Читать книгу Plan general de contabilidad. ADGD0308 - Manuel Abolacio Bosch - Страница 10

La transacción económica principal sobre la que gira el entramado empresarial es la operación de compraventa, tanto de bienes como de servicios. De ahí que sea interesante describir brevemente cómo es el proceso completo, permitiendo encuadrar en él una serie de documentos mercantiles esenciales que se estudiará a continuación.

Una vez la empresa demandante de bienes o servicios percibe la necesidad de compra, contacta con varios posibles vendedores, solicitándoles precios y características de los productos/servicios que está interesada en adquirir. Estos posibles vendedores envían ofertas al potencial cliente, que valorará las distintas opciones creando un documento interno en el que se puedan apreciar las distintas alternativas de que dispone, el comparativo de compras. Evaluado y decidido cuál será el suministrador, se emite un pedido de compra, que, en ocasiones, constituye en sí mismo un contrato y, en otras, será la base para la redacción de un acuerdo más detallado. Según lo estipulado en el pedido/ contrato, comenzará el envío de materiales o la prestación de servicios, que el cliente recibirá con albaranes de entrega o partes de servicios, que constituyen el soporte de la factura que posteriormente emitirá el suministrador. El ciclo se completaría con el pago de la factura en las condiciones y fechas pactadas.

Con este proceso de compraventa, se tienen una serie de documentos que serán una parte importante del trabajo de cualquier departamento de contabilidad. Se pasa a detallar los más relevantes.

La factura

Una factura es un documento mercantil en el que se refleja la información detallada de una operación de compraventa.

Además, constituye un justificante fiscal de la entrega de bienes y/o servicios, generando obligaciones tributarias tanto al emisor y como al receptor de la misma, siendo en sí misma prueba de la deuda contraída por el adquirente.

Al ser un documento de suma importancia en las relaciones comerciales, se exige una información mínima que debe incluir a efectos de que tenga plena validez:

1 Código de identificación fiscal (CIF) de la empresa emisora.

2 Razón social (nombre) y dirección de la empresa emisora.

3 Código de identificación fiscal (CIF) de la empresa receptora.

4 Razón social (nombre) y dirección de la empresa receptora.

5 Fecha de la operación (será la fecha de devengo de la operación).

6 Número de factura.

7 Detalle de los materiales/servicios afectos a la compraventa, especificando las unidades, el precio unitario y el total de la compraventa.

8 Detalle del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) aplicado, especificando el porcentaje, la base a la que se le aplica y la cuota resultante. Actualmente, estos tipos son: tipo general (21 %), tipo reducido (10 %) y tipo superreducido (4 %).

Definición

Devengo

Momento en el que tiene lugar el nacimiento o adquisición de los derechos y obligaciones de una transacción.

Siendo esta la información mínima que debe especificarse, es práctica habitual incluir también los datos bancarios de la empresa suministradora, los términos de pago de la operación (según se haya pactado), la fecha en la que el pago debe hacerse efectivo (fecha de vencimiento), la existencia de seguros aplicados a la factura, etcétera.

Tipos de factura

Existen diversos tipos de factura, en función de su uso o de la forma en que estas sean elaboradas.

En función de su uso, se pueden considerar:

1 Factura ordinaria: es la factura a la que se hace referencia habitualmente, con valor contable y jurídico, detallando una entrega efectiva de bienes y/o servicios en el momento en que se devenga (que se hace efectiva).

2 Factura rectificativa: documenta correcciones de una o varias facturas anteriores por errores, devoluciones de productos, etcétera.

3 Factura proforma: constituye una oferta comercial, especificando la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tiene valor contable ni como justificante y es usada principalmente en comercio internacional.

Consejo

El envío de la factura proforma es una práctica que puede ahorrar mucho tiempo y trabajo, al ser un borrador de la factura final que se enviará y cuya modificación no implica ajustes en contabilidad.

Según cómo sean elaboradas, se pueden considerar:

1 Facturas puntuales: reflejan una entrega o servicio puntual.

2 Facturas recapitulativas: aquellas que agrupan la información de entregas puntuales que se hacen durante un periodo de tiempo. Este caso se da en compras de pequeños materiales de forma continua, en los que no interesa emitir una factura por cada compra. Ejemplo: Una ferretería en la que un día se adquieren unos tornillos, otro día una broca, etcétera. En este caso, al final de un periodo fijado se emite una única factura por el total de todo lo comprado.

