Читать книгу 12 Musterlösungen (Ansätze) Eventmanagement für Veranstaltungskauffrau und Veranstaltungskaufmann - Marco Gödde - Страница 7
ОглавлениеIHK-Abschlussprüfung Winter 2004/2005 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
Synopsis: Situation zur 1. Aufgabe
Die Universal-Event GmbH (dienstleistende Agentur) soll für die Kosmetikfirma „DIVA“ (Veranstalter) eine Produktpräsentation planen und organisieren. Am Mittwoch, den 10. November soll zwischen 8:00 und 18:00 Uhr eine Produktpräsentation der neuen Make-up-Serie „Ladies Dreams“ vor 300 ausgewählten Fachhändlern veranstaltet werden (mit Video- und Beamerpräsentation und Live-Vorführung extravaganter Schminktechniken durch den Make-up-Artist Rene Visage als Kameralivebild auf die Leinwand). Catering soll an runden Stehtischen im Veranstaltungsraum erfolgen. Ein Budget wird in bestimmter Höhe zur Verfügung gestellt.
Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, Nachbereitung von Veranstaltungen, Rechtliche Rahmenbedingungen
1. Aufgabe (ca. 90 Minuten Bearbeitungszeit, 100 Punkte)
Frage 1.1 (22 von 100 Punkten)
Es sollen Locations gescoutet werden. Dafür sollen fünf Informationen genannt werden, die man zu den Locations einholen sollte, zwei davon sollen erläutert werden.
Je bis zu 2 Punkte für die richtige von 5 Angaben, je bis zu 6 Punkte für die richtige von 2 Erläuterungen
Lösungsansatz, z.B.
(5 Aspekte auswählen, zusätzlich zwei Begründungen:)
Frage 1.2 (25 von 100 Punkten)
Synopsis: Zusätzliche Angaben Aufgabe 1.2
Der Veranstalter DIVA hat sich für das angebotene „Romantic-Conference-Hotel“ entschieden. Ihnen liegen die Grundrisszeichnungen der zur Verfügung stehenden Tagungsräume sowie die entsprechende Mietpreisliste des Hotels vor:
Raum Bach (300 qm, 600,00 EUR), Raum Mozart (600 qm, 1.300,00 EUR), Raum Rossini (800 qm, 1.600 EUR), Mietkosten für die Räume (einschließlich Beamer, Videoanlage und Flip Chart)
Tagesmiete für technische Einrichtungen: Live-Projektion 150,00 EUR, Tagungsgetränke 5,00 EUR pro Person, Mittagessen: 20,00 EUR pro Person, alle Preise netto zuzüglich 16 % Mehrwertsteuer.
Weitere Anforderungen aus dem Briefing des Kunden: Zur Präsentation Sitzplätze für alle 300 Teilnehmer; Catering innerhalb des Konferenzraumes von einem zentralen Buffet (Getränke und Fingerfood), Verzehr an vorgesehenen Stehtischen (60 cm Durchmesser). An den runden Tischen können ca. 5 Personen stehen, der Platzbedarf bei 4 Tischen inklusive Bewegungsfläche beträgt ca. 12 qm.
Zu berücksichtigende relevante Regelungen aus der Versammlungsstättenverordnung:
- Platzbedarf in den Stuhlreihen (2 Personen pro m²)
- Durchgangsbreite zwischen den Stuhlreihen mind. 2 m
- Türen/Fluchttüren (in den Grundrisszeichnungen jeweils vorgeben)
Es soll unter Berücksichtigung der relevanten Entscheidungskriterien ausführlich erläutert und begründet werden, welcher Raum für die Veranstaltung vorgeschlagen werden soll.
Bis zu 25 Punkte für die schlüssige Begründung
Lösungsansatz
Herleitende kriterienorientierte Entscheidung:
Der geeignete Raum für die Durchführung der geplanten Veranstaltung ist der Raum Rossini.
Anmerkung zur Bewertung: Auch der Raum Mozart ist möglich, der stechende Vorteil sind die geringeren Kosten.
Frage 1.3 (15 von 100 Punkten)
Es sollen auf Basis des Vorschlages und der Angaben in 1.2 die Kosten kalkuliert werden.
Bis zu 15 Punkte für die schlüssige Kalkulation (inkl. USt.)
Lösungsansatz
Eine etwas höhere Anzahl von Personen (Mitwirkende und Präsentatoren) ist möglich.
Frage 1.4.1 (16 von 100 Punkten)
Es soll auf dem Millimeterpapier unter Berücksichtigung der oben genannten Vorgaben eine Aufrisszeichnung skizziert werden, in dem die Bestuhlung, die Cateringfläche und die Präsentationsbereiche berücksichtigt werden.
Bis zu 16 Punkte für die schlüssige Zeichnung (Details bewerten)
Lösungsansatz
Grobe Zeichnung Raum Rossini
Kriterien zur Bewertung:
- Ausreichend Stuhlreihen mit Sitzmöglichkeiten für alle Teilnehmer
- Anordnung der Stuhlreihen mit gutem Blick auf die Präsentationsfläche und die Video- und Beamerprojektion
- Rettungswegbreite
- zentrales Buffet,
- Genaue Anordnung von Stehtischen
(Vgl. Musterzeichnung auf der folgenden Seite)
Raum Mozart gegebenenfalls auch möglich, aber durch den Grundriss in der Aufteilung schwierig genau zu zeichnen.
