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Das Erlebnistag-ABC fasst verschiedene Tipps und Tricks zusammen, die euch helfen sollen, alles wichtige Organisatorische für die Gestaltung eines Erlebnistags zu bedenken.

Anmeldung: Ihr solltet euch überlegen, ob eine Anmeldung im Vorfeld Sinn ergibt, um z. B. die Menge des Essens besser kalkulieren zu können. Dazu hat sich eine Anmeldestraße bewährt. An dieser Anmeldestraße wird der Unkostenbeitrag der Kinder und die Unterschrift der Eltern eingesammelt (s. Einverständniserklärung), bei sehr vielen Kindern ggf. Bändchen ausgegeben (um aus Brandschutzgründen die Anzahl der Leute am Veranstaltungsort zu kennen) und evtl. ein Laufzettel für die Spielstraße ausgeteilt.

Band: Überlegt euch, welche Lieder den Kindern bekannt sein könnten. Es schadet auch nicht, Lieder mehrmals am Tag zu spielen, z. B. einmal vormittags und einmal nachmittags. So können die Kinder die Lieder lernen, die sie noch nicht kennen. Außerdem sollte jemand von vorn die Bewegungen für die Kinder mitmachen. Die Lieder könnt ihr völlig frei in euren Erlebnistag einbauen – vielleicht zwischen den einzelnen Szenen des Theaterstücks oder als freiwilliges Angebot in der Mittagspause. Auch in die Gruppenstunde lassen sich Lieder hervorragend einbauen. Tipp: In den Gruppenstunden findet ihr je eine Liste von Liedern, die zum jeweiligen Thema passen.

Beschilderung: Denkt darüber nach, ob eine Beschilderung notwendig ist, z. B. für Anmeldung, Essen, Getränkeverkauf. Macht euch dabei auch gleich darüber Gedanken, wer sich dann konkret um die Beschilderung kümmert.

Brandschutz: In Deutschland gibt es für größere Veranstaltungen strenge Brandschutzregeln. Informiert euch gut darüber, was ihr dürft und was nicht, wie breit die Fluchtwege sein müssen, wie viele Bandschutzordner ihr braucht usw. Bei größeren Veranstaltungen muss z. B. alles aus Papier und Pappe, das sich auf der Bühne und im Raum befindet, mit einer speziellen Lösung bestrichen werden, um die Brennbarkeit zu verringern. Außerdem dürfen keine normalen Stoffe verwendet werden, sondern nur schwer entflammbarer Molton.

Deko/Bühnenbild: Wenn es die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erlaubt, hat es sich bewährt, ein eigenes Team für Deko und Bühnenbild zu bilden. Dieses Team ist für Requisiten und andere sichtbare Elemente auf der Bühne zuständig. Hier muss besonders darauf geachtet werden, welche Materialien ihr für das Bühnenbild usw. verwenden dürft (s. Brandschutz).

Einsatzplan: Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen wann welche Aufgabe übernehmen? Zu diesem Zweck kann ein Einsatzplan hilfreich sein. Am besten verschickt man den Einsatzplan im Voraus an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und hängt ihn dann nochmal im Mitarbeitendenbereich auf. Ein Beispiel für einen Einsatzplan und weitere Infos siehe in Kapitel „Einsatzplan – Wer macht was?“.

Eintrittspreis: Überlegt euch, ob ihr für den Erlebnistag einen Eintrittspreis verlangen wollt, um die Unkosten für das Mittagessen usw. zu decken. Der Eintrittspreis sollte auf dem Einladungsflyer vermerkt werden, damit die Eltern darüber Bescheid wissen. Er kann dann an der Anmeldestraße eingesammelt werden.

Einverständniserklärung: Um rechtlich abgesichert zu sein, solltet ihr euch von den Erziehungsberechtigten auf einer Anmeldung unterschreiben lassen, dass das Kind an eurem Erlebnistag teilnehmen darf. Auf dieser Anmeldung könnt ihr auch nach Lebensmittelunverträglichkeiten der Kinder oder sonstigen Besonderheiten fragen (Krankheiten, Medikamenteneinnahme usw.) und euch die Fotoerlaubnis für die Kinder einholen. Wenn zum Erlebnistag externe Gruppen kommen, hat es sich bewährt, dass die Verantwortung bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dieser Gruppen liegt und nicht bei euch. (Wenn ihr euch weiter über das Thema Rechtsfragen informieren wollt, empfehlen wir folgendes Buch: Wilka, Wolfgang / Schmidt, Peter L.: Recht – gut informiert sein. Rechtsfragen in der christlichen Kinder- und Jugendarbeit, buch+musik, Stuttgart ²2018.)

