Читать книгу Aus Mut gemacht - Tobias Schuckert - Страница 10

Zunächst ist es wichtig, ein oder zwei Verantwortliche festzulegen, die den Erlebnistag leiten und bei denen alle Informationen und die einzelnen Bausteine zusammengeführt werden. Danach geht es daran, ein Team aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu bilden und einzuteilen, wer in welchem Team für welche Aufgaben zuständig ist. Nun sollte analysiert werden, wie die Situation und die örtlichen Gegebenheiten sind. Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben wir? Welche Räume haben wir zur Verfügung? Wen und wie wollen wir einladen?

Als Nächstes geht es an die konkrete Planung des Projekts. Dabei werden die gesamten Vorbereitungen in einzelne Aufgaben aufgeteilt, für die jeweils ein Team mit einer verantwortlichen Person beauftragt wird. Zudem werden der Zeitrahmen und das Budget für diese Aufgaben festgelegt.

Der Weg bis zum Erlebnistag wird von den Verantwortlichen in Meilensteine gegliedert. Dies sind wichtige Termine, bis zu denen ein bestimmtes Ziel erreicht sein muss (z. B. bis zum Tag x müssen die Flyer gedruckt sein). Dadurch kann jederzeit überprüft werden, wie viel Zeit noch bis zu welchem Abgabetermin/Meilenstein vorhanden ist und ob die einzelnen Teams ihre Aufgaben rechtzeitig erledigt haben. Hilfreich ist es, die Teams einige Zeit vor dem Abgabetermin noch einmal an diesen zu erinnern. (Wichtig: Es geht dabei nicht darum, die anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern darum, die Vorbereitungen ohne Verzögerungen oder Probleme erledigen zu können!)

Dann werden die geplanten Kosten ermittelt. Dazu werden alle anfallenden Kosten aufgeschrieben. Nun muss geklärt werden, wer diese Kosten übernimmt. Gibt es einen Unkostenbeitrag für die Kinder oder übernimmt eine Gemeinde oder ein Bezirk die Kosten? Wenn es einen Teilnehmendenbeitrag gibt: Wie hoch muss dieser sein, um die Kosten zu decken? In regelmäßigen Besprechungen mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterinnen oder nur mit den einzelnen Teamleiterinnen und Teamleitern werden der aktuelle Stand der einzelnen Teams und Aufgabenbereiche abgefragt, Probleme geklärt und wichtige Informationen kommuniziert.

Nach der Durchführung wird der Erlebnistag ausgewertet. Hilfreich kann hier ein Fragebogen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder eine abschließende Besprechung sein. Was war gut? Was hat nicht so gut geklappt? Welches Feedback kam von den Kindern? Was müsste sich ändern, wenn wir noch einmal einen Erlebnistag durchführen wollen? Wollen wir nächstes Jahr wieder einen Erlebnistag durchführen? Besonders nett ist ein kleines Dankeschön für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um ihre Arbeit wertzuschätzen.