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II. Dokumentationsgrundsätze
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Die Dokumentationsgrundsätze enthalten die grundlegenden Anforderungen an die dem Jahresabschluss zugrunde liegende Buchführung. Der Hauptzweck der Dokumentationsgrundsätze besteht darin, zu gewährleisten, dass die Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle zuverlässig, vollständig und systematisch sind und dass eine geeignete Darstellungsform gewählt wird:
| – | Grundsatz des systematischen Aufbaus der Buchführung. Die Dokumentation der im Verlauf des Jahres anfallenden Geschäftsvorfälle erfolgt auf der Grundlage eines nach den Prinzipien der doppelten Buchführung aufgebauten Rechnungslegungswerks (Nebeneinander von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung) sowie unter Verwendung eines Kontenplans, in dem die Abgrenzung der verschiedenen Unterkonten festgelegt wird (§ 242 Abs. 3 HGB, H 5.2 EStH). |
| – | Grundsatz der Sicherung der Vollständigkeit der Konten. Der Inhalt der Konten ist gegen Verlust oder Manipulation zu schützen. Eintragungen in die Konten dürfen nicht in der Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Nachträgliche Eintragungen sind unzulässig (§ 239 Abs. 3 HGB, § 146 Abs. 4 AO). |
| – | Grundsatz der vollständigen und verständlichen Aufzeichnung. Die Geschäftsvorgänge sind vollständig, zeitnah und geordnet nach ihrem zeitlichen Anfall aufzuzeichnen (§ 239 Abs. 2 HGB, § 146 Abs. 1 AO). Die Aufzeichnungen müssen leserlich sein und in einer lebenden Sprache vorgenommen werden (§ 239 Abs. 1 HGB, § 146 Abs. 3 AO). Der Jahresabschluss ist in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen (§ 244 HGB). |
| – | Beleggrundsatz und Grundsatz der Einzelerfassung. Keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen. Umgekehrt gilt auch: Jeder Beleg muss eine entsprechende Buchung nach sich ziehen. Jede Buchung darf nur einen Geschäftsvorfall erfassen, sodass sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 238 Abs. 1 S. 3 HGB, § 145 Abs. 1 S. 2 AO). |
| – | Aufbewahrungsgrundsatz. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und Buchungsbelege sind einschließlich der dafür erstellten Arbeitsanweisungen und der sonstigen Organisationsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Für Handelsbriefe und sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). |
| – | Grundsatz der internen Kontrolle. Die Zuverlässigkeit und Ordnungsmäßigkeit der externen Rechnungslegung müssen durch ein der Art und der Größe des Unternehmens angemessenes internes Kontrollsystem gesichert werden. Damit sollen Unterschlagungen und Manipulationen des Rechnungswesens verhindert oder zumindest erschwert werden. Der Aufbau des internen Kontrollsystems und dessen Umsetzung sind zu dokumentieren. |
Die Dokumentationsgrundsätze gelten in gleicher Weise sowohl für die Handelsbilanz als auch für die steuerliche Gewinnermittlung.
