Читать книгу Настольная книга менеджера по персоналу - Наталья Самоукина - Страница 5
Глава 1. Корпоративная культура компании и Служба персонала
Корпоративный кодекс компании, методы его разработки, внедрения и поддержки
ОглавлениеСпособом регламентации внутренних коммуникаций, норм, правил и традиций компании выступает создание Корпоративного Кодекса. И здесь мы обсуждаем четыре вопроса: содержание Кодекса, методы его разработки, внедрения и поддержки.
Содержание Корпоративного Кодекса
Здесь предлагается вариант наиболее полной структуры Корпоративного Кодекса. Поскольку большой по объему документ редко дочитывается до конца и в практике бизнеса работает не очень эффективно, во многих компаниях присутствуют облегченные или сокращенные варианты Кодексов, объемом примерно на полторы-две страницы. Однако здесь, в книге, я решила привести полную информацию о содержании Корпоративного Кодекса, чтобы у читателя появилась возможность выбора тех его рубрикаций, которые наиболее точно отражают специфику его компании.
Содержание Корпоративного Кодекса компании
1. История компании
– Создание бизнеса, развитие, преодоление трудностей, достижения
– Лидеры компании, ключевые сотрудники, их достижения
– Легенды, мифы, героическое прошлое компании (успешные примеры общего коллективного энтузиазма)
2. Миссия
– Социальная ответственность бизнеса
– Краткое описание общественной пользы компании для клиентов
– Краткие ответы на вопросы: зачем существует компания, чем она занимается?
3. Видение (целостная картина будущего)
– Краткое описание стратегического направления деятельности компании за обозримый временной период
– Ответ на вопрос: к чему стремится компания?
4. Ценности
– Корпоративная идеология – система идей, установок и убеждений, на которые опираются все сотрудники компании
– Принципы, на которых строится корпоративная репутация бизнеса
– Ответ на вопрос: кто сотрудники компании, и на какие ценности они опираются?
5. Слоганы
– Краткие формулировки миссии, видения и ценностей
6. Корпоративные преимущества
– Культура качества
– Профессионализм персонала
– Стабильная, консолидированная команда единомышленников
– Амбициозная, динамично развивающаяся команда профессионалов
– Клиент-ориентированность
7. Политика удержания ключевых сотрудников и раскрытия их профессионального потенциала
– Создание условий для самореализации
– Перспектива роста
– Обучение (корпоративный университет, обучение на рабочем месте, наставничество)
8. Корпоративная этика, принципы деловых взаимодействий
– Внутренние взаимодействия
– Информационные потоки в компании
– Вертикальные, исходящие (приказы, распоряжения, регламентирующие документы, оценка)
– Вертикальные, восходящие (служебные записки, отчеты, запросы об оказании помощи)
– Горизонтальные (сообщения, информация, документы, письма)
– Внешние отношения с обществом, с клиентами, поставщиками, партнерами
– Телефонные разговоры, электронные сообщения, СМИ, публичные выступления
9. Дресс-код
– Система требований к деловой одежде сотрудников
10. Традиции, корпоративные ритуалы, церемонии
– Корпоративные праздники (День рождения компании, Новый год, 8 марта)
– Поздравления ключевых сотрудников с юбилейными датами
– Спонсорство, благотворительность, меценатство
11. Корпоративный стиль, символика
– Комплекс текстовых и языковых, а также визуальных компонентов, служащих для создания и идентификации устойчивого корпоративного имиджа компании и брэнда продукта
– Корпоративная газета, журнал, листок, бюллетень
– Радио в компании
– ТВ в компании, видеоролики
– Доски объявлений (текущие новости)
– Графические знаки, логотипы
– Праздничные украшения
– Сувениры и подарки
– Элементы изобразительного искусства
– Корпоративные флаги, музыка, гимн
12. Мероприятия по поддержанию корпоративной культуры
– Визуализация на корпоративном сайте, в офисе компании, на корпоративной продукции
– Озвучивание на совещаниях, встречах, в деловых взаимодействиях
– Каналы коммуникаций (лидеры мнения, эксперты по корпоративной культуре, группы по интересам и проч.)
Корпоративные Кодексы конкретных компаний приведены в Приложениях 4, 5, 6. Особый интерес вызывают правила бизнес-этики и дресс-кода компании, поэтому для иллюстрации некоторых из них приведу выдержки из Корпоративного Кодекса одной из российских строительных компаний.
Личный имидж сотрудника
Компания не предъявляет жестких требований к одежде сотрудников. Однако Компания рассчитывает, что Вы – культурный и серьезный человек, и мы будем постоянно видеть Вас в офисе Компании в «офисном», респектабельном деловом виде.
Для мужчин это, как минимум, означает одежду неярких расцветок, предполагающую деловой стиль (строгий костюм желателен). Женщины сами решат, как соответствовать имиджу серьезной, консервативной, с точки зрения одежды, Компании. Сотрудники производственных отделов должны находится на рабочих местах только в спецодежде Компании.
