Читать книгу Основы теории управления рестораном - И. Каравашкин - Страница 31

Организационный план – это сердцевина любого бизнес-плана, особенно для такого сложного и многогранного предприятия, как ресторан. Он отвечает на фундаментальный вопрос: «Как будет функционировать мой ресторан?». Этот раздел детально описывает структуру управления, кадровые ресурсы, операционные процессы и юридические аспекты, которые обеспечат эффективное и бесперебойное функционирование вашего заведения. Без проработанного организационного плана даже самая блестящая концепция и продуманная маркетинговая стратегия могут потерпеть крах из-за неэффективного управления и неясных обязанностей.

Цель организационного плана:

Главная задача организационного плана – продемонстрировать инвесторам, кредиторам или вам самим, что у вас есть чёткое видение того, как ресторан будет управляться, кто будет нести ответственность за различные аспекты его деятельности, и какие ресурсы (человеческие и материальные) будут задействованы. Он должен убедить, что операционная деятельность будет налажена профессионально и эффективно, обеспечивая достижение поставленных финансовых и стратегических целей.

Ключевые элементы организационного плана:

Структура управления и юридическая форма:

Юридическая форма: Прежде всего, необходимо определить юридическую форму вашего ресторана. Наиболее распространёнными вариантами являются:

Индивидуальный предприниматель (ИП): Подходит для небольших заведений, где учредитель один. Вся ответственность ложится на предпринимателя, но управление проще.

Общество с ограниченной ответственностью (ООО): Наиболее популярная форма для ресторанов. Ответственность учредителей ограничена их вкладами в уставный капитал. Позволяет привлечь нескольких инвесторов.

Акционерное общество (АО): Более сложная форма, обычно используется для крупных ресторанных сетей или предприятий, планирующих выход на биржу.

Другое: В зависимости от законодательства страны могут быть и другие формы, например, товарищества.

В бизнес-плане необходимо указать выбранную форму, обосновать её выбор (например, для ООО – возможность привлечения инвестиций и ограничение рисков) и описать, как будет проходить регистрация.

Организационная структура: Как будет организовано управление рестораном? Здесь важны несколько аспектов:

Иерархия: Кто кому подчиняется? Часто применяется линейно-функциональная структура, где есть генеральный директор (управляющий), руководители отделов (шеф-повар, менеджер зала, администратор), и далее персонал.

Роли и обязанности: Чёткое определение, кто за что отвечает. Каждый сотрудник должен знать свою зону ответственности, чтобы избежать путаницы и дублирования функций.

Централизация/децентрализация: Насколько решения будут приниматься на высшем уровне, а насколько – делегироваться менеджерам среднего звена? Для ресторана часто применима модель, где оперативные решения по кухне принимает шеф-повар, по залу – менеджер зала, а общая стратегия – управляющий.

В бизнес-плане следует нарисовать  организационную схему  (структурную), наглядно показывающую иерархию и взаимосвязи между подразделениями и должностями.

Кадровая политика и персонал:

Штатное расписание: Это детальный перечень всех заявленных должностей, количество сотрудников на каждой должности, их основные обязанности и требования к квалификации. Ключевые позиции в ресторане включают:

Управляющий/Директор ресторана: Общее руководство, стратегическое планирование, контроль финансов, взаимодействие с поставщиками и контролирующими органами.

Шеф-повар: Разработка меню, контроль качества блюд, управление кухонным персоналом, закупки сырья, контроль складских запасов.

Су-шеф: Помощь шеф-повару, контроль работы поваров, организация работы кухни в отсутствие шефа.

Повара (различных специализаций): Приготовление блюд по технологическим картам.

Менеджер зала/Администратор: Организация работы персонала зала, обслуживание гостей, разрешение конфликтных ситуаций, контроль чистоты и порядка.

Официанты: Приём заказов, подача блюд и напитков, расчёт гостей.

Бармены: Приготовление напитков, обслуживание гостей у барной стойки.

Посудомойщики/Уборщики: Поддержание чистоты кухонного и общедоступного инвентаря и помещений.

Бухгалтер/Калькулятор: Учёт доходов и расходов, контроль кассы, расчёт заработной платы.

Маркетолог (при необходимости): Разработка и реализация маркетинговых стратегий.

Охранник (при необходимости): Обеспечение безопасности.

Важно указать  примерный уровень заработной платы  для каждой позиции, исходя из рыночных условий региона. Это повлияет на финансовый план.

Подбор и наём персонала: Как вы будете искать сотрудников?

Источники recruitment: Сайты по поиску работы, специализированные агентства, рекомендации, университетские центры карьеры.

Процесс отбора: Собеседования, тестовые задания (для поваров), проверка рекомендаций.

Критерии отбора: Опыт работы, квалификация, личностные качества (коммуникабельность, стрессоустойчивость, командный дух), внешний вид.

Обучение и повышение квалификации:

Первоначальное обучение: Введение в должность, ознакомление с концепцией, меню, стандартами обслуживания, правилами безопасности.

Регулярное обучение: Мастер-классы от шеф-повара, тренинги по стандартам сервиса, курсы повышения квалификации (например, по винной карте, новым техникам приготовления).

Мотивация и развитие: Планы карьерного роста, системы поощрений, возможность обучения новым навыкам.

Система мотивации и оплаты труда:

Сдельная оплата: Тарифы заработной платы.

Премиальная часть: Зависящая от выполнения КТВ, КТУ, перевыполнения плана и т. п.

