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Lección 4. La Cinta de opciones

Si bien en la lección anterior tratábamos como unidad independiente la vista Backstage, este es el momento para decir que esta es una de las múltiples pestañas que ofrece el programa para acceder de un modo intuitivo a los comandos que necesitemos. Así pues, la Cinta de opciones es un sistema ideado y configurado de tal modo que cualquier usuario pueda encontrar por sí mismo los primeros pasos para idear una base de datos, o componer un texto, en el caso de Word. En esta lección daremos un paseo por las distintas pestañas y utilidades de la Cinta de opciones.

1 Para empezar con esta visita guiada por los entresijos de la Cinta de opciones, es preciso que, partiendo del ejercicio anterior, abra de nuevo el programa Access 2010, ubicado dentro de la suite de Microsoft Office 2010. Una vez hecho esto, reincidiremos en que la Cinta de opciones es el elemento que ocupa el espacio ubicado encima del área de trabajo, y está situada debajo de la barra de título y la barra de herramientas de acceso rápido. Fíjese en que al abrir el programa se muestra, predefinida, la pestaña Inicio, anteriormente trabajada y que conocemos con el nombre de vista Backstage. Empiece esta lección haciendo doble clic sobre el icono Base de datos en blanco. (1)

En lugar de hacer doble clic sobre la plantilla de base de datos que desea abrir, también puede seleccionar dicha plantilla y pulsar el botón Crear.

2 De este modo hemos conseguido que la mayoría de las herramientas sitas en las pestañas de la Cinta de opciones se hayan iluminado. Así podremos trabajar con ellas de un modo más tranquilo. Pues bien, predeterminadamente se carga la pestaña Campos. Cada una de las pestañas contiene dentro grupos de herramientas lógicamente ordenados en apartados. En este caso, fíjese en que los grupos de herramientas son Vistas, Agregar y Eliminar, Propiedades, Formato y Validación de campo. Pulse sobre la pestaña Inicio.

3 Aquí verá que tenemos comandos comunes a otros programas de la suite, como son el formato de texto, la búsqueda y el Portapapeles. El el grupo Formato de texto, despliegue el campo que contiene el nombre de la fuente.

4 Se despliega una lista de fuentes indizada por orden alfabético. Haga clic ahora sobre la pestaña Crear. (2)

5 Bajo esta pestaña se describen las tareas propias del programa Access 2010, desde la inserción de plantillas, hasta la creación de informes pasando por las tablas. Haga clic sobre el comando Tabla.

6 Observamos que en el Panel de navegación (elemento que trataremos en lecciones posteriores) se ha insertado una nueva tabla y, por defecto, el programa ha vuelto a llevarnos a la pestaña Campos. Haga clic sobre la pestaña Datos externos. (3)

7 Aquí encontraremos herramientas para importar, exportar o vincular las bases de datos con otros documentos o programas. De ello, sin embargo, se tratará en las lecciones finales de este manual. Pulse ahora sobre la pestaña Herramientas de base de datos. (4)

Al seleccionar un elemento en la base de datos abierta, como en el caso de las tablas, el programa carga las denominadas fichas contextuales, las cuales contienen comandos y opciones relacionados directa y exclusivamente con dicho elemento seleccionado. Las fichas contextuales se muestran resaltadas de un color distinto al resto de pestañas.

8 Subordinadas a la pestaña Herramientas de base de datos, encontramos multitud de herramientas para relacionar las tablas, mover los datos, analizarlas. Podemos, asimismo, ocultar la Cinta de opciones haciendo un solo clic sobre la pestaña con forma de punta de flecha ubicada junto al icono de interrogación o de ayuda. Haga clic sobre dicho comando.

9 Para restablecer el cambio, solo tiene que volver a pulsar sobre la punta de flecha que, esta vez, señala hacia abajo. (5) Otra de las ventajas que ofrece esta pestaña, además de habilitarnos espacio extra al ocultar la Cinta de opciones, es que, pulsando con el botón derecho sobre esta flecha, encontramos múltiples funciones. Haga clic con el botón derecho sobre la flecha.

En la pestaña Datos externos encontramos herramientas para importar, exportar o vincular las bases de datos

10 Entre las distintas opciones desplegadas, como son la inclusión de esta pestaña en la Barra de herramientas de acceso rápido, la personalización de dicha barra, o, incluso, minimizar la cinta, hay una que usaremos seguidamente. Haga clic sobre Personalizar la Cinta de opciones. (6)

La pestaña Herramientas de bases de datos contiene comandos para relacionar y analizar las tablas o mover datos.

11 Como observamos, se abre el cuadro de diálogo Opciones de Access, mostrando el contenido de la categoría seleccionada. El uso de las opciones de esta categoría es igual que la que vimoa para personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido. Sin realizar ningún cambios, cierre el cuadro de opciones pulsando el botón Cancelar. (7)

Puede personalizar la Cinta de opciones del mismo modo que hemos hecho con la Barra de herramientas de acceso rápido; seleccionando un grupo de herramientas o un comando en la parte izquierda y pulsando el botón Agregar.

12 Regresaremos a la vista Backstage. Pulse sobre la pestaña Archivo de la Cinta de opciones.

13 Termine el ejercicio haciendo clic sobre el comando Cerrar base de datos. (8)