Читать книгу Metamanagement (Aplicaciones, Tomo 2) - Фред Кофман - Страница 12

El check-out ofrece beneficios a los participantes como individuos, como grupo humano y como equipo de trabajo.

• El check-in es un acto de anclaje que permite a cada participante hacerse totalmente presente. Aunque el cuerpo está físicamente en la sala, la mente puede estar en otro momento (recordando el pasado, planeando el futuro) o en otro lugar (en la oficina, en la casa). El check-in tiene por objeto concentrar la atención y reconocer la existencia de posibles distracciones. Cuando estas distracciones se hacen conscientes y públicas, ya no tienen el mismo poder perturbador que adquieren en la inconciencia.

• El check-in agrega profundidad contextual a la reunión. Todo texto adquiere su sentido con relación al contexto, y si uno no tiene información sobre el contexto necesitará inferirla o inventarla de alguna manera. Al conocer las circunstancias de los otros, se pueden entender mucho mejor sin intereses y objetivos. Además, esta profundidad contextual permite que uno vea a los otros como seres humanos complejos y no como caricaturas unidimensionales.

• El check-in permite a las personas exteriorizar sentimientos significativos. Esto hace que las relaciones sean más auténticas. Cosas que corrientemente son vistas como inapropiadas para una reunión empresaria se vuelven apropiadas, dado que afectan el estado de ánimo de los participantes. Preocupaciones como la pena de Juan por su padre o la ansiedad de Ana por su hijo pueden ser escuchadas y respetadas. Al presentarse como seres humanos y no simplemente como managers, los participantes “ensanchan” la banda de comunicación. Esta expansión previene la aparición de ataques personales y faltas de respeto. Es mucho más difícil “tirarle dardos” a una persona real que a un maniquí empresario.

• El check-in impulsa la escucha activa y la autorreflexión. Dado que no tienen que preocuparse por preparar su respuesta al orador, los demás pueden relajarse y prestar atención sin reservas. En vez de estar pensando qué van a decir cuando les toque el turno o cuando pueden interrumpir, pueden escuchar el 100% de interés. Al mismo tiempo, pueden investigar sus propias reacciones frente a lo que dicen los demás.

• El check-in permite que los participantes hagan explícitas sus intenciones y preocupaciones sobre la reunión. Una vez que las intenciones salen a la luz, pueden ser compaginadas mucho más fácilmente en una intención común. Una vez que las preocupaciones salen a la luz, pueden ser resueltas mucho más fácilmente. Por ejemplo, en su check-in, Pedro podría expresar su necesidad sobre el presupuesto que debe terminar para el día siguiente. Luego, el grupo podría discutir si es absolutamente necesaria su participación o si puede ausentarse antes. Pase lo que pase, Pedro se sentirá mucho más comprometido con el grupo y la tarea.

• El check-in permite coordinar los objetivos y expectativas de los participantes. Con frecuencia, hay personas en la reunión que no comprenden claramente el objetivo del encuentro, o que comprenden “con claridad” objetivos incompatibles con los objetivos “claramente” comprendidos por otros. Algunos no tienen idea de por qué fueron invitados. Si esto aparece en un check-in, el líder, antes de empezar, puede tomarse unos minutos para explicar su propósito y manejar con el grupo la manera de continuar. Sin esta verificación, es posible perder horas interminables en reuniones que deberían cancelarse de inmediato.

• El check-in permite que afloren enfoques distintos de los de “la historia oficial”. En el clima de apertura que se propicia, pueden aparecer comentarios e ideas que difieren de la forma de pensar convencional. Esto impulsa la creatividad y las nuevas ideas.

• El check-in ayuda a vencer la timidez. El proceso da a cada participante la oportunidad de expresarse sin interrupciones, cosa vital para aquellos con dificultades para hablar ante un grupo. Si hacen uso de la palabra al comienzo y sienten la escucha respetuosa de los demás, se sentirán más cómodos durante la reunión. Como comentó alguien, “Después del chekin, la primera vez que uno habla, ya no es en realidad la primera vez, sino la segunda. En el check-in uno ya ha roto el hielo”.

• El check-in genera un clima de respeto mutuo reflexión pausada. Le da a cada uno el tiempo que necesita y merece, para decir lo que siente y piensa. Uno puede tomarse el tiempo para pensar mientras habla y así reducir los decibeles mentales y la velocidad de la conversación. Es difícil pensar con claridad en un entorno acelerado.