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Si le resulta más cómodo, puede añadir a la Barra de Herramientas de acceso rápido un icono de acceso directo al comando Guardar. En todo caso, tenga en cuenta que el hábito de guardar sistemáticamente sus documentos a medida que trabaja en ellos puede ahorrarle más de un disgusto.

1 Para guardar un documento por primera vez disponemos de varios procedimientos, todos ellos válidos. En esta lección los exploraremos de manera que el usuario pueda escoger el que resulte más de su agrado. Para comenzar este ejercicio realice un cambio en un documento nuevo, en nuestro caso Documento3.docx, que hemos creado a partir de Kafka_un_médico_rural. docx y aún tenemos en pantalla. Escriba en la primera línea el texto COPIA DE PRUEBA y pulse la tecla Retorno. (1)

2 Guardar un documento es una de las acciones más habituales, así que la aplicación proporciona tres formas básicas de fácil acceso: el botón situado en la Barra de herramientas de acceso rápido, los comandos Guardar y Guardar como de la nueva vista Backstage y la combinación de teclas Control + G. La primera vez que vaya a guardar un archivo, cualquiera de estos comandos le conducirá al cuadro de diálogo Guardar como. En este caso, pulse sobre el icono Guardar, que muestra un disquete en la Barra de herramientas de acceso rápido. (2)

La extensión .docx indica que el documento usa tecnología XML, un tipo de archivo comprimido y fragmentado que permite que los documentos más reducidos, y en caso de problemas, sean más fácilmente recuperables.

3 Se abre el cuadro correspondiente a la función Guardar como, en el que debemos indicar el nombre que vamos a dar al documento y el lugar donde vamos a almacenarlo. Observe que el nombre que asigna por defecto es la primera frase que detecta en la aplicación, en nuestro caso UN MÉDICO RURAL.docx y el destino la biblioteca Documentos. (3) Si intentara guardar un documento sin contenido, el programa propondría un nombre genérico como Documento3.docx. De cualquier modo, en este momento no guardaremos el nuevo documento. Pulse la tecla Escape para cerrar este cuadro y probar otra forma de guardar un archivo.

4 Los atajos de teclado resultan realmente útiles cuando el usuario tiene facilidad para escribir en el ordenador. Para hacer uso de este método, pulse la tecla Control y sin soltarla, la tecla G.

5 Como verá, se abre nuevamente el cuadro de diálogo Guardar como con la misma información que ya habíamos visto. En esta ocasión sí guardaremos el archivo, pero con un par de variaciones. Como el título por defecto ya está seleccionado, pues el programa prevé que probablemente desee cambiarlo, puede escribir uno nuevo directamente. Sepa que el programa añadirá siempre, salvo se indique lo contrario, la extensión .docx. La letra X hace referencia a la tecnología XML que se usa en estos nuevos formatos. Se trata de formatos de archivos comprimidos y segmentados que reducen notablemente el tamaño del documento y permiten recuperar con facilidad los archivos dañados. Ahora, teclee el texto PRUEBA en el campo Nombre de archivo para cambiar el nombre del documento. (4)

6 Haremos otro cambio. En lugar de guardarlo en la carpeta Documentos, que es la que propone por defecto la aplicación, lo haremos en el Escritorio. Para ello, seleccione el Escritorio en el panel de navegación de la izquierda y pulse el botón Guardar. (5)

7 El nuevo nombre ya se refleja en la Barra de título del documento. Vamos a añadir un nuevo texto y enseguida guardaremos también este cambio. Pulse la tecla Retorno para añadir una línea y teclee las palabras Lección 12. (6)

Cada vez que usa el comando Guardar sobre un documento que ya ha sido guardado por vez primera, los cambios se sobreescriben directamente sobre el mismo documento sin consultar.