3 Facturas a origen: este tipo de facturas se utiliza principalmente en trabajos realizados en un periodo largo de tiempo y cuya división en partes claramente diferenciadas es en ocasiones compleja. Se fundamentan en ir haciendo valoraciones de forma periódica de la totalidad de los servicios prestados, deduciendo de la última valoración los importes facturados previamente. Es usada de forma habitual en el sector de la construcción.

Partes de una factura

La mejor forma de que finalmente se entienda una factura es analizándola en detalle. Se estudiará una factura ordinaria y puntual, por ser estas las más habituales. En ella, se podrán identificar sus partes y ver qué información está dando.

Ejemplo de factura

Las partes de una factura son:

1 Cabecera: en ella se encuentran los datos del emisor de la factura, generalmente su nombre o razón social, dirección, teléfono, correo electrónico, persona de contacto y código de identificación fiscal (CIF). En muchas ocasiones, se complementa la información de la empresa emisora, incluyendo un pie de página con sus datos registrales, indicando libro, sección y página donde la empresa está inscrita en el Registro Mercantil correspondiente. Por ejemplo, para saber reconocerlos, los datos registrales se muestran de la siguiente manera: “Inscrita en el Registro Mercantil de Madrid, Inscripción 1ª, Hoja A-72991, Folio 191, Tomo 2585, Libro 0, Sección 8”.

2 Datos de emisión de la factura: serán el número de la factura y la fecha de expedición.

3 Datos del cliente: información sobre el cliente, indicando nombre o razón social, dirección, persona de contacto, teléfono y código de identificación fiscal (CIF).

4 Pedido de referencia: aunque muchas facturas no incluyen el número de pedido al que se asocian, especialmente en empresas con grandes volúmenes de compras se convierte en requisito imprescindible y de obligado cumplimiento, a fin de poder identificar la factura con el proyecto o centro de coste concreto al que pertenezca.

5 Cuerpo de la factura: en él se detallan los materiales objetos de la compraventa, especificando unidades, precio unitario e importe total.

6 Resumen de la factura: en esta parte se pueden identificar los datos finales de la factura, así como los datos fiscales. En el ejemplo, se encuentran:Subtotal: suma del valor total de las mercancías objeto de compraventa.Tipo impositivo: gravamen que se aplica según la legislación fiscal vigente.Cuota IVA: resultado de aplicar el tipo impositivo al valor de las mercancías que constituyen lo que fiscalmente se conoce como base imponible.Anticipos: se detallan en este apartado pagos que el cliente haya realizado a cuenta de los materiales que se entregan. Estos pagos se deducen del total que debe abonarse.Descuentos aplicados: descuentos que se aplican por volumen de compras, fidelización de cliente, etcétera. En ocasiones, estos descuentos se incluyen en el cuerpo de la factura.

7 Términos de pago: condiciones pactadas para liquidar la deuda contraída con la factura. En el ejemplo, las siglas “f.f.” significan “fecha factura”. Se puede comprobar que sumando 60 días a la fecha de emisión de la factura, se tiene la fecha de vencimiento, que es el día en que debe hacerse efectivo el pago.

8 Datos bancarios: detalles de la cuenta bancaria en la que hacer efectivo el ingreso.

Sabía que...

En los departamentos contables y financieros de las empresas, cuando se establece como forma de pago un número de días sobre la fecha de la factura, es práctica habitual considerar, en vez de su fecha de emisión, la fecha de recepción de esta, a fin de evitar que si los proveedores se demoran en la entrega de la factura, se tengan pagos a muy corto plazo que pudieran alterar las previsiones de tesorería.

Importante

Es imprescindible que todas las facturas lleven el CIF, tanto del emisor como del receptor, para generar las obligaciones y derechos fiscales que origina la transacción.

Aplicación práctica

En relación a la factura del ejemplo mostrado anteriormente, describa los detalles de la transacción que en ella se está realizando.

