Читать книгу Системный рекрутинг. Бизнес-процессы в нотации BPMN и EPC - Евгений Михайлович Вечтомов, Дмитрий Владимирович Мельников, Дмитрий Владимирович Mосковец - Страница 4

Данный уровень детализации процесса целесообразно доводить до сведения всех руководителей, которые могут выступать заказчиками подбора персонала, а также до сотрудников финансовых служб, отвечающих за управленческий учёт. Этот материал следует использовать при начальном обучении рекрутёров и других сотрудников, непосредственно участвующих в процессе рекрутинга (например, в некоторых организациях к этому процессу привлекают отдел маркетинга). Кроме того, если функции рекрутинга частично или полностью переданы внешним исполнителям (кадровое агентство, рекрутер-фрилансер), данный уровень декомпозиции будет полезно предоставить и им.

Обратите внимание, что бизнес-процесс формально состоит из двух условно автономных участков, каждый из которых имеет собственный старт и завершение. Первая часть процесса включает приём вакансии в работу и её продвижение, вторая часть охватывает взаимодействие с соискателями и стажировку кандидата. Важно понимать, что продвижение и корректировка вакансии под условия рынка продолжаются до тех пор, пока не будет найден подходящий кандидат.

Рисунок 1. Рекрутинг (обобщённая графика в нотации BPMN)

Старт процесса.

Мы уже несколько раз затронули вопрос того, как стартует наш бизнес-процесс. Так что тут пишу в большей степени, чтобы соблюсти традиции.

БП может быть запущен или на основании сигнала о возможной нехватке персонала, или на основании заявки, поданной руководителем, которому предоставлено такое право (обычно такого рода информация – список уполномоченных – хранится в специальном реестре).

Оценка и конкретизация заявки на рекрутинг [A]

Описание:

Конкретизация заявки может производится как первичная (при первоначальной обработке заявки), так и при необходимости уточнения особенностей вакансии или с целью её пересмотра, в связи с негативными результатами продвижения вакансии (этап [B]).

Первоначально проверяем достаточность базовых сведений о вакансии: Перечень обязанностей; Оценка интенсивности труда; Требования к квалификации; График работы; Условия найма; Порядок оформления и т.д. (см. детализацию данного подпроцесса);

Уточняется психологический и профессиональный профиль соискателя (личностные и социальные особенности, предпочитаемый опыт, недопустимый опыт и т.д.).

Кроме того, предоставляется причина открытия вакансии (если процесс инициирован заявкой).

Если вакансия открывается впервые, то составляется профиль вакансии. Если же вакансия открывается не в первый раз, то проводится проверка актуальности существующего профиля.

Проводится проверка целостности информации, а так же сопоставление предоставленных сведений с кадровым рынком (в отношении условий найма, обязанностей, порядка оформления и т.д.).

На этом же этапе формируется набор инструментов отсева (предварительные задания, критерии однозначной несходимости и т.д.) и средства оценки (краткий обзор опроса, системы тестирования и т.д.)

ЕСЛИ заявка соответствует рынку и внутренним правилам рекрутинга, то она принимается в работу, далее переходим к «Продвижение вакансии в медиа источниках [B]». При этом устанавливается срок исполнения заявки.

ЕСЛИ информация неполная и вызывает сомнения (см. детализацию подпроцесса), то процесс оценки и конкретизации заявки выполняется повторно.

ЕСЛИ вакансия не соответствует рынку или открытие вакансии нерационально, то заявка на рекрутинг отклоняется.

Ответственный:

HR-служба (или отдел, или отдельно взятый специалист, или фрилансер, или кадровое агентство)

Комментарии:

Важно учитывать, что данный подпроцесс может быть запущен на основании 4-х причин (заявка, сигнал, необходимость уточнения вакансии и необходимость её пересмотра). Независимо от причин его запуска, на этом этапе вакансия может быть отклонена. В рамках детализации мы подробнее разберём причины.

Продвижение вакансии в медиа источниках [B]

Описание:

Анализируется текущий фон конкурирующих объявлений по запускаемой вакансии, сопоставляются условия, характер текстов, позиционирование. Оценивается соотношение резюме/вакансий. Если в организации ведётся «банк резюме», делается рассылка по нему. Выставляются метрики (кликабельность, просмотры, отклики).

Эта работа выполняется для всех выбранных площадок размещения. Оценивается интенсивность и качество трафика. Неэффективные площадки исключаются из продвижения.

ЕСЛИ вакансия собирает мало просмотров → концепция продвижения пересматривается, процесс повторяется

ЕСЛИ поступает достаточно откликов, но вакансия не закрыта → процесс продолжается

ЕСЛИ достаточные просмотры и отклики, но соискатели не подходят или отказываются → возврат к «Оценка и конкретизация заявки на рекрутинг [A]»

ЕСЛИ вакансия закрыта → продвижение прекращается

Данный подпроцесс происходит до тех пор, пока вакансия не будет отменена или закрыта (положительный сценарий).

Ответственный:

HR-служба (отдел, специалист, фрилансер, кадровое агентство), в данном случае с вакансией может работать и маркетинг.

Комментарий:

Правильное позиционирование вакансии критически важно. На практике даже небольшие ошибки в выборе площадок могут привести к нецелевому трафику. Например, при подборе разнорабочих объявления, размещённые около пивных точек, привлекли преимущественно соискателей с алкогольной зависимостью. Это показывает, насколько важно контролировать не только содержание объявления, но и места его размещения – каждый канал продвижения формирует свой тип аудитории.

