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El formato .docx se usa desde la versión 2007 de Word. En consecuencia, los documentos creados en esta versión pueden abrirse sin problemas ni necesidad de conversión en la versión 2010, y los creados en Word 2010 también pueden ser abiertos en la versión 2007 de la aplicación.

1 En el ejercicio que proponemos a continuación, aprenderá a guardar un documento creado en Word 2010 de manera tal que los usuarios que no disponen de la última versión del procesador de textos puedan igualmente abrirlo, y más adelante aprenderemos también a trabajar sobre un documento guardado en formatos anteriores y a convertirlo al formato XML. Ahora, para empezar, despliegue el contenido de la pestaña Archivo, que se abre directamente en la vista Reciente, y seleccione el documento Kafka_Un_médico_rural.docx con el que hemos trabajado en lecciones anteriores. (1)

El habitual formato de documentos .doc de las versiones anteriores ha sido sustituido por la nueva extensión .docx, mientras que el formato de plantillas .dot ha pasado a ser .dotx.

2 Una vez se muestre el documento en pantalla, dispone de dos formas para hacer la adaptación a otras versiones. Puede usar directamente el cuadro Guardar como de la pestaña Archivo, o puede acceder a la opción Guardar y enviar de la misma pestaña y seleccionar el comando Cambiar el tipo de archivo. Vamos con la primera. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre la opción Guardar como. (2)

3 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Guardar como, con el que hemos trabajado ya en ejercicios anteriores. En la lección sobre cómo guardar un documento vimos que el campo Tipo permite seleccionar los diferentes formatos en que es posible guardar un archivo. En este ejercicio finalmente haremos uso de uno de los formatos propuestos para cambiar el asignado por defecto, que es Documento de Word (*.docx). Para desplegar las opciones disponibles, haga clic en el botón de punta de flecha del campo Tipo y seleccione la opción Documento de Word 97-2003 (*.doc) de la lista.

4 Mantenga la ubicación y el nombre del documento y pulse el botón Guardar para cerrar el cuadro y crear el nuevo documento. (3)

5 El documento se ha almacenado con el formato antiguo de Word y en la Barra de título se muestra el nombre del documento, ahora con la extensión .doc y, entre paréntesis, el término Modo de compatibilidad. (4) El documento anterior, con extensión .docx, permanece intacto en su carpeta, así que ahora dispone de dos documentos iguales pero guardados en diferentes versiones. Pulse nuevamente sobre la pestaña Archivo y seleccione la vista Información.

6 Al trabajar en Modo de compatibilidad, es decir, con un documento compatible con otras versiones, aparece una nueva opción en la ficha Información de la vista Backstage. Se trata de la opción Convertir. En el Modo de compatibilidad muchas de las nuevas características de Word 2010 se mantienen deshabilitadas y el comando Convertir permite obtener un documento en formato .docx para poder disfrutar de todas las nuevas características. Pulse ahora sobre este comando para volver al formato 2010 a partir del documento con formato 97-2003. (5)

7 Se muestra ahora un cuadro de advertencia que informa al usuario de que al convertir el documento a un formato más reciente se reducirá el tamaño del documento, se reemplazará el documento actual y es posible que se cambie el diseño del mismo. Pulse sobre el botón Aceptar para terminar la conversión. (6)

8 Se ha realizado el cambio de formato de forma automática y el documento ya no está en Modo de compatibilidad. Sin embargo, el nombre del documento aún utiliza la extensión .doc. (7) Haga clic en el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido para cambiar la extensión.

9 Como verá, la aplicación abre el cuadro Guardar como y da por sentado que el documento será guardado en el formato correspondiente a la versión actual. (8) Como ya disponemos del documento con la extensión .docx, no nos hace falta guardar el documento convertido, así que cancele el proceso para cerrar el cuadro.

10 Para volver al documento antes de la conversión realizada, ciérrelo sin almacenar los cambios.

11 Vamos ahora a recuperar el documento desde la lista de Documentos Recientes. Despliegue la vista Reciente de la pestaña Archivo, y seleccione el documento Kafka_Un_médico_rural.doc.

12 Una vez haya abierto el documento en el Modo de compatibilidad, acceda al cuadro Guardar como desde la vista Archivo.

13 La última vez que accedió a este cuadro ya había convertido este mismo documento al formato actual. Veamos qué sucede al intentar cambiar el tipo de archivo directamente desde aquí. Pulse en el campo Tipo y seleccione la primera opción para efectuar el cambio de formato a la versión 2010.

14 Algo ha cambiado en la ventana que tiene en pantalla. Se ha añadido una opción, seleccionada por defecto, que permite que el documento mantenga la compatibilidad con versiones anteriores de Word a pesar de la conversión al formato 2010. Esto quiere decir, entre otras cosas que, a pesar de la conversión del documento, algunas de las características de Word 2010 se mantendrán deshabilitadas para asegurar que este pueda ser compartido sin pérdidas con usuarios de otras versiones de la aplicación. Cambie el nombre del documento para no perder el anterior y pulse el botón Guardar. (9)

Para convertir un document .doc en uno de formato XML puede acceder al cuadro Guardar como, o seleccionar la opción Cambiar tipo del cuadro Guardar y enviar de la pestaña Archivo.

15 Efectivamente la extensión del documento ha cambiado pero este se mantiene en Modo de compatibilidad. Veamos ahora con otro ejemplo exactamente qué quiere decir este modo. Fíjese en el comando Efectos de texto, con el icono de una A de relleno blanco y borde gris, que aparece casi desdibujada. Si intenta hacer un clic sobre ella, no ejecuta ninguna acción. Coloque el cursor sobre el comando Efectos de texto para desplegar su ficha de información emergente. (10) Este comando, al igual que otros, ha sido deshabilitado para asegurar que el documento creado no incorporará características que no sean compatibles con otras versiones de Word.

16 Ya ha podido comprobar que Word 2010 permite intercambiar archivos con usuarios de otras versiones sin ninguna dificultad. Recuerde que si desea tener disponibles todas las herramientas de la última versión de la aplicación, siempre tiene la opción de convertir el documento sin olvidar que esta operación podría modificar su aspecto. Para terminar este ejercicio, vamos volver a convertir el documento al formato actual. Haga clic nuevamente sobre el comando Guardar como de la pestaña Archivo.

17 Como el documento ya está en el formato .docx, simplemente pulse sobre la casilla de verificación de la opción Mantener compatibilidad con versiones anteriores de Word para eliminar la selección y salir del Modo de compatibilidad, y haga clic en Guardar.

18 Una vez más se abre el cuadro de advertencia sobre el cambio de formato. Haga clic en la casilla de verificación de la opción No volver a preguntar para ahorrarse este cuadro en el futuro, y acepte la conversión para pasar a la siguiente lección.