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Lección 11. Consultar las propiedades de una base de datos

En esta lección trataremos las propiedades de una base de datos. Estas permiten añadir o modificar la información de una base de datos para así poder facilitar su identificación, agilizando su búsqueda. Podemos buscar añadir informaciones como autoría (quién hizo la tabla), el título, la organización, la categoría, las palabras clave, etc. Consultar no significa modificar, pues no todo lo que se vea en las propiedades de una base de datos puede ser modificado. Algunas cosas no se pueden editar porque reflejan las acciones perpetradas en el fichero.

RECUERDE

También puede acceder a las propiedades de una base de datos mediante el comando propiedades de su menú contextual.

1 Para llevar a cabo esta lección seguiremos con la base de datos Quesos. Nuestra propuesta en este tema es el de ilustrar el camino para acceder a las propiedades de las bases de datos y cómo podemos modificar alguna de ellas. Como se ha dicho anteriormente, no todas pueden ser modificadas porque algunas están fijadas a lo que estemos haciendo. Para empezar, pues, debemos despejar el área de trabajo del programa. Esto quiere decir que partiremos desde el área de trabajo vacía. Como se ha dicho, nuestro objetivo es abrir la base de datos Quesos. Para ello, haga clic en la pestaña fucsia que lleva por nombre Archivo.

2 En el menú Archivo, observe que hay un comando denominado Información. Éste es, en esencia, un menú de acceso directo al cuadro de propiedades de la base de datos que tenemos activa. Pulse sobre el vínculo Ver y editar propiedades de base de datos.

3 Esto hará que aparezca una ventana de propiedades cuyo título será Propiedades de Quesos. Fíjese en que, por defecto, de las pestañas General, Resumen, Estadísticas, Contenidos y Personalizar, el programa nos muestra el contenido de la denominada Resumen. En esta ficha podremos introducir la información que deseemos sobre la base de datos. En el segundo apartado, es decir, debajo del título Quesos, haga clic en en el campo Asunto.

4 Escriba en el campo Asunto, por ejemplo, el término denominaciones de los quesos. (1)

5 De este modo sabremos que el asunto de la tabla –a la que hemos acudido anteriormente y, por tanto, sabemos de qué trata- es la denominación o catalogación de los quesos. Pulse ahora la pestaña Estadísticas. (2)

Puede acabar de completar la información que desee acerca de la base de datos actual.

6 En la ficha que acabamos de mostrar encontramos información tan esencial como, por ejemplo, el día en que fue creado (día, número de día, mes, año, horas y minutos para ser más exacto), cuándo fue modificado, cuándo fue el último acceso, etc. Haga clic ahora en la pestaña Contenido.

7 Abrimos una ficha que muestra los diferentes objetos creados en la base de datos. Lo que la misma pestaña denomina Contenido del documento (cuántas tablas hay, cuántos informes, etc). Haga clic en la pestaña Personalizar. (5)

8 Entramos en una ficha que nos permite añadir propiedades personalizadas que completen la información sobre la base de datos, como, por ejemplo, la autoría de la creación, redacción o comprobación de la base, a qué departamento pertenece, por ejemplo, o cuál es su fecha de finalización o de registro, etc. Fíjese en el listado del campo Nombre y haga clic sobre la opción Cliente.

9 Una vez seleccionado el campo (ya sea Cliente, ya sea Departamento, Comprobado por, etc), se nos mostrará el tipo textual o numérico, el valor que le queremos añadir, si deseamos vincular el contenido. Para el caso que nos ocupa, mantendremos la opción Texto en el campo Tipo. Especificaremos el valor de la propiedad. En el campo Valor escriba el término Ventas. (3)

Desde la ficha Personalizar puede configurar a su gusto ciertas propiedades de la base de datos.

10 Pulse el botón Agregar.

11 De este modo, tendremos una nueva propiedad agregada en el cuadro. Antes de finalizar la lección, pulse sobre la pestaña General. (4)

12 Compruebe que esta pestaña muestra una visualización general de las propiedades del documento. La ventana se divide en cuatro partes. En la primera vemos un icono del documento de Access 2010 y el título, en la segunda se nos indica el tipo de archivo que es, la ubicación, el tamaño. En la tercera hallamos el nombre, cuándo fue creado y modificado y cuándo fue el último acceso (como en la pestaña Estadísticas) y, por último, el apartado Atributos. Aquí podemos ver si es un archivo que solo puede leerse y no modificarse, si puede modificarse, si es un archivo de sistema u oculto. Esto es útil en ocasiones en que no queremos que, por ejemplo, modifiquen nada del texto. Finalizaremos la lección y el repaso a las consultas de las propiedades de las bases de datos haciendo clic en Aceptar.