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Tema 2

La gestión de proyectos por los abogados

Sustancialmente, un proyecto es un resultado con el que nos hemos comprometido y que requiere más de una acción para su cumplimiento. Los proyectos se caracterizan por disponer de un objetivo final, una meta hacía la que enfocar nuestro trabajo y una serie de acciones concretas y tangibles a lo largo del tiempo a través de las cuales nos vamos acercando a nuestro objetivo.

Sobre la base de esta definición, puede afirmarse que diariamente estamos enfrascados en el desarrollo de proyectos: el organizar un viaje para nuestras vacaciones, la decoración de una habitación, la compra de un vehículo, etc. Ya en el campo empresarial y profesional los proyectos, y el empleo de las técnicas de gestión de proyectos, son mucho más evidentes y, lógicamente, alcanzando gran importancia en estos contextos

Desde una perspectiva empresarial, la gestión de proyectos viene entendida como la aplicación de conocimientos técnicos, herramientas y técnicas para planificar actividades a fin de satisfacer o superar las necesidades y expectativas de los participantes directos de un proyecto, lo que implica equilibrar las demandas competitivas entre los siguientes elementos: alcance, tiempo, costo y calidad; participantes directos con necesidades y expectativas dispares; requisitos identificados (necesidades) y requisitos no identificados (expectativas).

Para la eficaz gestión de proyectos vienen admitiéndose una serie de principios que venimos a identificar:

- Necesidad de planificación

- Definir los objetivos del proyecto.

- Estructurar el proyecto en fases.

- Gestionar los riesgos del proyecto.

- Identificación de responsabilidades para el Jefe de Proyecto.

Tras esta introducción, podemos afirmar que los abogados, en nuestro trabajo, estamos proyectando, desarrollando y concluyendo proyectos continuamente. Muchos son los ejemplos que nos pueden auxiliar para comprender esta idea. Un caso encargado por el cliente se va a convertir ineludiblemente en un proyecto; la preparación del juicio será igualmente un proyecto o subproyecto del anterior; la organización de los expedientes o archivo; la creación de un proceso de gestión del conocimiento; un plan de marketing, etc., todos absolutamente todos son ejemplos de proyectos.

No obstante, lo cierto es que los abogados no solo no arropamos esta idea, sino que nos limitamos a desarrollar los distintos proyectos de forma intuitiva desconociendo el gran número de herramientas que, importadas del campo empresarial de la gestión de proyectos, podrían ayudarnos a ser más eficaces y eficientes en su respectivo tratamiento.

Lo que no cabe duda es que a través de la aplicación de las técnicas de gestión de proyectos, organizaremos y estructuraremos mejor nuestro trabajo, la rentabilidad será mayor, se reducirán los riesgos que serán tratados con más rapidez y eficacia, los tiempos de ejecución se reducirán como lo harán los costes de nuestro trabajo y, en definitiva, nuestra capacidad para trabajar eficazmente en diversos frentes se multiplicará.

Una adecuada gestión de proyectos se verá condicionada por diversos elementos o especialidades que concurren en los despachos de abogados a la hora de enfocar esta materia:

- Los abogados desarrollan de forma simultánea multitud de proyectos.

- El Jefe de Proyecto suele ser el propio abogado.

- En los despachos de abogados existe una resistencia a la aplicación de todas las técnicas empresariales que supongan un cambio en la forma de hacer las cosas.

- La mayoría de los despachos carecen de la organización necesaria para una eficaz gestión de proyectos.

Expuestos estos antecedentes, en el próximo post nos ocuparemos del examen de la preparación del juicio como un proyecto.

La preparación de la AP y el JO como proyectos

Para la preparación de la audiencia previa y del juicio oral dispondremos de un determinado plazo, y dicho plazo estará salpicado de acciones que se irán sucediendo tales como (en el caso del juicio oral), entre otras, el estudio de los documentos rectores del pleito, la visualización de la audiencia previa, el examen de la parte y de los eventuales testigos e incluso la realización de un feedback después del juicio para comprobar la eficacia de nuestra intervención. Esta idea de equiparar la preparación del juicio con un proyecto es ciertamente refrescante, pues los abogados (que disponemos una mente muy racional y analítica) empezaremos a visualizar esta etapa sobre la base de los principios de organización, planificación y gestión del tiempo, componentes éstos vitales para llegar al día del juicio con nuestro trabajo bien hecho, puesto que la organización del proceso de preparación del juicio partiendo de unos principios de racionalidad puede ayudarnos a ser más eficaces.

Con el fin de visualizar las bondades de esta técnica, a continuación vamos a aplicar está técnica extrapolándola a la preparación del juicio.

Necesidad de planificación

Un explorador jamás llegará a su destino sin un mapa en la misma medida que no podemos gestionar adecuadamente un proyecto sin un plan. Para ello, es imprescindible dedicar tiempo, paciencia y concentración en la elaboración del plan que contemple todos y cada uno de los aspectos generales del proyecto. Aquí es clave detenerse y dedicar el tiempo preciso de planificación para que dispongamos de una idea general pero bastante aproximada de los objetivos, la estructuración, los riesgos y las responsabilidades que entraña el proyecto. De hecho, uno de los errores más habituales de la gestión de proyectos deriva de la fragilidad de la planificación realizada, que se ve sustituida por el comienzo de la ejecución sin una base sólida.

