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Lección 7. Crear una nueva base de datos

Aunque de ello se hablará en lecciones posteriores, es importante que el usuario conozca y comprenda el nuevo formato de los archivos de Access 2010, pues estos no se pueden abrir con versiones anteriores a 2007. El nombre de la extensión de los archivos es .accdb y entre otras muchas ventajas, el usuario podrá crear (en lecciones más avanzadas se explicará con detalle) bases de datos web. Pero para llegar hasta aquí, antes tenemos que introducirnos en la creación y elaboración de bases de datos nuevas. De eso trata esta lección.

1 Para crear una base de datos en blanco, lo primero que haremos, partiendo de la lección anterior, será cerrar la base de datos actual. No es necesario guardarla porque era una base de datos de ejemplo para ilustrar el uso y manejo del Panel de navegación. Además, en la lección anterior hemos procurado no tocar ni guardar ningún cambio realizado. En esta lección nos centraremos en la creación de un archivo nuevo. Una base de datos nueva en la que poder trabajar desde cero. Para cerrar la base de datos, haga clic sobre la pestaña Archivo.

2 Así entramos en la famosa vista Backstage. Aquí encontramos multitud de comandos y, de entre todos, elegiremos el que cierra la base de datos. Para ello, haga clic en Cerrar base de datos. (1)

3 Como puede ver, la base de datos se ha cerrado, pero el programa continúa abierto. El menú archivo ha cambiado otra vez y tenemos a la vista el contenido del comando Nuevo. Usaremos este comando para empezar con la lección, creando una nueva base de datos. Seleccione la opción Base de datos en blanco (2) dentro de la sección titulada Plantillas disponibles, asegurándose que ha elegido Base de datos en blanco y no Base de datos web en blanco.

Desde el menú Archivo puede gestionar la apertura, el cierre y el almacenamiento de las bases de datos.

4 Es importante la distinción anterior porque, aunque a primera vista no se note la diferencia entre ambas salvo por un icono ubicado sobre la Tabla del Panel de navegación, una prepara los elementos trabajados para la red y la otra, en principio, para uso propio. Así pues, cerciórese de que ha abierto una Base de datos en blanco. Una vez seleccionado el icono, haga clic en el botón Crear situado la derecha de la pantalla.

5 Fíjese en que la nueva base de datos creada tiene por nombre Database1 si es la primera vez que prueba a crear una base de datos en blanco. Sin embargo, a medida que vaya creando bases de datos, y si no las ha eliminado, el nombre que por defecto tendrán variará en el número. Así pues, si abriese tres ventanas nuevas, se nombrarían Database1, Database2, Database3 respectivamente. Fíjese que se nos muestra el primer objeto con el que suele trabajar para confeccionar la tabla. Compruebe ahora que se ha cargado en la Cinta de opciones la ficha contextual Herramientas de tabla que, a su vez, muestra dos subfichas: Campos y Tabla. Conviene fijarse en todo lo que hay en estas subfichas porque nos servirán para posteriores lecciones. En el Panel de navegación se muestra seleccionada la opción Todos los objetos de Access. Como es la primera base de datos que creamos no hay más que una tabla vacía reflejada en este objeto. Ubicados, pues, lo primero que hay que hacer es guardar la nueva base de datos en nuestro equipo. Haga clic en la pestaña Archivo.

6 Si bien es cierto que hay otros modos para guardar las tablas, de los que daremos cuenta a su debido tiempo, seguir los pasos para familiarizarse con la vista Backstage de la pestaña Archivo es importante porque esta nueva herramienta tiene, como se ha visto, ventajas sustanciosas. A continuación, haga clic sobre el comando Guardar base de datos como.

7 De este modo nos aseguramos de guardar toda la base de datos. Es por ello que al pulsar dicho comando nos saldrá una ventana indicando que, para guardarse, debe cerrar todos los objetos que se encuentran abiertos. Haga clic en el botón Sí de dicho cuadro de diálogo.

8 Lo que ha ocurrido es que el programa ha cerrado automáticamente el único objeto existente en la nueva base de datos, es decir, la tabla vacía. A continuación se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, en el que debemos seleccionar la ubicación en la que guardaremos el archivo y le asignaremos (si queremos) nombre. Como se ha advertido en la introducción, las lecciones que componen este libro son acumulativas. Por lo tanto, la base de datos que se creará a partir de la biblioteca de documentos del equipo, será la misma. Siguiendo al pie de la letra estas lecciones, el usuario acabará confeccionando una filmoteca de series personalizada. Podrá consultar datos de los actores protagonistas, si ha visionado la serie o no, la información básica. Trabajaremos paso a paso a lo largo de las siguientes lecciones para conseguirlo. Para ello, en el campo Nombre de archivo escriba el término Filmoteca de series. (3)

Antes de almacenar una base de datos por primera vez, es necesario cerrar todos los objetos incluidos en ella.

9 Esta será, pues, nuestra base de datos: una filmoteca de series, personalizada. Para que el título quede registrado y podamos empezar con el grueso de las lecciones, haga clic en Guardar. (4)