Оценка соискателя [С]

Этот подпроцесс немного неоднозначный, так как в текущих условиях мы не можем сказать, в какой момент начинается наше взаимодействие с соискателем. Отклик, который мы получаем, может быть автоматическим, как со стороны соискателя, так и со стороны работодателя. Чтобы внести ясность, мы будем считать взаимодействием ситуацию, когда коммуникация происходит между человеком и человеком, а во всех остальных случаях будем рассматривать этот процесс как отсев.

Соответственно, данный подпроцесс можно чётко разделить на 3 этапа (детальнее мы их рассмотрим при декомпозиции): Отсев; Налаживание контакта; и, собственно, Оценка.

У данного подпроцесса есть и ещё одна особенность. Инструментарий, при помощи которого мы выполняем отсев и оценку соискателей, вырабатывается на этапе «Оценка и конкретизация заявки на рекрутинг [A]».

Этот момент можно считать одним из элементов обратной связи. На этапе формирования вакансии, создавая тест для оценки соискателя, вырабатывая предварительные задания, мы конкретизируем требования к нашему будущему сотруднику. Если по факту мы получаем такую ситуацию, что ни один соискатель не смог полностью ответить на тест (в некоторых случаях соискатели могут просто отказываться от прохождения предварительного тестирования, без живого общения). Может быть и наоборот, так что даже самый некомпетентный соискатель с лёгкостью заполняет тест.

В таких случаях мы «возвращаемся» на этап «Оценка и конкретизация заявки на рекрутинг [A]» и вносим коррективы и в отношении продвижения вакансии, и в отношении процедур, входящих в подпроцесс «Оценка соискателя [С]».

Описание:

По факту начала взаимодействия с соискателем (в автоматическом или в режиме человек / человек -интеракций), производится отсев тех, кто не сходим с вакансией, согласно установленным требованиям. При этом контролируется % соискателей, которые не подходят. Если это значение слишком высокое или слишком низкое, осуществляется корректировка вакансии или средств отсева.

На практике для этого иногда нужно пообщаться с соискателем который не прошёл отсев лично. Причём выбрать худшего и лучшего, основываясь на резюме.

Далее проводится серия собеседований. Первоначально с соискателем общается HR-специалист. В зависимости от сложности вакансии (деятельности, для которой подбирается сотрудник), может быть до 3-х самостоятельных собеседований HR-специалиста, и только после этого подключается «заказчик», при участии которого проводится заключительное собеседование. Если впечатление от соискателя не однозначное, то может быть повторное собеседование при участии «заказчика».

По итогам серии собеседований выделяется порядка 2-3 подходящих соискателей, с которыми проводятся переговоры о размере ЗП и условиях найма. Выставляется оффер.

ЕСЛИ соискатель подтвердил готовность приступить к стажировке, то переходим к «Адаптация сотрудника, контроль стажировки [D]». Это учитывается на этапе «Продвижение вакансии в медиа источниках [B]» (подробнее об этом в декомпозиции подпроцесса).

ЕСЛИ соискатель не подходит, то информируем его об отказе в рассмотрении его кандидатуры.

Ответственный:

HR-служба (или отдел, или отдельно взятый специалист или фрилансер или кадровое агентство), в данном случае, с вакансией может работать и маркетинг

Комментарии:

Мы начинаем оценивать соискателей, как только нашли походящее резюме и продолжаем до тех пор, пока не закончится стажировка. По сути, этот подпроцесс идёт параллельно с «Продвижение вакансии в медиа источниках [B]»; «Адаптация сотрудника, контроль стажировки [D]». Оценку соискателей мы завершаем тогда, когда соискатель успешно прошёл стажировку.

Адаптация сотрудника, контроль стажировки [D]

Рисунок 2. Стажировка нового сотрудника (обобщённая графика в нотации BPMN)

Описание:

После принятия соискателем оффера проводится начальное знакомство с будущим стажёром: оформление документов, первичный инструктаж, предоставление необходимых ресурсов. Затем стажёр передаётся непосредственному руководителю («заказчику»). Формируется план стажировки с контрольными точками – сроками промежуточного и финального контроля результатов.

ЕСЛИ стажёр не успешно прошёл стажировку → поток соискателей продолжает поддерживаться

ЕСЛИ стажёр успешно прошёл стажировку → отправляется сообщение о прекращении продвижения вакансии и фиксируется время окончания работ по её закрытию

Процесс запускается сразу после найма подходящего соискателя. Параллельно продолжается продвижение вакансии (с различной интенсивностью) и отбор новых кандидатов.

Ответственный:

HR-служба (отдел, специалист, фрилансер, кадровое агентство), возможно участие маркетинга

Комментарий:

Хотя данный подпроцесс детально рассмотрен в отдельном справочнике, отмечу ключевые моменты. Наибольшая вовлечённость «заказчика» наблюдается на этапе организации стажировки (рис. 2). В контексте рекрутинга важно понимать, что этап стажировки фактически стартует одновременно с поступлением заявки на поиск сотрудника (рис. 3). Подготовительный этап здесь так же важен, как и в рекрутинге – именно от него зависит успешность адаптации нового сотрудника.

Рисунок 3. Стажировка нового сотрудника, важный момент.