Essen: In der Mittagspause soll es für die Kinder natürlich auch etwas zu Essen geben. Heiße Würstchen und Brötchen bieten sich hier z. B. an. Bei großen Erlebnistagen kann es sinnvoll sein, die unterschiedlichen Gruppen an der Anmeldestraße für verschiedene Essenszeiten einzuteilen, z. B. Gruppe 1 und 2 essen um 12:00 Uhr, Gruppe 3 und 4 um 12:15 Uhr. Die anderen Kinder können währenddessen an den Spielstraßenstationen spielen. So verringert sich die Wartezeit für alle.

Finanzen, Werbung und Verwaltung: Dieses Team ist zuständig für die Übersicht über die Finanzen (z. B. Einreichen von Kassenbelegen, Eintrittspreis, Einholen von Fördergeldern/Zuschüssen), für die Werbung (z. B. Flyer, Plakate, Mitarbeitendenbrief) und die Verwaltung der Anmeldungen (im Vorfeld und während des Tages).

Flyer und Mitarbeitendenbrief: Damit auch Kinder zu eurem Erlebnistag kommen, ist natürlich eine gute Werbung notwendig. Überlegt euch, ob es neben Flyern, die den Kindern vorab gegeben werden können, auch sinnvoll wäre, einen Mitarbeitendenbrief an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gruppen und Kreise, die ihr einladen wollt, zu schicken. Hier könnt ihr nochmal detailliertere Informationen zum Ablauf und zu organisatorischen Fragen weitergeben.

Gebetsteam: Denkt darüber nach, ob ihr für das Projekt auch ein Gebetsteam gründen wollt, das die Vorbereitung und die Veranstaltung im Gebet begleitet. Dieses Team kann sich z. B. auch überlegen, ob es sich um fest im Tagesablauf eingeplante Gebete/Gebetszeiten für alle kümmert, die aber nicht während der gemeinsamen Zeit rund um das Theaterstücks stattfinden, sondern zu einem beliebigen anderen Zeitpunkt.

Gesamtleitung: Legt im Vorfeld einen oder zwei Verantwortliche fest, die den Erlebnistag koordinieren. Siehe Kapitel „Mitarbeitendenkoordination – Wer schmeißt das alles?“ für die Aufgaben der Verantwortlichen.

Minutenprogramm: Im Minutenprogramm könnt ihr die Abläufe von Moderation, Musik, kleinen Auflockerungsspielen, Theater, Mittagspause usw. festhalten. Siehe Kapitel „Minutenplan – Braucht man das?“ für einen konkreten Vorschlag dazu.

Mittagspause: In der Mittagspause findet die Spielstraße statt. Im letzten Teil des Buches findet ihr viele Spiele für die Spielstraße und Ideen, wie ihr sie dem Inhalt des Theaters anpassen könnt (s. Kapitel „Die Spiele“). Gleichzeitig gibt es auch Mittagessen (s. Essen).

Sanitäter: Bei so vielen Kindern kann es schnell auch mal zu kleineren oder größeren Verletzungen kommen. Überlegt euch, wer für die Erste Hilfe zuständig ist und kümmert euch darum, dass genug Erste-Hilfe-Materialien vorhanden sind. Informiert euch vorab, ab welcher Anzahl von Kindern ihr einen professionellen Sanitätsdienst für die Dauer eurer Erlebnistage einladen müsst und bestimmt eine Person, die sich um die Organisation des Sanitätsdienstes kümmert.

Teams: Es ist sinnvoll, für den Erlebnistag die Aufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in verschiedenen Teams zu organisieren. Folgende Teams haben sich als sinnvoll erwiesen: Band und Moderation; Gesamtleitung; Finanzen; Verwaltung und Werbung; Verpflegung; Spielstraße; Theater; Deko und Requisiten. Zu den einigen verschiedenen Teams und ihren Aufgaben findet ihr hier im Erlebnistag-ABC noch weitere Informationen.

Zeit für dich: Dieses Team kann während der Mittagspause für (seelsorgerliche) Fragen der Kinder zu Verfügung stehen. Am besten ist es, wenn in der Ecke / dem Raum, in der/dem sich dieses Team befindet, noch eine kleine Bastelaktion, etwas zu Essen oder Ähnliches zu finden sind. So wird die Hemmschwelle für die Kinder, zum „Zeit für dich-Raum“ zu gehen, gesenkt.