Поощрения: За особые заслуги, успехи в конкурсах, за привлечение новых клиентов.

Нематериальное стимулирование: Признание заслуг, возможность участия в принятии решений, комфортные условия труда, корпоративная культура.

Кадровая политика: Процедуры увольнения, соблюдение трудового законодательства.

Операционные процессы и управление:

Рабочий график: Режим работы ресторана, график смен для персонала.

Процессы обслуживания:

Приём гостей: Встреча, рассадка, предоставление меню.

Приём заказа: Знание меню, рекомендации, особенности блюд, аллергены.

Приготовление блюд: Соблюдение технологических карт, стандартов качества, времени приготовления.

Подача блюд: Правила сервировки, очерёдность подачи.

Расчёт гостей: Различные способы оплаты, своевременность.

Уборка столов: Эффективность и своевременность.

Управление запасами и закупки:

Выбор поставщиков: Критерии (качество, цена, надёжность, условия поставки, наличие сертификатов).

Система управления запасами: Методы учёта (FIFO, LIFO), инвентаризация, прогнозирование потребностей, минимизация списаний.

Технологические карты: Детальное описание состава, технологии приготовления, выхода и калорийности каждого блюда. Это основа для калькуляции и контроля себестоимости.

Контроль качества:

Входной контроль сырья: Проверка качества и сроков годности при поступлении.

Контроль приготовления: Постоянный контроль со стороны шеф-повара и су-шефа.

Контроль подачи: Внешний вид блюда, температура.

Обратная связь с гостями: Сбор отзывов, анализ жалоб и предложений.

Гигиена и безопасность:

Соблюдение санитарных норм: Правила хранения продуктов, обработки инвентаря, личной гигиены персонала (HACCP – Hazard Analysis and Critical Control Points).

Техника безопасности: Правила эксплуатации оборудования, пожарная безопасность, действия в экстренных ситуациях.

Управление рисками:

Идентификация рисков: Какие потенциальные проблемы могут возникнуть?

Финансовые риски: Недостаток финансирования, кассовые разрывы, снижение прибыли, мошенничество.

Операционные риски: Сбои в поставках, поломка оборудования, текучесть кадров, ошибки персонала, отравления.

Рыночные риски: Изменение предпочтений потребителей, появление сильных конкурентов, экономический спад.

Юридические риски: Нарушение законодательства, претензии со стороны контролирующих органов, судебные иски.

Репутационные риски: Негативные отзывы, скандалы, плохое обслуживание.

Оценка рисков: Вероятность возникновения и степень влияния каждого риска.

План по снижению рисков: Какие меры будут предприняты для предотвращения или минимизации последствий?

Диверсификация поставщиков.

Создание резервного фонда.

Чёткие инструкции и обучение персонала.

Системы контроля качества.

Страхование.

Разработка антикризисных планов.

Информационные технологии и системы:

POS-системы (Point of Sale): Системы автоматизации рабочего места официанта/бармена для приёма заказов, расчёта гостей, учёта продаж.

Системы управления складом (WMS): Для контроля остатков, автоматизации заказов.

Системы бронирования: Онлайн-системы для приёма бронёй столов.

Бухгалтерские программы: Для ведения финансового учёта.

Системы видеонаблюдения: Для обеспечения безопасности.

Системы управления персоналом (HRM): Для учёта рабочего времени, расчёта зарплаты.

CRM-системы (Customer Relationship Management): Для взаимодействия с клиентами, сбора данных о предпочтениях, проведения маркетинговых кампаний.

В бизнес-плане необходимо указать, какие именно системы планируется использовать, почему именно они, и как они интегрируются между собой.

Юридическое и нормативное регулирование:

Лицензии и разрешения: Какие разрешения необходимы для открытия и функционирования ресторана (лицензия на алкоголь, санитарно-эпидемиологическое заключение, разрешение от пожарной службы и т. д.).

Соблюдение законов: Трудовое законодательство, законодательство о защите прав потребителей, налоговое законодательство, санитарные нормы.

Договоры: С поставщиками, арендодателем, арендаторами (если есть), обслуживающими организациями.

Правовая защита: Как будет осуществляться защита интеллектуальной собственности (например, названия ресторана, уникальных рецептов).

Пример структуры организационного плана в бизнес-плане:

Организационный план

Юридическая форма и учредители

Выбранная юридическая форма (ООО «Название ресторана»).

Обоснование выбора формы.

Информация об учредителях, их доля в уставном капитале.

Предполагаемый размер уставного капитала.

План регистрации юридического лица.

Организационная структура управления

Организационная схема (визуальное представление).

Описание ключевых управленческих позиций и их функций (Директор, Шеф-повар, Менеджер зала).

Распределение полномочий и ответственности.

Штатное расписание и персонал

Таблица штатного расписания (должность, количество, основные обязанности, требования, предполагаемая зарплата).

График работы ресторана и сменный график персонала.

План подбора и найма персонала (источники, процесс отбора).

Система мотивации и оплаты труда (оклад, премии, бонусы).

План обучения персонала (первичное, регулярное, развитие).

Политика корпоративной культуры.

Операционные процессы

Стандарты обслуживания гостей (от встречи до прощания).

Процессы работы кухни (приём заказов, приготовление, выдача).

Система управления закупками и запасами (выбор поставщиков, контроль).

Технологические карты (наличие, актуальность).

Система контроля качества (на всех этапах).

Процедуры обеспечения гигиены и безопасности.

Управление рисками

Перечень основных рисков (операционные, финансовые, рыночные и др.).