Читать книгу Как спасти свой бизнес? Руководство к действию для мелких и средних предпринимателей - Р. Е. Мансуров - Страница 4

Итак, задача ясна: финансовыми потоками и эффективностью бизнеса необходимо управлять. Для того чтобы управлять финансовыми потоками и эффективностью бизнеса, необходимо сначала оценить состояние, в котором находится бизнес, и определить, в каком направлении развиваться дальше и какие для этого необходимы ресурсы.

Обычно учебники предлагают начать решать эту задачу с составления бюджета доходов и расходов. Попробуйте начать с более актуального для Вас сейчас – формирования графика платежей. Иными словами, начните с конца системы финансового планирования. В зависимости от степени критичности сложившейся ситуации с платежами данный график может формироваться с подневной, понедельной, подекадной, помесячной, поквартальной детализацией. При этом на начальном этапе при любой сложности ситуации следует отслеживать свои платежи каждый день, а планировать понедельно. Это необходимо, во-первых, для того, чтобы проникнуться данной системой, а во-вторых, чтобы разобраться в своих платежах.

В идеальном варианте основанием для формирования расходной части графика платежей являются прогнозы понесенных затрат на основании заключенных договоров, а для формирования доходной части – прогноз поступления денежных средств, также основанный на заключенных договорах. Возможный вариант графика платежей приведен в таблице 1.

Рассмотрим, какую пользу можно извлечь из этого документа, а затем остановимся на основных особенностях его формирования.

Итак, для того, чтобы понять, зачем Вам надо тратить свое рабочее время, а также рабочее время подчиненных на создание такого графика, проанализируем строки 7–9 таблицы 1.

В строке «чистый приток / отток денежных средств» по итогам работы за месяц (январь 2011 г.) прогнозируется отток денежных средств в размере 69 тыс. руб. Иными словами, на начало месяца в наличии было 100 тыс. руб. (строка 8), а на конец периода прогнозируется, что останется только 31 тыс. руб. (строка 9), В данной ситуации в целом нет ничего страшного, и, если вас устраивает снижение суммы свободных денежных средств, то можно все оставить, как есть.

Таблица 1

График платежей магазина детских игрушек «Слонопотам» на январь 2011 г. (в тыс. руб.)

Однако есть другой момент, который оставить без корректировки уже никак нельзя – в первую неделю месяца у Вас не будет наличных денежных средств на оплату своих обязательств. Дефицит составляет 559 тыс. руб. (659 тыс. руб. за вычетом имеющихся на начало периода 100 тыс. руб.). Вот с этим мириться уже нельзя. Необходимо принимать управленческие решения на данном этапе – этапе прогноза, иначе будет поздно!

Есть несколько вариантов разрешение данной ситуации:

1. Самый простой (к сожалению, не всегда самый лучший) вариант – увеличить поступления денежных средств в первую неделю месяца. Почему не самый лучший? Если Вы планируете увеличить продажи и у Вас действительно есть действенные механизмы, которые позволят это сделать, то этот вариант будет лучшим. Как собственник Вы можете вложить недостающую сумму, например, в качестве уставного капитала или как беспроцентный кредит, но такой вариант – просто «подкормка» бизнеса. Для обеспечения эффективного бизнеса необходимо, чтобы он жил без постоянной «подкормки». Конечно, в том случае, если он не на этапе бурного роста, когда необходимы инвестиции. В то же время предпочтительнее инвестиции в капитальные вложения, а не в обеспечение текущей деятельности (т. е. в обеспечение выживаемости).

2. Другой вариант – снизить платежи в первую неделю месяца. Иными словами, перенести часть платежей с первой недели на вторую, третью и т. д. – это наиболее приемлемый выход. Ведь прогнозируемые итоги работы за месяц вас устраивают. Сложность этого варианта заключается в том, что условия оплаты ряда услуг указаны в соответствующих договорах, и перенос оплаты будет необходимо согласовывать со своими контрагентами. В противном случае можно нарваться на штрафы, пени, неустойки со всеми вытекающими негативными последствиями.

Вы убедились в полезности данного документа? Тогда перейдем к основным принципам его формирования.

Во-первых, целесообразно формировать такой документ к началу каждого месяца. При этом он не имеет права быть один раз сформированным и оставаться таким до конца месяца, т. е. до того момента, когда уже будут проведены все фактические платежи. Самая распространенная ошибка небольших предприятий заключается в том, что график платежей формируется, но фактически дальше не работает. В идеальном случае график платежей должен пересматриваться при каждом изменении внешних или внутренних условий хозяйствования. Иными словами, осуществили платеж, не учтенный в графике, – будьте добры, скорректируйте график платежей, а главное, найдите источники для покрытия сложившегося дефицита. Если на это времени совсем не хватает, то корректируйте и анализируйте график хотя бы раз в неделю, например, по окончании каждой недели. При этом у Вас уже будут фактические платежи, проведенные в первую неделю, и реальная возможность спрогнозировать Ваши действия в оставшиеся недели месяца. Если вы этого делать не будете, то лучше не тратьте драгоценного времени на формирование графика платежей, потому что работа эта достаточно трудоемкая, а в итоге бумага просто ляжет «мертвым» грузом на полку.

Во-вторых, старайтесь использовать как можно более достоверную информацию. При формировании прогноза платежей пользуйтесь условиями оплаты, указанными в договорах. Кроме того, также старайтесь их соблюдать фактически. Это Вам нужно, для того чтобы с одной стороны не платить раньше требуемого срока (с какой стати поставщики и подрядчики должны пользоваться Вашими денежными средствами раньше положенного – Вы и сами в них нуждаетесь!), а с другой стороны, чтобы не иметь всевозможных негативных последствий за невыполнение договорных обязательств (от разрыва отношений до штрафов и неустоек)

В-третьих, уделите особое внимание прогнозу продаж, а также его своевременной корректировке. Это наименее предсказуемая и наиболее важная статья.

В-четвертых, после того, как Вы сформировали график платежей, проведите его анализ. Например, применительно к вышеприведенному примеру, предлагается следующая его трансформация, рассмотренная в таблице 2.

Таблица 2

Скорректированный график платежей магазина детских игрушек «Слонопотам» на январь 2011 г. (в тыс. руб.)

Если есть время и возможности, можно сформировать несколько вариантов прогноза графика платежей: оптимистичный, наиболее реалистичный и пессимистичный.

В данном случае было предложено перенести платежи, связанные со строительством магазина на ул. Мира (100 тыс. руб.) и закупкой оборудования для магазина на улице Гастелло (100 тыс. руб.) на более поздний период – на следующую неделю. Кроме того, выплата заработной платы и соответствующие налоги были распределены в течение месяца, подразумевая при этом, что сначала зарплату получит непосредственно торговый персонал (ведь он обеспечивает продажи), а потом – обслуживающий, вспомогательный и управленческий персонал. В целом необходимо отметить, что к вопросам оплаты труда следует подходить очень аккуратно. Поэтому к вопросам работы с персоналом в том или ином проявлении данное пособие будет обращаться достаточно часто.

Перейдем к следующему шагу построения эффективной системы финансового управления. Это…