Читать книгу Plan general de contabilidad. ADGD0308 - Manuel Abolacio Bosch - Страница 11

La creciente acumulación de documentación por parte de las empresas hace que la gestión y organización de esta se convierta en un aspecto de vital importancia, ya que no solamente supondrá trabajar más cómodamente, sino que además genera una interesante reducción de costes.

Se podrían destacar algunos motivos por los cuales es importante la gestión de la documentación en una empresa:

1 Facilita la consulta de documentos.

2 Hace el trabajo más cómodo.

3 Mayor agilidad a la hora de realizar gestiones.

4 Reducción de costes (menor tiempo invertido en búsqueda de documentos).

Esta gestión se hace si cabe más importante en grandes empresas en las que los volúmenes de operaciones son mayores. De hecho, es común encontrar en ellas departamentos de documentación, encargados de gestionar entradas y salidas de documentos, así como de su adecuado archivo.

Sabía que...

La gestión documental es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de “documentar” o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja.

Cabe destacar la mención expresa que sobre este tema hace el Código de Comercio en su artículo 30.1, en el que se puede leer lo siguiente:

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

No existe una forma única o mejor de realizar esta gestión documentaria, ya que en gran medida dependerá del tipo de empresa y del volumen de operaciones y de documentación que genere.

Si bien una empresa pequeña puede llevar un archivo único ordenado según el número de asiento de contabilidad (los asientos contables van numerados de forma correlativa según se van realizando), esta aproximación no parecería muy práctica para una gran empresa con cientos de transacciones diarias, en la que sería más conveniente archivar de forma separada facturas de venta, facturas de compra, transacciones y recibos bancarios, información relativa al personal y tantas otras distinciones como se precise oportuno.

Habrá a su vez empresas que trabajen con proyectos independientes entre sí y que prefieran que el archivo se realice separando por proyecto en vez de por tipo de documentos, o incluso archivando por proyecto y dentro de cada uno de estos, realizando un segundo nivel de organización, esta vez quizá sí por tipo de documento.

Importante

Cualquier forma de gestión de documentación es válida, siempre que esta reporte la funcionalidad que se espera de ella.

Si bien, como se ha dicho, no se puede decantar por una mejor opción a la hora de tratar los documentos y su archivo, sí que es recomendable seguir siempre algunas pautas que suelen resultar útiles en cualquier caso:

1 Buscar una ordenación lógica e intuitiva.

2 Que sea lo suficientemente clara como para que cualquier empleado pueda encontrar fácilmente la información que busque.

3 Ser metódico y respetar los criterios fijados.

4 Entender que los documentos, una vez usados, deben volver al lugar del que se cogieron.

5 Intentar seguir un orden cronológico inverso, de modo que en una carpeta la documentación más antigua quede bajo la más actual, que generalmente se consulta más a menudo.

6 Aplicar el sentido común.

En la actualidad, existe la tendencia de intentar reducir el archivo físico de la documentación a través de potentes programas que generan copias en soporte digital almacenadas en servidores. De este modo, toda la documentación se encuentra escaneada y el acceso a ella es mucho más rápido. Esto es especialmente útil en empresas que tienen centros de trabajo en distintas localizaciones, de modo que desde todas ellos puede accederse a la información sin duplicar la documentación mediante copias en papel y con un menor riesgo de extravío.

Archivo de documentación