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Bei der Schilderung des Mandanten sollte sich der Verteidiger grundsätzlich Notizen anfertigen. Dies aus drei Gründen. Zum einen als Gedächtnisstütze. Zum anderen zur Überprüfung der „Aussagekonstanz“ des Mandanten. Es gibt einen interessanten Aufschluss über die Wahrheitsliebe des Mandanten und seine Aufrichtigkeit gegenüber dem Verteidiger, wenn die Angaben in den Besprechungen wechseln. Zum Dritten zur Beruhigung des Mandanten. Er gewinnt Vertrauen, wenn er sieht, mit welchem Interesse seinen Darlegungen gefolgt wird.

Es gibt allerdings auch Kollegen, die sich grundsätzlich sehr wenige Notizen anfertigen. Sie sind in der Lage, sich Einzelheiten sehr gut zu merken und im Kopf zu behalten. Dies hat den Vorteil, dass auch die Handakte des Verteidigers keinen Aufschluss über das Aussageverhalten und die Erklärungen des Mandanten gibt. Zu bedenken bleibt stets, dass die Handakte des Verteidigers zwar beschlagnahmeprivilegiert ist nach § 97 Abs. 2 StPO, diese Privilegierung aber bei bestimmten Verdachtsmomenten (vgl. § 97 Abs. 2 S. 3 StPO) entfallen kann mit der Folge, dass Ermittlungsbehörden auch versuchen, diese Unterlagen zu sichten. Wenige Notizen geben in solchen Fällen auch wenig Aufschluss.

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Der Verteidiger wird sodann eine Akte anlegen (lassen). Nun gibt es Daten, die der Verteidiger immer präsent haben muss. Dazu zählen:

•	Name und Anschrift des Mandanten;
•	Telefonnummer des Mandanten (privat und dienstlich), um ihn jederzeit erreichen zu können;
•	Seine E-Mail-Adresse(n)
•	Namen, Anschrift und Telefonnummer von Angehörigen eines in Untersuchungshaft sitzenden Mandanten;
•	sachbearbeitende Dienststelle mit zutreffender Anschrift und Telefonnummer;
•	Aktenzeichen;
•	Name des Sachbearbeiters mit Telefonnummer (Durchwahl);
•	in Haftsachen Adresse der Justizvollzugsanstalt, Datum und Aktenzeichen des Haftbefehls, Name und Telefonnummer des Haftrichters;
•	Zeitpunkte der Akteneinsicht;
•	Rechtsschutzversicherung mit Name, Anschrift und Versicherungsscheinnummer sowie Vermerken, ob Rechtsschutz zugesagt ist;
•	Ansprüche Dritter (Verletzter), andere Verfahren;
•	Wiedervorlagen.

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Der Verteidiger wird diese Daten auch entsprechend zu sortieren haben, damit seine Hilfskräfte und Angestellten hiermit ebenfalls umgehen können. Exemplarisch erwähnt sei hierfür beispielsweise der Umgang mit der dienstlichen und der privaten Postadresse bzw. Telefonnummer und E-Mailadresse. Hat der Verteidiger mit dem Mandanten geklärt, wo dieser etwaige Post des Verteidigers hin erhalten möchte und welche E-Mailadresse beispielsweise für den E-Mailverkehr zwischen ihm und dem Strafverteidiger zu verwenden ist, hat der Verteidiger zu gewährleisten, dass seine Hilfskräfte (zu vorderst das Sekretariat) hierüber vollständig im Bilde sind. Denn nichts belastet die Mandatsbeziehung zwischen Verteidiger und Mandanten so schwer wie das Misstrauen des Mandanten, dass der Verteidiger nicht auf seine individuellen Bedürfnisse achtet. Es braucht nicht extra betont zu werden, dass Strafverteidigerpost an der falschen Postadresse durchaus zu Erklärungsschwierigkeiten auf Seiten des Mandanten führen kann. Solche Fehler können gar zum Mandatsentzug führen.

An dieser Stelle ist auch darauf hinzuweisen, dass der Verteidiger selbst solche Nuancen bei einer telefonischen Kontaktaufnahme mit dem Mandanten stets zu gewährleisten und zu beachten hat. Ruft er den Mandanten dienstlich an, ist es mitunter ein großer Fehler, sich am Telefon, wenn nicht der Mandant selbst abhebt, als „Rechtsanwalt“ auszugeben. Auch kann es ein nicht wiedergutzumachender Fehler sein, wenn man beispielsweise einem Kollegen des Mandanten die Nachricht hinterlässt, der Mandant möge bitte in „seiner Strafsache“ bei dem Verteidiger zurückrufen. Wenn der Verteidiger dem Mandanten anruft und nicht selbst den Mandanten am Telefon erreicht, hinterlässt er deswegen lediglich seinen Namen und gibt an, dass es „privat“ sei.

In größeren Verfahren mit mehreren Beschuldigten kann es zudem auch durchaus Sinn machen, den Namen der übrigen Beschuldigten und – soweit bekannt – die Namen der anwaltlichen Kollegen, welche diese Beschuldigten vertreten, ebenfalls mit auf die Übersicht zu Beginn der Akte aufzunehmen. Besitzt der Verteidiger in der Kanzlei nicht ohnehin eine gute Adresskartei (heute in der Regel elektronisch) sollten auch noch die Kontaktdaten der anwaltlichen Kollegen (Adresse und Telefonnummer) mit aufgenommen werden. Dies alles erleichtert und beschleunigt eine möglicherweise notwendige Kontaktaufnahme. Schließlich hat es sich in der Praxis bewährt, bei der Neuanlage einer Akte auch das Sekretariat genau darüber zu informieren, ob und inwieweit der Mandant vielleicht menschlich schwierig oder einfach oder besonders bedeutsam für den Strafverteidiger ist. Denn nur auf diese Weise kann gewährleistet werden, dass das Sekretariat bei einer Kontaktaufnahme durch den Mandanten als erste Ansprechstation der Kanzlei des Strafverteidigers richtig reagiert.

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Um nach all diesen Daten nicht lange suchen zu müssen, empfiehlt es sich, die erste Innenseite des Aktendeckels mit einem entsprechenden, gedruckten Schema versehen zu lassen, in das dann die entsprechenden Angaben eingetragen werden. Ein solches Schema kann wie folgt aussehen:

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Muster 8

Mandant	Kontaktdaten privat
Rechtschutzversicherung	Kontaktdaten dienstlich
Staatsanwaltschaft/Polizei (Az.)	Akteneinsicht erhalten am:
Andere Beteiligte/Rechtsanwälte	Wiedervorlagen
Geschädigte/Dritte/Gegner