Данные пожелания не действуют в выходные дни (за исключением специально оговоренных случаев).
Компания рекомендует Вам использовать предметы (ручки, календари и т.п.) с логотипом Компании. Не рекомендуется использование предметов с логотипами конкурирующих компаний, за исключением случаев, когда это является брендом производителя данного изделия.
При общении с Клиентами и партнерами Компании подчеркивайте свою принадлежность к Компании, в том числе и через предметы, которыми Вы пользуетесь.
В данной компании корпоративный регламент внутренних коммуникаций содержит не только рекомендации по желаемым формам поведения, но и запреты на «отговорки», снижающие эффективность работы. Приведу дословно перечень таких запретов.
Стандарт
Я знаю, что на вопрос: «Будет сделано или нет?» отвечать: «Постараюсь» – неприемлемо. Я никогда так не отвечаю. На такие вопросы я отвечаю либо «Да», либо «Нет». Я также знаю, что перечисленные ниже выражения запрещены к употреблению и никогда не употребляю их:
– «Первый раз слышу».
– «Звонил, не дозвонился».
– «Приходил, но Вас (его, ее, их…) не было».
– «Искал, но не нашел».
– «А я думал…».
– «Это виноваты коллеги (клиенты, администрация, неправильные/отсутствующие документы, государственные органы и т.д.)».
– «Это было еще до того (до меня, тогда…)».
– «А я говорил (предупреждал, делал…)».
– «А мне никто не говорил».
– «А почему я?».
– «Не слышал».
– «Не знаю».
– «Не передавали».
– «Хотел, как лучше».
– «Я хотел, но не получилось».
– «Хотел позвонить, но не было … (времени, телефона…)».
– «Я сказал, а он (она) не сделал».
– «Меня в это время не было, кажется, болел (был в отпуске, обедал, отъезжал и т. п.)».
Методы разработки Корпоративного Кодекса можно разделить на две группы: «сверху-вниз» и «снизу-вверх».
Разработка Корпоративного Кодекса в рамках подхода «сверху-вниз» заключается в том, что данный документ разрабатывается руководством компании и спускается в качестве регламентирующего документа для персонала.
Преимущества такого подхода состоят в том, что в нем отражены видение бизнеса, установки и нормативы ведущих лидеров компании. Кроме того, достигается цель экономии средств и времени на разработку корпоративного документа: Кодекс составляется и редактируется ведущими менеджерами за короткий промежуток времени, а затем предъявляется в качестве стратегического документа для всех сотрудников компании.
«Слабое звено» данного метода состоит в том, что люди воспринимают Кодекс как директивный приказ, которому необходимо подчиняться и как один из регламентов, слабо отражающий их ценности и цели. В этом случае, если Корпоративный Кодекс не был специально и методично внедрен в практику работы компании, сотрудники либо вынуждены подчиняться «без разговоров» (на что не все способны), либо, в случае демократического стиля управления, не могут вспомнить, в чем заключаются написанные в Кодексе миссия и видение компании, в которой они работают.
Разработка Корпоративного Кодекса в рамках подхода «снизу-вверх» организуется по технологии «выращивания». Для решения этой задачи силами Службы персонала может быть организовано анкетирование руководства и линейного персонала по вопросам миссии, видения, ценностей компании и правил внутреннего поведения сотрудников (Анкеты представлены в Приложениях 7,8). После обработки материала, полученного в результате анкетирования, оформляется проект Корпоративного Кодекса, который снова обсуждается руководством и в подразделениях для уточнения формулировок. Затем проект Кодекса предоставляется руководству компании для утверждения его в качестве регламентирующего документа.
Преимущества такого подхода в разработке документа состоят в том, что в содержании Кодекса учитывается обобщенное мнение руководства и коллектива компании. Это помогает сотрудникам воспринимать Кодекс в качестве не только стратегического документа, но и документа, реально отражающего направление деятельности, ценности компании и правила внутренних коммуникаций.
Недостатки разработки Корпоративного Кодекса при помощи анкетирования заключаются в том, что в этом случае могут быть не проявлены или потеряны при редактировании креативные идеи и живые нюансы отношений и формулировок, слоганов и изречений. В анкетировании не возникает групповой синергетический эффект, характерный для обще-групповой мозговой атаки, и повышающий креативную энергетику, впоследствии «пылающую» в словах и формулировках Кодекса.
Например, такие девизы, сформулированные в российских компаниях, которые мы приводим ниже, не могли быть рождены в анкетировании:
1. «Мы – не жирафы!» (слоган, отражающий оперативность принятия решений в компании)
2. «Хоть за верст от нас за тыщи, мы идем, ведь мы – Мытищи!» (экспансия на внутренний и внешний рынок)
3. «Мы своих не бросаем!» (взаимопомощь, культивируемая в компании)
4. «Первый дом на Марсе будет с нашими замками и ручками!» (амбициозность динамично развивающейся компании в нише замочно-скобяного бизнеса)
5. «Сказано – сделано» (верность данному слову, провозглашенная в консалтинговой компании в качестве корпоративного закона).
