Читать книгу Projektmanagement konkret (E-Book, Neuauflage) - Hans Peter Gächter - Страница 15

Die Startphase eines Projektes endet in der Regel mit einem schriftlichen Antrag oder mit einem Auftrag. In diesem Papier ist die Projektidee so weit konkretisiert, dass entschieden werden kann, ob das Projekt weiterbearbeitet werden soll. Was alles im Projektantrag stehen muss, sollte im Projekthandbuch des Unternehmens oder der Organisation festgelegt werden.

Wie bereits beschrieben, wird zwischen Antrag und Auftrag unterschieden. Ziel ist, schließlich einen Projektauftrag für die weitere Bearbeitung des Vorhabens vorliegen zu haben. Den Zusammenhang zwischen Antrag und Auftrag zeigt die folgende Grafik.

Inhalte Projektantrag

Welche Informationen gehören in einen Projektantrag? Dazu ist zunächst zu sagen, dass das organisationsspezifisch festgelegt sein sollte. In der Regel beinhaltet ein solcher Antrag aber die folgenden Themen:

–Name des Projekts

–Auftraggeber

–Projektleiterin/Projektleiter

–Ausgangslage

–Projekthistorie, vergleichbare Projekte

–Ziele, Ergebnisse

–Termine

–Projektfinanzen

–Restriktionen

–Projektnutzen

–Strategische Bedeutung

–Erfassung im Portfolio

–Unterschriften Auftraggeber und Projektleiterin/Projektleiter

Es ist nicht immer zwingend, dass zu allen Themen Aussagen gemacht werden. Es kann durchaus vorkommen, dass es zu einzelnen Themen zu diesem Zeitpunkt keine klaren Informationen gibt.

BEISPIEL: Projektantrag «Tag der offenen Tür»

Open door Musterfirma AG

Auftraggeber

Auftraggeber ist die Geschäftsleitung, Kontaktperson Herr Hans Schmidt, Leiter Marketing & Sales

Projektleitung

Frau Lara Ichtus, Stellvertretung Herr Franz M. Achermann

Situation

Das Unternehmen wird am 12.9.2019 zehnjährig. Die Firma ist bislang in der näheren Umgebung wenig bekannt. Die Angehörigen der Mitarbeitenden wurden noch nie in die Firma eingeladen, ebenso wenig Kunden und Behörden. Der Neubau im Jahr 2020 wird wegen seiner speziellen Architektur in der Umgebung viel zu reden geben. Die Verunreinigung des Stadtbaches 2012 ist noch nicht überall vergessen. Unsere besonderen Leistungen im Bereich Personalentwicklung, Training on the Job und Computer aided Learning CAL sollen besonders hervorgehoben werden.

Projekthistorie

Gleiche Projekte: keine

Ähnliche Projekte: keine

Gleiche oder ähnliche Projekte anderer Unternehmen: KMU Klein AG

Ziel

Das Ziel ist, den Bekanntheitsgrad der Firma zu steigern, die Kundenbindung zu verbessern und den Behördenkontakt auszuweiten.

Möglichst viele Personen sollen wissen, was wir herstellen und wie wir unser Personal ausbilden und kontinuierlich fördern.

Das Ziel ist noch in messbare Teilziele aufzugliedern.

Termine

Aktivitäten finden im Zeitraum 12.9.2019 ±1 Monat statt.

Projektfinanzen

Im Budget 2019 werden 80 000 Franken für dieses Projekt bereitgestellt. Diese Mittel stehen für alle Aktivitäten, die Festschrift, Werbung usw. zur Verfügung. Die Maßnahmen sind dem Budgetrahmen anzupassen. Der Personalaufwand ist ebenfalls zu erfassen, er wird aber nicht dem Projekt angelastet.

Restriktionen

Die Kabelstopfanlage darf nicht gezeigt werden (Betriebsgeheimnis).

Es wird ein separater Tag der offenen Tür für die Angehörigen der Mitarbeitenden durchgeführt (Bestandteil dieses Projektes).

Schüler und Jugendliche müssen gesondert angesprochen werden.

Weitere Restriktionen sind noch nicht bekannt.

Nutzen

Anerkennung für die Mitarbeitenden

Erhöhung des Bekanntheitsgrades

Goodwill bei Behörden im Hinblick auf Neubau

Erhöhte Chancen, Auszubildende zu finden

Vertiefung der Kundenbindung

Abbau des Negativimages (Stadtbach-Affäre 12)

Weitere Verbesserung des Zusammenhalts in der Firma

Strategische Bedeutung

Trägt zu den Zielen 8 und 13 der Unternehmensstrategie bei

Kundenbindung verbessern

Erweiterung Firma mit Neubau

Projektportfolio

Noch nicht erfasst

Oberstadt, den

AuftraggeberUnterschrift

ProjektleitungUnterschrift

Es kann natürlich sein, dass ein Projektantrag durch die Genehmigungsinstanz noch ergänzt, erweitert, korrigiert wird, sodass Projektantrag und -auftrag nicht zwingend identisch sind. Entscheidend für die weitere Projektarbeit ist schließlich der Projektauftrag.