Читать книгу Планируй, управляй, достигай! Практическое руководство по эффективным дорожным картам проектов в эпоху цифровых трансформаций - - Страница 22

Рассмотрим пример того, как анализ и оптимизация дорожной карты может помочь вывести из кризиса крупный проект.

Некая компания «N» столкнулась с серьезными проблемами при реализации проекта по строительству масштабного объекта в одной из стран.

Многомиллиардный проект оказался на грани срыва из-за сложностей с координацией работ, задержек в поставках оборудования и проблем с местными подрядчиками.

Ситуация казалась безвыходной: сроки «горели», бюджет «раздувался», а зарубежная сторона в стране возведения объекта начала выражать сомнения в способности компании «N» завершить проект.

Руководство компании приняло решение провести полный аудит и оптимизацию дорожной карты проекта.

Шаг 1: анализ текущей ситуации

Команда экспертов провела тщательный анализ существующей дорожной карты, используя методы, которые мы обсуждали ранее:

• SWOT-анализ выявил, что сильной стороной проекта была технологическая экспертиза компании «N», а слабой – недостаточная интеграция с местными подрядчиками.

• Анализ KPI показал, что проект отставал от графика на 8 месяцев и превышал бюджет на 15%.

• Диаграмма Исикавы помогла определить ключевые причины проблем, включая сложности с логистикой и недостаточную коммуникацию между различными подразделениями.

Шаг 2: выявление узких мест

Используя метод критического пути (CPM), команда определила, что наибольшие задержки возникали на этапе поставки и монтажа ключевого оборудования.

Матрица рисков показала, что наиболее критичными были риски, связанные с задержками согласований проектной документации с местными регуляторами в стране реализации проекта.

Шаг 3: реинжиниринг дорожной карты

На основе полученных данных была проведена комплексная оптимизация дорожной карты:

• Применили технику «сжатия времени»: некоторые этапы строительства начали выполнять параллельно, а не последовательно.

• Использовали модульное планирование: проект разбили на более мелкие, управляемые модули с четкими критериями завершения.

• Внедрили сценарное планирование: разработали три варианта дорожной карты с учетом различных сценариев развития ситуации с регуляторами.

• Применили обратное планирование: пересмотрели последовательность задач, начиная с конечной цели, что позволило оптимизировать логистические процессы.

Шаг 4: внедрение изменений

Новая дорожная карта была представлена всем заинтересованным сторонам.

Ключевые изменения включали:

• Создание интегрированной команды из специалистов компании «N» и местных подрядчиков для улучшения коммуникации и координации.

• Внедрение системы раннего предупреждения о возможных задержках в поставках оборудования.

• Усиление юридической поддержки для ускорения процесса согласований с регуляторами.

• Внедрение гибкой системы управления бюджетом, позволяющей быстро перераспределять ресурсы между различными направлениями проекта.

Результаты

Благодаря оптимизации дорожной карты и внедрению новых подходов к управлению проектом, компания «N» смога значительно улучшить ситуацию:

• Через 6 месяцев после внедрения изменений отставание от графика сократилось до трех месяцев.

• Перерасход бюджета удалось стабилизировать на уровне 10%.

• Улучшилась коммуникация с зарубежной стороной, что позволило быстрее решать возникающие затруднения.

• В итоге первая очередь объекта была успешно запущена в приемлемые для сторон сроки, что стало важной вехой в реализации проекта и продолжении сотрудничества.

Вывод: тщательный анализ и оптимизация дорожной карты могут спасти даже сложный и масштабный проект от провала.

Ключевыми факторами успеха стали:

• Комплексный подход к анализу проблем.

• Готовность к кардинальным изменениям в управлении проектом.

• Использование современных методик оптимизации дорожных карт.

• Вовлечение всех заинтересованных сторон в процесс изменений.

Практические задания

1. Анализ собственной дорожной карты:

Выберите один из ваших текущих проектов и проведите SWOT-анализ его дорожной карты. Определите как минимум 3 сильные стороны, 3 слабые стороны, 3 возможности и 3 угрозы.

2. Создание матрицы рисков:

На основе выявленных в предыдущем упражнении угроз составьте матрицу рисков для вашего проекта. Оцените вероятность и потенциальное влияние каждого риска.

3. Применение техники «сжатия времени»:

Выберите одну задачу из вашей дорожной карты, которая занимает значительное время. Подумайте, как можно сократить время ее выполнения, не жертвуя качеством. Запишите не менее трех идей.

4. Модульное планирование:

Разбейте ваш проект на 3—5 логических модулей. Для каждого модуля определите ключевые задачи, зависимости и критерии завершения.

5. Сценарное планирование:

Определите два альтернативных сценария развития вашего проекта (оптимистичный и пессимистичный). Составьте краткий план действий для каждого сценария.

5 главных идей главы

1. Регулярный аудит и оптимизация дорожных карт – ключевой фактор успеха проекта.

2. Комплексный подход к анализу, включающий различные методики (SWOT, KPI, CPM), позволяет выявить скрытые проблемы и возможности.

3. Техники реинжиниринга, такие как обратное планирование и модульный подход, помогают значительно повысить эффективность дорожной карты.