8 Ahora guardaremos el cambio añadido. Como ya hemos guardado este nuevo documento una vez, el comando Guardar registrará el cambio automáticamente sin abrir el cuadro de diálogo Guardar como, pues simplemente volverá a hacer uso del nombre y la ubicación que ya ha establecido como correcta. Si quisiera volver a acceder al cuadro Guardar como debería seleccionarlo directamente en la pestaña Archivo. Ahora, para este ejercicio, pulse sobre la pestaña Archivo y seleccione la opción Guardar, primera de la vista Backstage. (7)

9 La aplicación ha guardado el archivo modificado directamente. Recuerde que aunque la aplicación ejecuta sistemáticamente la acción de autoguardado, es conveniente ir guardando los cambios a medida que va trabajando. Pero ahora haremos un duplicado de nuestro documento, lo que por ejemplo podría servir para aplicar cambios sin perder el archivo original. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar como. (8)

10 Se muestra nuevamente el cuadro de diálogo Guardar como. El programa asigna ahora como ubicación predeterminada el Escritorio, que es la última utilizada en este equipo y en él vemos el documento PRUEBA.docx que hemos guardado hace unos minutos. Si tuviera otros documentos archivados en el Escritorio también los verá reflejados aquí. En el campo Nombre de archivo, escriba el término PRUEBA MODIFICADO y pulse el botón Guardar para almacenar la copia creada.

11 Como podrá ver, ahora tiene en pantalla el nuevo archivo, PRUEBA MODIFICADO.docx, que ha sustituido al anterior PRUEBA.docx. (9) Este último continúa guardado en su escritorio con el nombre original y lo puede comprobar fácilmente minimizando por un momento la aplicación. Vamos a hacerlo, y así salimos de dudas. Pulse sobre el botón Minimizar de la Barra de título y compruebe que en el escritorio se encuentran los iconos de los dos archivos. (10)

12 Vamos ahora a maximizar el documento para estudiar un último aspecto de esta lección. Desplace el cursor hacia la base de la pantalla y cuando aparezca la Barra de tareas, haga un clic sobre el icono de Word para desplegar los documentos activos y seleccione PRUEBA MODIFICADO.docx. (11)

En el botón de Word de la Barra de tareas se oculta un menú desplegable que permite acceder a cada uno de los documentos abiertos.

13 Hasta el momento hemos usado sólo el formato por defecto, que es el propio de la aplicación. Sin embargo, Word 2010 proporciona muchas otras opciones de formato para guardar las presentaciones realizadas. Aunque más adelante trabajaremos con algunas de ellas, aprovecharemos para hacer una exploración antes de acabar esta lección. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse en esta ocasión sobre el comando Guardar y enviar. (12)

14 La vista Backstage Guardar y enviar muestra todas las opciones para compartir un documento con otros usuarios, guardándolo en una ubicación de red, enviándolo en un mensaje de correo electrónico, guardándolo en SharePoint para colaborar con otras personas o como entrada de un blog. Además, permite crear un documento PDF o XPS y Cambiar el tipo de archivo. (13) Seleccione la opción Cambiar el tipo de archivo.

15 El panel de la derecha se actualiza según la opción que tenga seleccionada a la izquierda. Puede contener una lista con todas las opciones disponibles o la descripción de la opción seleccionada. Al pie hay también un botón llamado Guardar como. Haga clic en él. (14)

16 Sí, ya conocemos este cuadro, pero antes de acabar esta lección queremos mostrarle la larga lista de formatos disponibles que incluye. Sepa que si no encuentra el formato que desea en la vista Backstage, resumida, visual y muy explicativa, probablemente podrá encontrarlo en este cuadro aunque sin descripción alguna. Pulse sobre el botón de punta de flecha que está al final del campo Tipo y dele una mirada a los formatos disponibles.

17 Una vez vistos los formatos disponibles, seleccione la opción Cancelar para cerrar la ventana. (15)

Cambiar el tipo de archivo le permite compartir su documento con personas que usan versiones anteriores de Word u otros procesadores de texto. Lo importante es seleccionar el tipo adecuado.

18 A lo largo de este curso iremos tocando muchos de estos formatos, sin embargo, si desea profundizar más, le recomendamos que consulte el curso Microsoft Office 2010 de esta misma colección. Ahora terminaremos este ejercicio saliendo de la aplicación desde la opción Salir de la vista Backstage.