SOLUCIÓN

La empresa Rotulación Almacén, S. A. vende a la empresa Imagen Empresaria, S. L. la creación de un logo (prestación de servicio) y 3 carteles y un expositor (entrega de materiales), valorado en 2.250 €, a la que se le aplica un 21 % de IVA, y para la cual no se ha hecho aún ningún pago (anticipos cero) ni se le aplica descuento alguno. Esta compra se formalizó anteriormente en un pedido (número 1462/07-F). Según los términos de pago acordados, el importe total de la factura deberá pagarse el 12 de abril de 20X2, es decir, a los 60 días de su emisión (en caso de no tener constancia de una recepción posterior, en cuyo caso podría considerarse esta otra última fecha).

Derechos y obligaciones

Es interesante destacar finalmente los derechos y obligaciones que genera la factura, dando la pauta de los asientos contables que registrará cada una de las partes:

1 Vendedor: la venta supondrá para él un ingreso en su cuenta de resultados, generando unos derechos de cobros y la obligación de entrega de los materiales o servicios acordados. Más adelante se verá cómo se refleja esto en un diario contable.

2 Comprador: la compra supondrá un gasto en su cuenta de resultados, generando una obligación de pago y unos derechos de recepción sobre los materiales o servicios acordados.

El contrato

El contrato es un pacto o acuerdo entre dos o más partes mediante el que las mismas se obligan a incurrir en determinadas acciones y constituye prueba de conformidad de los términos que regirán la relación comercial.

En función del objeto que regule el contrato, se pueden encontrar distintos tipos, entre otros:

1 Contrato de suministro.

2 Contrato de subcontratación de trabajos a terceras empresas.

3 Contratos laborales.

4 Contratos de prestación de servicios.

El contrato es un documento de forma libre, ya que cualquier acuerdo entre dos o más partes, independientemente de cómo sea, tiene valor probatorio de la relación existente. De este modo, a pesar de que existan multitud de formatos preestablecidos, se puede adaptar cada uno de los contratos a las condiciones específicas del acuerdo que se quiera cerrar.

Sabía que...

Tradicionalmente, la jurisprudencia ha entendido que una factura firmada a su recepción por el comprador sin formular reservas constituye un documento privado, cuya eficacia probatoria se extiende a la existencia y al contenido de un contrato mercantil.

Así, incluso una servilleta de un bar firmada por dos personas que quieren establecer una relación, detallando el objeto del acuerdo, es considerado un contrato a todos los efectos.

Acuerdo en servilleta

Evidentemente, a más complejidad en el objeto o transacción que se quiera regular, más complejidad tendrá el contrato. Generalmente, las empresas con operaciones de volúmenes importantes disponen de asesoramiento legal a la hora de redactar los acuerdos comerciales.

Nota

En la mayoría de los contratos se hace mención expresa a leyes que por su extensión, complejidad y continuo desarrollo, regulan posibles imprevistos y discrepancias entre las partes no contempladas en aquellos.

A continuación, se muestra un contrato de compraventa, a modo de ejemplo.

Ejemplo de contrato

Es importante mencionar que los contratos, aun generando derechos y obligaciones a las partes que a ellos se acogen, no tienen reflejo contable, es decir, no generan ningún asiento en la contabilidad.

Aplicación práctica

Usted es responsable del departamento de contratación de una empresa de reparaciones y está a punto de cerrar un acuerdo con una empresa suministradora de las piezas que necesitan para prestar los servicios a sus clientes. Indique qué aspectos se aseguraría de que estuviesen claramente definidos antes de la firma definitiva del contrato.

SOLUCIÓN

En primer lugar, siempre es interesante asegurarse de que la persona que firma el contrato de la otra parte tiene poderes suficientes para poder formalizar el acuerdo. Al ser unas piezas que se usarán para unos servicios posteriores y que posiblemente se concierten antes del encargo de las mismas, sería muy importante asegurarse de los plazos de entrega, así como las penalizaciones que podrían aplicarse en caso de entregas tardías, ya que ello afectaría directamente al trabajo con los clientes. Debería asegurarse de que se incluyese el periodo de garantía de las piezas que se compran, la descripción y especificaciones de estas, su precio, descuentos aplicables, si el precio incluye o no IVA y los términos de pago, verificando este último punto con el departamento financiero. También es importante hacer constar quién se hace cargo de los gastos de transporte y seguro hasta la entrega efectiva de los materiales.

