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Die Pflicht zu Anmeldung des Zusammenschlusses trifft alle am Zusammenschluss (materiell) beteiligten Unternehmen sowie im Falle eines Zusammenschlusses durch Vermögens- oder Anteilserwerb auch den Vermögens- bzw. Anteilsveräußerer (§ 39 Abs. 2 GWB). Die Anmeldepflicht obliegt zwar nach dem Wortlaut des Gesetzes jedem der genannten Unternehmen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass jeder Verpflichtete auch für sich eine eigene Anmeldung einreichen muss. Vielmehr reicht es aus, wenn eine zur Anmeldung verpflichtete Person den Zusammenschluss mit Wirkung für alle Beteiligten anmeldet. Aus diesem Grund empfiehlt es sich bereits im Kauf- und Übertragungsvertrag festzulegen, welche Vertragspartei die Anmeldung übernimmt. In der Praxis wird dies zumeist der Käufer sein. Für die rechtzeitige, vollständige und richtige Anmeldung haften jedoch stets alle Beteiligten gemeinsam. Für Unternehmen mit Sitz im Ausland ist eine zustellungsbevollmächtigte Person im Inland zu benennen, bei der es sich auch um eine inländische Tochtergesellschaft handeln kann.

Einen bestimmten Zeitpunkt für die Anmeldung schreibt das Gesetz nicht vor. Entscheidend ist allein, dass der Zusammenschluss nicht vor Anmeldung und Freigabe vollzogen wird. Ein verbindlicher Vertrag zwischen den beteiligten Unternehmen ist keine Voraussetzung für die Anmeldung. Vielmehr kann auch schon der Plan eines Zusammenschlusses angemeldet werden, vorausgesetzt das Vorhaben ist hinreichend konkret und es besteht in absehbarer Zeit die Chance einer Verwirklichung des Zusammenschlusses.[121] Nimmt ein beteiligtes Unternehmen endgültig Abstand von der Verwirklichung des Zusammenschlusses, fehlt es an einem prüffähigen Vorhaben und das Verfahren erledigt sich. Haben die Beteiligten den Zusammenschluss bereits vollzogen, etwa weil sie die Anmeldepflicht übersehen haben, so ist eine nachträgliche Anmeldung nach Auffassung des Bundeskartellamtes nicht mehr möglich.[122] In diesem Fall können die Unternehmen nur den Vollzug des Zusammenschlusses nach § 39 Abs. 6 GWB anzeigen. Diese Anzeige löst jedoch nicht das fristengebundene Fusionsverfahren aus, sondern das Bundeskartellamt prüft den Zusammenschluss in einem Entflechtungsverfahren nach § 41 Abs. 3 GWB und stellt dieses ein, sofern die Untersagungsvoraussetzungen des § 36 Abs. 1 GWB nicht erfüllt sind.[123]

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Für die Anmeldung selbst gibt es keine verbindlichen Formvorgaben. Das vom Bundeskartellamt im Jahr 2006 herausgegebene rechtlich nicht verbindliche „Formular zur Anmeldung eines Zusammenschlusses“ konnte sich in der Praxis nicht durchsetzen, insbesondere weil darin Informationen abgefragt werden, die über die gesetzlichen Pflichtangaben hinausgehen. Diese sind abschließend in § 39 Abs. 3 GWB geregelt und umfassen u.a. Angaben zur Form des Zusammenschlusses und für jedes beteiligte Unternehmen Angaben zu Firma, Sitz, Art des Geschäftsbetriebes, Umsatzerlöse sowie Marktanteile, sofern diese 20 % erreichen. Anmeldungen können auch in elektronischer Form beim Bundeskartellamt eingereicht werden, sofern sie per E-Mail an die zentrale De-Mail-Adresse des Amtes oder dessen zentrale E-Mail-Adresse für E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur geschickt werden (§ 39 Abs. 1 GWB). Das Datum der Anmeldung, die Namen der Beteiligten und die betroffenen Produktbereiche werden auf der Internetseite des Bundeskartellamtes veröffentlicht, nicht aber die Anmeldung selbst.