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Grundsätzlich unabhängig von Ziel und Anlass der Due Diligence gestaltet sich deren Ablauf. Gleichwohl beeinflussen diese Parameter die Schwerpunktsetzung innerhalb des Analyseverfahrens im Hinblick auf Umfang und die zeitliche Ausgestaltung. Nicht zuletzt wegen den Folgen eines Verstoßes gegen datenschutzrechtliche Vorschriften17 sollte die datenschutzrechtliche Würdigung der Due Diligence dabei einen wesentlichen Prüfungspunkt einnehmen.

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Beachte:

Für die Frage des Umfanges einer datenschutzrechtlichen Due Diligence ist nicht die Größe des zu untersuchenden Unternehmens entscheidend. Die grundlegenden Prinzipien der DSGVO unterscheiden gerade nicht nach der Größe oder dem Umsatz des Unternehmens.

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Die Gestaltung des Ablaufs sollte immer von derjenigen Partei gesteuert werden, die den größten Nutzen aus der Prüfung zieht. Starre Grenzen verbieten sich. Eine klare Strukturierung und Umsetzung ist essenziell. Unterteilt werden kann die Due Diligence grundsätzlich in zwei Phasen: Einerseits der Phase der Vorbereitung und andererseits der tatsächlichen Durchführung. In der Vorbereitungsphase müssen die Prüfer ausgewählt und dahingehende Verträge abgeschlossen werden. Das dann ausgewählte Team wird die Vorgehensweise abstimmen, Dokumentationen vorbereiten, um in den Prüfungsprozess einsteigen zu können. Ungeachtet des zumeist externen Prüfers, sollte ein zentraler Ansprechpartner im eigenen und dem Zielunternehmen benannt werden. Vermieden werden sollte die Delegation auf mehrere Personen oder Institutionen (z.B. den Steuerberater). Sind die Vorbereitungen abgeschlossen, müssen zwischen den Kaufvertragsparteien der Ablauf der Due Diligence abgestimmt und insbesondere Regelungen zum Schutz übermittelter Daten getroffen werden. Eines aber sollte vor jeder Prüfung berücksichtigt und akzeptiert werden: die sprichwörtlich „eierlegende Wollmilchsau“ ist die Due Diligence nicht. Weder können alle Risiken lokalisiert noch eine allumfängliche Lösung für die Parteien gefunden werden. Die Due Diligence darf daher ausschließlich als Instrument der Risikominimierung gesehen werden.