Читать книгу Бизнес-процессы ресторана - И. Каравашкин - Страница 14

В динамичной среде ресторанного бизнеса для эффективной работы крайне важно иметь хорошо структурированную систему управления запасами и координации цепочки поставок. Эти процессы обеспечивают заведение стабильными поставками высококачественных ингредиентов, минимизируют потери и сокращают ненужные расходы. При стратегическом подходе управление запасами позволяет точно отслеживать уровень запасов, а эффективная координация цепочки поставок обеспечивает своевременные поставки и прочные отношения с поставщиками. В совокупности эти бизнес-процессы способствуют бесперебойному потоку ресурсов, позволяя кухне и персоналу вести работу уверенно и слаженно.

Первым шагом в эффективном управлении товарными запасами является создание надёжной системы отслеживания уровня запасов. Это включает в себя контроль за использованием ингредиентов, управление скоропортящимися продуктами и обеспечение того, чтобы в ресторане всегда были в наличии основные продукты. Многие современные рестораны используют цифровые инструменты управления товарными запасами, которые интегрируются с их системами торговых точек (POS). Эти платформы автоматически обновляют данные об уровне запасов по мере размещения заказов, предоставляя информацию о потреблении ингредиентов и возможных дефицитах в режиме реального времени. Имея доступ к этой информации, менеджеры могут принимать обоснованные решения о закупках, предотвращая как затоваривание, так и дефицит. Избыточные запасы могут привести к порче продукции и ненужным расходам на хранение, а недостаточные запасы – к задержкам в выполнении заказов, ограничению ассортимента и недовольству клиентов.

Ключевым компонентом отслеживания запасов является применение метода «первым пришёл – первым ушёл» (FIFO). Такой подход гарантирует, что более старые запасы будут использованы до поступления новых, что снижает риск пищевых отходов и позволяет сохранить свежесть ингредиентов. Метод FIFO особенно важен для скоропортящихся продуктов, таких как молочные продукты, мясо и свежие овощи, которые имеют короткий срок хранения и требуют бережного обращения. Внедряя метод FIFO в управление запасами, рестораны могут оптимизировать использование ингредиентов и готовить блюда из самых свежих продуктов.

Цифровые системы учёта могут оповещать о приближении срока годности товаров, что позволяет сотрудникам соответствующим образом корректировать их использование или уведомлять руководство о возможных потерях.

Ещё одним важным аспектом управления товарно-материальными запасами является регулярная инвентаризация и аудит. Эти процедуры помогают выявить расхождения между фактическим и зарегистрированным уровнем запасов, что позволяет ресторану иметь точное представление о своих ресурсах. Инвентаризацию можно проводить ежедневно, еженедельно или ежемесячно, в зависимости от размера ресторана и скорости оборачиваемости запасов. Для заведений с большим товарооборотом особенно важна ежедневная инвентаризация, поскольку она позволяет своевременно выявлять несоответствия или случаи хищения. С другой стороны, ежемесячные проверки дают более полное представление о динамике запасов, помогая менеджерам выявлять случаи чрезмерного или недостаточного использования ингредиентов и соответствующим образом корректировать стратегию закупок.

Эффективное управление товарными запасами также предполагает анализ исторических данных для прогнозирования будущего спроса. Изучая данные о прошлых продажах и использовании ингредиентов, рестораны могут спрогнозировать, какие продукты будут востребованы в больших количествах, а спрос на какие может снизиться. Такой подход к прогнозированию позволяет более стратегически подходить к закупкам, снижая вероятность избыточных запасов или дефицита.

Планирование запасов на основе данных позволяет осуществлять закупки с минимальными затратами, поскольку менеджеры могут закупать ингредиенты оптом, когда это возможно, или корректировать заказы в зависимости от сезонной доступности. Это не только помогает поддерживать стабильное разнообразие блюд в меню, но и способствует контролю расходов за счёт предотвращения ненужных трат на избыточные запасы.

Помимо отслеживания и планирования, координация цепочки поставок играет ключевую роль в обеспечении ресторана необходимыми ингредиентами в нужное время. Хорошо отлаженная цепочка поставок предполагает выстраивание прочных отношений с поставщиками, согласование выгодных условий и поддержание чёткого канала связи для выполнения заказов. Если поставщики надёжны и оперативны, ресторан может работать спокойно, зная, что поставки будут осуществляться по графику и в нужном количестве. Это особенно важно для скоропортящихся продуктов, когда задержки или недостача могут нарушить весь процесс приготовления пищи.

Чтобы улучшить координацию цепочки поставок, многие рестораны внедряют централизованные системы, которые позволяют поддерживать связь с поставщиками в режиме реального времени. Эти платформы позволяют менеджерам размещать заказы, отслеживать доставку и получать информацию о наличии товаров, благодаря чему ресторан всегда готов к получению новых поставок.

Поставщики могут получить доступ к данным о товарных запасах ресторана, что позволяет им прогнозировать потребности в пополнении запасов и осуществлять своевременные поставки в соответствии с ожидаемым спросом. Такой уровень координации не только снижает потребность в больших складских помещениях, но и гарантирует, что ингредиенты будут использоваться максимально свежими, что повышает качество блюд в ресторане.

Ещё одним важным фактором при координации цепочки поставок является способность реагировать на изменения рыночных условий. Например, в периоды высокого спроса или в связи с непредвиденными событиями, такими как местный фестиваль или всплеск бронирований, ресторанам необходимо соответствующим образом корректировать свои потребности в запасах. Для этого требуется гибкая цепочка поставок, способная удовлетворять срочные запросы без ущерба для рентабельности. Установление отношений с несколькими поставщиками может обеспечить дополнительную безопасность в таких ситуациях, гарантируя ресторану доступ к необходимым ингредиентам даже в случае задержек или дефицита у одного из поставщиков.

Использование технологий для координации цепочки поставок может значительно повысить эффективность. Мобильные системы заказа и отслеживания доставки позволяют менеджерам ресторанов контролировать поступление товаров и заранее планировать их использование. Такой уровень прозрачности помогает избежать замены продуктов в последнюю минуту или изменения меню из-за отсутствия ингредиентов.

Цифровые контракты и автоматизированные системы выставления счётов упрощают процесс закупок, снижая административную нагрузку и обеспечивая своевременную оплату поставщикам.

Оптимизация затрат – ещё одно ключевое преимущество хорошо отлаженной системы управления запасами и цепочками поставок. Сокращая количество пищевых отходов и обеспечивая эффективное использование ингредиентов, рестораны могут значительно снизить свои расходы.

Долгосрочные партнёрские отношения с поставщиками часто приводят к снижению цен, оптовым закупкам и приоритетным срокам доставки, что ещё больше способствует экономии средств. В сочетании с точным отслеживанием запасов эти факторы позволяют ресторанам вести эффективную и экономичную деятельность и оставаться конкурентоспособными на рынке.

Управление запасами и координация цепочки поставок – важнейшие бизнес-процессы, напрямую влияющие на эффективность работы ресторана. Внедряя надёжные системы отслеживания, проводя регулярные проверки запасов и выстраивая прочные отношения с поставщиками, рестораны могут обеспечить стабильные поставки высококачественных ингредиентов, минимизируя при этом потери и ненужные расходы. Эти стратегии не только способствуют бесперебойной работе кухни и зала, но и положительно влияют на общее финансовое состояние ресторана и его способность оправдывать ожидания клиентов.