Разработка Корпоративного Кодекса по технологии «выращивания» осуществляется также в виде корпоративного тренинга, на котором организуются дискуссии и мозговые атаки.
Для проведения такого тренинга руководители и ключевые сотрудники компании собираются на два дня в офисном помещении или, что лучше, в пансионате. Численность такой группы может быть разной и зависит от общего размера штата компании (группа участников тренинга может состоять от пятидесяти до семидесяти человек).
В тренинге формулируются такие цели:
1. Разработать проект документа «Корпоративный кодекс» с участием руководителей и ключевых сотрудников компании
2. Консолидировать работающую команду
3. Сформировать приверженность сотрудников корпоративным ценностям компании
4. Повысить лояльность и стабильность персонала
5. Повысить мотивацию сотрудников к получению высоких результатов в работе, стимулировать у них энергию успеха
6. Сформировать позитивный климат в компании и оптимизировать внутренние коммуникации
Утром, в первый день работы, после установок по общим целям тренинга, весь состав участников (руководителей и линейных специалистов) разделяется на три-четыре группы для проведения мозговых штурмов с целью формулирования истории, миссии, видения, ценностей и корпоративных преимуществ компании. Такая работа каждой группой проводится в отдельных помещениях. Во второй половине дня все группы собираются для общего обсуждения. От каждой группы выступает лидер, презентующий результат работы группы. Участники из других групп задают вопросы и высказывают замечания. В таком «перекрестном» обсуждении последовательно анализируется содержание, полученное в работе каждой группы. В результате такого коллективного мозгового штурма в конце дня формулируется первая часть проекта Корпоративного Кодекса, в которой отражены история создания, миссия, видение, ценности и корпоративные преимущества компании.
Во второй день тренинга так же «прорабатываются» стандарты, правила коммуникаций, требования к дресс-коду и традиции компании.
В результате такого командного тренинга в компании создается проект документа «Корпоративный кодекс», повышается креативный потенциал команды, а также формируется консолидированная команда лидеров корпоративной культуры.
Сильной стороной такого метода «выращивания» Кодекса является то, что одновременно с созданием документа проводится работа по его внедрению: люди участвуют в дискуссиях и выступлениях, отстаивая свою позицию и точку зрения. Руководство, участвующее в мозговых атаках, в первую очередь, влияет на формулирование Кодекса, активные сотрудники также вносят свою лепту. В конце второго дня тренинга создается рабочий вариант Кодекса, который в течение недели дорабатывается и обсуждается в подразделениях. Участники тренинга проводят разъяснительную работу среди тех, кто не присутствовал на тренинге, в результате, можно сказать, что Кодекс пишется всем коллективом компании. Такая акция, без всякого преувеличения, становится исторической акцией в процессе развития компании.
После обсуждений в отделах, с учетом поправок, составляется проект Корпоративного Кодекса, который после утверждения руководством, становится регламентирующим документом компании.
Сложности в «выращивании» Кодекса при помощи корпоративного тренинга, состоят, очевидно, в том, что такая процедура требует определенных финансовых затрат и времени. В бюджетировании такого тренинга присутствуют позиции: стоимость часов работы участников (если тренинг проводился в рабочее время), командировочные расходы (если ключевые сотрудники приезжают на тренинг из регионов), оплата аренды помещений (если тренинг проводился в пансионате), оплата проживания сотрудников, обедов, кофе-брейков и канцелярских принадлежностей. И, несмотря на то, что подъем энергетики персонала после такого тренинга держится несколько месяцев, прежде чем принять решение по организации такого корпоративного тимбилдинга в компании, необходимо учесть сложности, описанные выше.
В любом случае, составлен ли Кодекс в результате анкетирования или «выращен» в условиях креативного тренинга, внедрение Корпоративного Кодекса – это отдельная и обязательная работа, организуемая Службой персонала. Как правило, процессы внедрения идут по информационным каналам озвучивания и визуализации. Это, прежде всего:
1. Корпоративное обучение новых сотрудников
2. Целевое использование средств корпоративной прессы (изложение корпоративных ценностей и правил в корпоративном Интернете, а также брошюрах и сообщениях)
3. Вывешивание текстов, в которых перечислены корпоративные лозунги, ценности и правила, на стендах компании
4. Регулярные выступление руководства с формулировками корпоративных ценностей, целей и правил
5. Мотивация персонала каждое утро перед работой (или в начале рабочей недели) при помощи выступлений ведущих сотрудников с формулировками целей работы и слоганами рабочего дня (недели)
6. Регулярное повторение ценностей, целей и принципов корпоративной культуры в соответствующих случаях
Поддержка корпоративной культуры в компании осуществляется на общих собраниях, совещаниях, внутренних публикациях, памятках, встречах сотрудников с руководством и частных беседах. Важно также, чтобы руководство поддерживало принципы и правила Кодекса и своим поведением демонстрировало образец истинно корпоративного поведения и Служения общему Большому Делу.