Documentos de pago: el cheque y el pagaré

En la actualidad, existe una importante variedad de medios de pago. A continuación, se ven dos en detalle, por ser documentos mercantiles de frecuente uso en el mundo empresarial: el cheque y el pagaré.

El cheque

Un cheque es una orden de pago pura y simple emitida por una persona física o jurídica (librador) a su banco (denominado librado, donde el librador tiene sus fondos) para que este pague a un tercero (conocido como beneficiario) una determinada cantidad de dinero.

Para realizar el pago, el librador expide el cheque, entregándoselo directamente al beneficiario, que podrá:

1 Ir a su banco, para que le ingresen el dinero directamente en su cuenta.

2 Ir a una sucursal del banco librado, para que se lo paguen en efectivo. Información que debe contener un cheque:

Proceso de pago con cheque

Nota

Los pagos en efectivo de cheques dependen de la política de cada banco en particular.

1 La denominación “cheque” inserta en el documento.

2 El mandato puro y simple de pagar una cantidad de dinero (expresada en número y letras, prevaleciendo lo que se ponga en letras).

3 El nombre del librado (el banco que dispone de los fondos).

4 El lugar de pago.

5 Fecha y lugar de emisión del cheque.

6 Firma del que lo expide (librador).

Ejemplo de cheque

El pagaré

El pagaré es un documento por el que una persona (emisor) promete formalmente pagar a otra persona (beneficiario) una determinada cantidad de dinero en una fecha futura acordada previamente.

El pagaré es entregado por el emisor al beneficiario, que podrá:

1 Esperar al vencimiento y actuar como si se tratase de un cheque.

Importante

El pagaré es una promesa futura de pago, mientras que el cheque es una orden de pago ejecutable en el mismo momento que se posea el documento.

1 Negociar el pagaré antes del vencimiento, que significa solicitar a un banco que le anticipe el dinero del pagaré del que es titular, pagando una comisión, con el compromiso de devolver los fondos anticipados en la fecha de vencimiento.

Información que debe contener un pagaré:

1 La denominación “pagaré” inserta en el documento.

2 La promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero (expresada en número y letras, prevaleciendo lo que se ponga en letras).

3 Indicación del vencimiento.

4 El lugar de pago.

5 Fecha y lugar de emisión del pagaré.

6 Firma del que lo expide (emisor).

7 Nombre de la persona o empresa a la que haya de hacerse el pago.

Ejemplo de pagaré

Aplicación práctica

Usted, responsable del departamento de contabilidad de la empresa Imagen Empresaria, S.L., ha recibido la factura de la empresa Rotulación Almacén, S.A. del ejemplo de factura visto anteriormente y se dispone a gestionar su pago. Explique qué documento usaría y los motivos.

SOLUCIÓN

Al ser un pago aplazado a 60 días, lo más conveniente sería la emisión de un pagaré, como promesa de pago futuro de la deuda que se contrae con la factura. No debería usarse el cheque, ya que, una vez emitido, el proveedor podría ir a cobrarlo antes de la fecha de vencimiento de la factura.

Se emitiría el siguiente pagaré:

Pagaré emitido

Otros documentos

Como se puede observar, existen multitud de documentos mercantiles y, dentro de estos, una gran variedad de distinciones y tipos. Se han examinado en detalle algunos de los más relevantes. A continuación, se describen brevemente algunos otros documentos que serán parte del trabajo en un departamento de contabilidad:

1 Albarán: documento mercantil que acredita la entrega de un pedido.

2 Pedido/orden de compra: documento que emite el comprador para solicitar mercancías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas.

3 Extracto bancario: detalle de los movimientos de una cuenta bancaria.

4 Seguros sociales (documentos TC1 y TC2): documento justificante de los pagos que la empresa realiza a la Seguridad Social por cuenta de los trabajadores, destinados a atención sanitaria y formación principalmente.

5 Nóminas: justificante de los salarios percibidos por los trabajadores.

6 Impuestos: justificante de las relaciones de la empresa con la Hacienda Pública.

7 Pólizas de seguros: contratos para la cobertura de situaciones imprevistas y/o poco habituales.