Disponer de unos objetivos claros

Todo proyecto requiere la identificación clara y precisa de lo que deseamos conseguir a través del proyecto, es decir, de nuestro propósito, objetivo o meta. De lo contrario, el proyecto no tendría sentido alguno. Por otro lado, el conocer el objetivo u objetivos nos hará sentirnos más motivados, será más fácil pasar sin dudas e inseguridades a la ejecución del proyecto y nos mantendrá alerta y dispuestos para aprovechar al máximo las oportunidades y desafiar los riesgos e imprevistos.

En el caso de la preparación del juicio, es evidente que el objetivo será intervenir en el acto del juicio con la máxima profesionalidad y eficacia a fin de obtener el pronunciamiento judicial más acorde con los intereses de nuestro cliente.

La división del proyecto en fases

En segundo lugar, hemos de saber que los proyectos no se realizan, pues lo que se realizan son acciones concretas y tangibles a lo largo del tiempo a través de las cuales nos vamos acercando a nuestro objetivo. Por esta razón, es fundamental que dividamos el proyecto en diversas fases o etapas en las que asociemos una determinada actividad con un determinado periodo de tiempo.

Para ello, hemos de tomar tres factores: las tareas a realizar, el orden de ejecución de dichas tareas y las fases temporales en las que aquellas deberán llevarse a cabo. De esta forma, podremos contemplar el proyecto tanto como un conjunto como una asociación interdependiente de acciones que ejecutadas ordenadamente a lo largo del tiempo desembocarán en un resultado.

Para la preparación del juicio dispondremos de un determinado plazo, y dicho plazo estará salpicado de acciones que se irán sucediendo en el tiempo como, entre otras, el estudio de los documentos rectores del pleito, la visualización de la audiencia previa, el examen de la parte y de los eventuales testigos e incluso la realización de un feedback después del juicio para comprobar la eficacia de nuestra intervención. Una adecuada división ordenada de dichas tareas y la asignación de fechas y tiempos adecuados será garantía de éxito.

Gestión de Riesgos

El riesgo se define como «las perspectivas de exposición a consecuencias adversas de eventos futuros». La identificación y gestión exitosas de los riesgos pueden mejorar enormemente las perspectivas de éxito del proyecto.

Todo proyecto puede verse afectado por situaciones que dificulten su desarrollo o que incluso lo impidan temporal o definitivamente. Estas situaciones, llamadas riesgos, pueden gestionarse a través del análisis de riesgos y gestión de riesgos. A través de la primera se identifican los posibles riesgos y se evalúan acciones alternativas para la evitación, a ser posible de dichos riesgos. En cuanto a la fase de gestión de riesgos se planifican las acciones para gestionar los riesgos cuando estos sobrevengan, existiendo numerosas técnicas aplicables al respecto (prevención, reducción, transferencia, control, etc.).

Durante la preparación del juicio, indudablemente se producirán situaciones de riesgo para el desarrollo del proyecto. A modo de ejemplo, podrán surgir imprevistos tales como una enfermedad del abogado, un repunte considerable en su trabajo que nos impida cumplir con los hitos, falta de motivación por cuestiones personales que nos afecten, situaciones éstas que pueden producir considerables retrasos en el proyecto. En estos casos, hemos de estar preparados para esperar que esto pueda suceder, aceptando que problemas pueden ocurrir y disponiendo de estrategias alternativas para garantizar la conclusión del proyecto.

Identificación de responsabilidades para el Jefe de Proyecto

El Jefe de proyecto es la persona que en última instancia es responsable de la planificación, ejecución y conclusión del proyecto. Para ello, dispondrá de una serie de responsabilidades que le permitirán exigir la participación y colaboración de las personas involucradas en el proyecto. La definición de sus competencias y responsabilidades es esencial para evitar situaciones controvertidas por la resistencia o falta de colaboración de aquellos en el desarrollo del mismo.

Normalmente, la preparación del juicio está a asociada a que el abogado que lleva el caso es el propio Jefe de Proyecto. No obstante, en algunos casos en los que la preparación del juicio conlleva la intervención de diversos profesionales, es fundamental el establecimiento de estas responsabilidades con el fin de dotarlo de la suficiente autoridad para garantizar el control del proyecto.

Naturalmente, la gestión de proyectos contiene numerosas ideas, principios y conceptos cuyo análisis y extrapolación a la actividad del abogado excedería nuestro trabajo (controles, evaluaciones, ejecución del proyecto, etc.). No obstante, nos damos por satisfechos con poder trasladar la existencia de esta asociación entre nuestra actividad y la gestión por proyectos que, sin ninguna duda, podrá ser de mucha utilidad a los abogados.