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Lección 12. Configuración e impresión de página

En esta lección aprenderemos a preparar un documento, en este caso el documento de nuestra base de datos Quesos para su impresión. Como se verá en esta lección, para la impresión de un documento de Office 2010, y más concretamente del programa que nos ocupa, el programa nos ofrece tres opciones: Impresión rápida, Imprimir y Vista preliminar. Es decir, la impresión, la preparación para la impresión y la revisión última para decidir si se imprime.

1 Haga doble clic sobre el informe Copia de Probatura en el Panel de navegación. (1)

2 Si se fija, acaba de abrir el documento. Ahora haga clic sobre la pestaña Archivo.

3 Verá que de este modo se abre la vista Backstage. Entre todos los comandos y opciones, haga clic en el comando Imprimir. (2)

Si lo desea, puede agregar el comando Imprimir a la Barra de herramientas de acceso rápido. Si no recuerda como hacerlo, recupere las primeras lecciones de este manual.

4 Hemos llegado al inicio de esta lección. En este punto, el programa nos ofrecerá tres opciones a elegir. La Impresión rápida, Imprimir, Vista preliminar. (3) Como su nombre indica, el comando Impresión rápida permite al usuario tener en papel el documento; con el comando Imprimir se nos desplegarán unos ítems para elegir entre la cantidad de copias, la calidad de la impresión y otras opciones; con el comando Vista preliminar, el usuario accederá a una visualización previa del documento. Verá, asimismo, cómo está en esos instantes para imprimir. Con ello puede retocar o cambiar antes de ejecutar la impresión. Veamos alguno de sus componentes. Haga clic en Vista preliminar. (4)

5 Una vez ejecutado el paso previo, veremos que la Cinta de opciones ha cambiado para dar paso a una única pestaña (además de la de Archivo) que se llama Vista preliminar. (5) Como se puede ver, dentro de la pestaña hallamos multitud de comandos y herramientas para modificar el diseño de la página, convertir el formato e, igualmente, hay un apartado con el icono de la impresora y la palabra Imprimir para acceder a las opciones de la impresora. Haga clic en el centro del informe para probar el zoom. (6)

La vista preliminar es una buena opción antes de imprimir definitivamente un documento.

6 Ahora haga clic en la pestaña Horizontal ubicada en el apartado Diseño de página.

7 De este modo, vemos que si ahora imprimiésemos el documento, este quedaría registrado de forma horizontal, en vez de vertical. En el grupo de herramientas Tamaño de página, haga clic en el comando Márgenes. (7)

Desde la vista Backstage también es posible cambiar gráficamente los márgenes de la página que se desea imprimir.

8 Se abrirá una ventana donde podrá ver cuáles son los márgenes predeterminados para este documento. Se nos muestran tres opciones: Normal, Ancho y Estrecho. Los tres tienen sus medidas preestablecidas. Sin embargo, como verá, estas medidas pueden cambiarse. Haga clic en Ancho.

9 El documento ha cambiado de forma. Los márgenes nuevos han reubicado el texto y las tablas. Dentro del apartado Diseño de página, haga clic en el comando Configurar página.

10 El cuadro de diálogo que aparece da cuenta de las características numéricas de la página (qué márgenes tiene, cómo está orientada la página, etc.) porque muestra activa la ficha Opciones de impresión. (8) Desde aquí podemos mover los márgenes según nuestro antojo. Para ello, solo tenemos que manipular los números. En esta misma localización podemos decidir si imprimimos solo los datos. Pulse el botón Aceptar.

11 Una vez regresamos a la Vista preliminar, pulse el comando Imprimir.

12 De este modo decidimos terminar con los retoques de la vista preliminar. Accederá a un cuadro de configuración de la impresión. Sin modificar ninguna de las opciones, haga clic en Aceptar. (9)

13 Dependiendo de si tiene habilitada o no la impresora, el documento se imprimirá o no. Es decir, en el paso previo hay que tener en cuenta si deseamos imprimir el documento o no. De ser una respuesta afirmativa, no solo aceptaríamos, también tendríamos que fijarnos en que en la ventana anterior se nos muestre en el campo Impresora el nombre de ésta. Si despliega este campo podrá comprobar las distintas impresoras (de tener varias configuradas) disponibles e, incluoso, el envío por fax. Independientemente de si hemos imprimido o no el documento, acabaremos la lección cerrando la Vista preliminar. Para ello, pulse el comando Cerrar vista preliminar, situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones de la pestaña Vista preliminar. (10)

Para que la impresora con la que desea imprimir aparezca en el listado del campo Impresora, en el cuadro de diálogo Imprimir, resulta del todo imprescindible que dicho dispositivo se encuentre correctamente configurado en el equipo.