времени обработки запросов клиентов и повышению удовлетворенности обслуживанием.

6. Игнорирование человеческого фактора

Ошибка: фокус исключительно на технических аспектах проекта без учета потребностей и возможностей команды.

Как избежать: включайте в дорожную карту этапы обучения персонала, адаптации к изменениям и развития корпоративной культуры.

Пример:

При внедрении системы «цифрового производства» – добавить в дорожную карту не только технические этапы, но и программу развития цифровых компетенций сотрудников. Это может включать: создание внутрикорпоративной «Цифровой академии», систему наставничества и регулярные хакатоны для стимулирования развития инновационного мышления.

Практические задания

1. Анализ существующей дорожной карты:

Выберите реальный проект в вашей организации и проанализируйте его дорожную карту (если она есть) или составьте по плану проекта свою. Определите, какие из рассмотренных ошибок присутствуют в ней. Предложите конкретные шаги по улучшению.

2. Создание мини-дорожной карты:

Разработайте дорожную карту для небольшого проекта (например, запуск нового продукта или внедрение новой системы в отделе). Используйте один из рассмотренных инструментов визуализации. После создания попросите коллег оценить ясность и эффективность вашей дорожной карты.

3. Симуляция изменений:

Возьмите созданную вами дорожную карту и смоделируйте ситуацию резкого изменения рыночных условий или технологического прорыва. Как бы вы адаптировали свою дорожную карту? Какие элементы нужно скорректировать, а какие останутся неизменными?

4. Презентация дорожной карты:

Подготовьте краткую презентацию (5—7 минут) вашей дорожной карты для воображаемой аудитории топ-менеджеров. Сфокусируйтесь на том, как донести ключевые идеи и ценность проекта, не углубляясь в технические детали.

5. Совместное создание дорожной карты:

Организуйте небольшую группу коллег (3—5 человек) и совместно разработайте дорожную карту для гипотетического проекта (например, запуск нового направления бизнеса). Обратите внимание на процесс согласования различных точек зрения и приоритетов.

5 главных идей главы

1. Эффективная дорожная карта – это баланс между детальностью и общей картиной, позволяющий всем заинтересованным сторонам понять направление движения проекта.

2. Выбор правильного инструмента визуализации важен для создания понятной и удобной в использовании дорожной карты.

3. Убедительная дорожная карта всегда связывает технические задачи с бизнес-целями и ценностью результатов проекта для стейкхолдеров.

4. Гибкость и адаптивность – ключевые характеристики современных дорожных карт, позволяющие быстро реагировать на изменения в организации или внешней среде.

5. Избегание типичных ошибок, таких как информационная перегрузка или игнорирование рисков, значительно повышает эффективность дорожной карты как инструмента управления проектом.