Frage 1.4.2 (6 von 100 Punkten)
Es soll eine Begründung mit drei Argumenten für die Raumauswahl erfolgen
Bis zu 2 Punkte für die richtige von 3 Argumenten
Lösungsansatz, z.B.
Raum Rossini ist aufgrund der längeren Grundform und der Türensituation gut geeignet, um im Kopfende des Raumes eine Präsentationsfläche, eine kleine Livebühne für den Schmink-Act sowie eine ansprechend positionierte Leinwand zur unterstützenden Liveübertragung unterzubringen.
Im hinteren Raumdrittel können zur komprimierten Vermittlung die Stuhlreihen präsentationsorientiert aufgebaut werden.
In der Mitte des Raumes bietet sich genug Platz für ein zentral mittig stehendes Buffet. So kann eine dramaturgische Trennung des Raumes in Präsentationsfläche und Cateringfläche (Verzehr im vorderen Drittel an den locker und gesellig gestellten Stehtischen) erfolgen.
Frage 1.5 (16 von 100 Punkten)
Synopsis: Zusätzliche Angaben Aufgabe 1.5
Das Hotel legt folgende Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) zum Vertrag mit der DIVA vor (Auszug):
IX Ausfall oder Verschiebung der Veranstaltung
Bei Absage eines gemieteten Konferenzraumes oder bei Verschiebung der Veranstaltung mindestens 14 Tage vor der Veranstaltung entfällt eine Mietzahlung. Erfolgt die Absage weniger als 14 Tage vor der Veranstaltung, oder wird der Termin verschoben, werden 50 % der vereinbarten Raummiete geschuldet, wenn nicht mehr anderweitig vermietet werden kann.
XII Schäden
Schäden des Vermieters
a) So weit bis zum Beginn der Veranstaltung vom Mieter keine Beanstandungen erhoben worden sind, gelten Mieträume und Einrichtungen als vom Mieter selbst in ordnungsgemäßen Zustand übernommen.
b) Der Mieter ist verpflichtet, jeden Schaden unverzüglich dem Vermieter anzuzeigen.
c) Der Mieter haftet dem Vermieter auch ohne Verschulden für Personen- und Sachschäden aller Art, die im Zusammenhang mit seiner Veranstaltung dem Personal zugefügt oder an den gemieteten Räumen, Einrichtungen, Zubehörstücken usw. verursacht werden. Die Haftung ist auf 4 Millionen Euro begrenzt.
Am Freitag, den 05. November teilt ihr Kunde, die Firma DIVA mit, dass der Hauptreferent der geplanten Veranstaltung erkrankt ist. Der bereits mit dem Hotel geschlossene gültige Mietvertrag lautet über den Konferenzraum für den 10. November. Der Kunde möchte von Ihnen abklären lassen, ob die Veranstaltung auf den 23. November verschoben werden kann. Für diesen Tag ist der Raum verfügbar, die Firma DIVA möchte umzubuchen. Jedoch gelingt es dem Hotel nicht mehr, den ursprünglich für den 10 November angemieteten Konferenzraum anderweitig zu vermieten.
Frage 1.5.1 (8 von16 Punkten)
Es soll auf Grundlage des Mietvertrages geprüft und begründet werden, ob und wenn ja, welche finanziellen Ansprüche enstehen.
Bis zu 5 Punkte für die richtige Entscheidung und Begründung, bis zu 3 Punkte für die richtige Bezifferung der Höhe
Lösungsansatz, z.B.
Die Absage erfolgt weniger als 14 Tage vor Veranstaltungstermin. Der Raum konnte bis zum ursprünglich vereinbarten Veranstaltungstermin nicht anderweitig vergeben werden. Laut AGB entsteht ein finanzieller Anspruch in Höhe von 50 % des vereinbarten Mietpreises, das bedeutet im vorliegenden Fall 50 % von 1.600,00 EUR = 800,00 EUR netto bzw. 928,00 EUR brutto (inkl. 16 % MwSt.).
Frage 1.5.2 (8 von 16 Punkten)
Synopsis: Zusätzliche Angaben Aufgabe 1.5.2
Gegen Ende der Veranstaltung beschädigt ein geladener Gast beim Verlassen das Raumes aus Versehen mit seinem Schirm eine Wandleuchte.
Es sollen erläutert werden, wer unter Beachtung der AGB für den entstandenen Schaden haftet.
Bis zu 4 Punkte für die richtige Benennung, bis zu 4 Punkte für die schlüssige Erläuterung
Lösungsansatz, z.B.
Ansprechpartner für das Hotel ist generell und auf Grundlage der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (Haftung des Mieters auch ohne eigenes Verschulden) der anmietende Veranstalter, hier die Firma DIVA. Diese kann ein entsprechendes Risiko über eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung abfedern. Gegebenenfalls kann diese sich dann zur weiteren Regulierung des Schadens an den tatsächlichen Verursacher des Schadens wenden.
