Читать книгу Руководство по реорганизации инжиниринговых компаний - Евгений Шалагин - Страница 3

Обследование компании необходимо начинать с системы менеджмента – проверить наличие и актуальность сертификатов; комплектность, простоту и доступность нормативной документации (НД) и организационной структуры для рядовых работников; наличие и реалистичность отчетов системы менеджмента качества (СМК), в т.ч. отчетов технических и предквалификационных аудитов заказчиков за два-три ближайших года. Сверить действующие цели предприятия и подразделений с требованиями НД СМК: наличие, формат, периодичность, принципы формирования, наличие связей (декомпозиция), сбалансированности (финансовые показатели, цели по персоналу, по заказчикам, по ресурсам и пр.), амбициозность, достижимость, ограничения (бюджет, сроки, ответственные, критерии исполнения), обоснованность (анализ рынка, свидетельства и пр.). Проверить наличие и периодичность план-фактного анализа достижения целей, корректирующих мероприятий, отчетов СМК. Оценить финансовые показатели деятельности компании (выручка, прибыль, производительность труда), их динамику за несколько предшествующих лет, волатильность, оценку причин руководством, ее достоверность, адекватность. Этап даст представление о наличии и степени использования предприятием инструментов планирования, управления и предварительную оценку степени зрелости (или формальности) системы менеджмента.

Сертифицированной системой менеджмента компании на сегодня обычно является система менеджмента качества (СМК) или интегрированная система менеджмента (ИСМ). Наличие такого сертификата – обязательное требование тендеров Заказчиков. ИСМ включает в себя требования стандартов ISO 9001 (СМК – система менеджмента качества), ISO 14001 (СЭМ – система экологического менеджмента), ISO 45001 (СМПБиОТ – система менеджмента в области профессиональной безопасности и охраны труда). Далее по тексту везде, чтобы не путать читателя, речь будет идти только о СМК, подразумевая, что это вполне может быть и ИСМ. Существуют и другие отраслевые системы менеджмента, требующие сертификации, как допуска к определенному заказчику, – например, Интергазсерт (Газпром). Они, в подавляющем большинстве, также являются дополнением, надстройкой основной СМК, или полностью интегрированы в нее.

Следующий этап – интервьюирование менеджмента предприятия: собственников, директората, главных инженеров проектов (ГИП), руководителей подразделений. Вопросы касаются знаний продукта на входе и выходе из подразделений, перечня работ в подразделениях, как и где определяются требования к продукту (вход, выход) и процедурам, какая НД СМК применяется, какие инструменты используются, кем управляются, знание целей подразделения, их связи с целями предприятия, оценки достаточности ресурсов подразделения, оценки внутренней эффективности (периодической и в сравнении с конкурентами), прямой и обратной связи с подчиненным персоналом. Этап позволяет уточнить степень зрелости (или формальности) системы менеджмента, понимание руководителями целей развития предприятия, степень обеспеченности ресурсами, наличие реального развития подразделений, оценок эффективности деятельности, наиболее проблемные области управления и ресурсов, выявляет точки будущего роста.

В ходе интервьюирования автор повсеместно сталкивался с попытками руководителей приукрасить положение дел в подразделении, представить процессы и результаты подразделения лучше, чем это есть на самом деле. Этот фактор естествен для человеческой психики и очень распространен, его надо принимать во внимание, и в ходе интервьюирования обязательно просить демонстрировать Вам все реальные примеры и свидетельства – формы, документы, процессы, процедуры, технологические карты и пр. Также это значит, что интервьюирование эффективнее и достовернее проводить непосредственно на рабочих местах опрашиваемых руководителей.

Анкетирование персонала достоверно определяет потребности и ожидания персонала, их наличие и степень, подтверждает или опровергает результаты предыдущих этапов обследования. Анкетирование лучше сразу создавать ежегодной типовой процедурой СМК, это позволит сопоставимо оценивать динамику показателей, отношение персонала к реализованным управленческим решениям. Для анкетирования автором уже много лет используется форма анкеты из модели «Деловое совершенство» EFQM конкурса правительства Республики Татарстан (рис.1). Споры о достаточности ее вопросов и удобстве можно вести вечно, но базовый перечень вопросов и их формулировок, наличие вопроса с открытым форматом предложений, пока закрывают все необходимые направления опроса. На данном этапе критически важно организовать доверительную среду опроса и итогов: анкетирование должно выполнятся незаинтересованным лицом, анкеты должны быть неперсонифицированными, недоступными для остального менеджмента, исключить любые «сливы» персональных сведений, анкет, выборка опроса должна быть максимально возможной (в идеале выборка должна быть 100%, в реальности она обычно от 20% до 45%; в тоже время опыт показал, что и такая выборка репрезентативна, если сохраняется структура респондентов по квалификации и стажу персонала), подведение итогов – бесспорно достоверным, с невозможностью манипуляции результатами. Завоевать доверие персонала к данному инструменту не просто, а потерять репутацию можно быстро. Максимальное влияние на вовлечение персонала в анкетирование имеет реакция руководства на самые массовые просьбы персонала. Если реакции (решений крупных проблем) нет – в каждом последующем анкетировании число участников начинает заметно снижаться, и обратная ситуация – при наличии действий руководства по решению массовых просьб, число участников анкетирования растет с каждым новым опросом.

Из особенностей этапа (выявлялось во всех компаниях) надо отметить всегда самый высокий протестный показатель по анкетам цехового производственного персонала (слесарей, сварщиков, монтажников). Все их оценки обычно находятся в диапазоне от 0 до 5, в то время как подавляющее большинство оценок офисных работников – 6 и выше. При внедрении и неукоснительном соблюдении правил работ, корректном и оперативном реагировании руководства на самые массовые просьбы анкет, все оценки со временем улучшаются.

Рис.1 Анкета из модели «Деловое совершенство» EFQM конкурса правительства РТ