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Der Verfahrensablauf einer Umw ist bei allen Umwandlungsarten, also bei Verschmelzung, Spaltung, Vermögensübertragung und Formwechsel, vom Grundsatz her gleich (zum Verfahren bei Verschmelzung und Formwechsel vgl zB Streck/Mack/Schwedhelm GmbHR 1995, 161 ff).

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Das Umwandlungsverfahren gliedert sich in drei Phasen, nämlich in eine Vorbereitungsphase, eine Beschlussphase und eine Vollzugsphase (zu näheren Einzelheiten und ggf zusätzlichen nicht vom UmwG geforderten Schritten vgl Lutter/Bayer in Lutter, Einl I Rn 51 ff; zu Vorwirkungen von Verschmelzungen Austmann/Frost ZHR 169 (2005), 431 ff). Die Durchführung einer Umw kann, je nach Kreis und Bereitschaft der beteiligten Anteilsinhaber, zeitlich gestrafft werden. Insbes können bei Verzicht der Anteilseigner auf Informationsrechte und Prüfungen die Vorbereitungsphase und die Beschlussphase weitgehend zusammengefasst werden.

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Die Vorbereitungsphase umfasst folgende Maßnahmen:

–	Erstellung des Entwurfs für den Verschmelzungs-, Spaltungs- oder Übernahmevertrag bzw für den Spaltungsplan oder den Übertragungsvertrag. Die Vertragsentwürfe bilden die Grundlage für das weitere Vorgehen. Beim Formwechsel sind entsprechende Vertragsentwürfe nicht zu erstellen. Grundlage des Formwechsels ist vielmehr (lediglich) der Umwandlungsbeschluss (§ 194). Er ist zwar erst Gegenstand der Beschlussfassung der Anteilsinhaber. Dennoch ist für den Regelfall davon auszugehen, dass iRd Vorbereitungsphase bereits der Entwurf für den Umwandlungsbeschluss als Grundlage für das weitere Vorgehen beim Formwechsel erstellt wird.
–	Information der Anteilsinhaber, die durch entspr Berichte erfolgt. Die Berichte sind insbes dann entbehrlich, wenn alle Anteilsinhaber der beteiligten Rechtsträger hierauf verzichten.
–	Prüfung der Umw durch einen Umwandlungsprüfer. Die Grundnormen für die Prüfung sind die §§ 9–12, 125, 176, 177. Prüfungen haben nach der Intention des Gesetzgebers bei Beteiligung von AG, KGaA sowie wirtschaftlichen Vereinen stets stattzufinden, bei Beteiligung von GmbHs auf Verlangen eines Gesellschafters, bei PersHandelsGes im Falle einer Mehrheitsentscheidung über die Umw auf Verlangen eines Gesellschafters sowie bei eingetragenen Vereinen auf Verlangen von 10 % der Mitglieder. Die Prüfung ist generell entbehrlich, wenn die Anteilseigner aller beteiligten Rechtsträger hierauf verzichten (ausgenommen die Verschmelzung von eingetragenen Genossenschaften, § 81).
–	Information der Betriebsräte über die Umwandlungsmaßnahme. Die Information der Betriebsräte der beteiligten Rechtsträger ist durch das UmwG neu eingeführt. Die maßgebenden Umwandlungsverträge – bzw beim Formwechsel der Umwandlungsbeschluss – sind den zuständigen Betriebsräten im Entwurf oder in vollzogener Form mindestens einen Monat vor der Beschlussfassung der Anteilseigner zuzuleiten.

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Die Beschlussphase umfasst die Zustimmungsbeschlüsse der Anteilseigner der beteiligten Rechtsträger. Die Beschl sind jeweils notariell zu beurkunden. Die Beschl bedürfen bei allen Umwandlungsarten für die Rechtsform der AG und der GmbH jeweils einer Drei-Viertel-Mehrheit. Bei PersGes ist grundsätzlich die Zustimmung aller Gesellschafter erforderlich. Mehrheitsentscheidungen (Drei-Viertel-Mehrheit aller Stimmen) können gesellschaftsvertraglich zugelassen werden. Bei Verschmelzungen kommen ggf Beschl über die Kapitalerhöhung beim übernehmenden Rechtsträger, bei Spaltungen ebenfalls Beschl über Kapitalerhöhungen und bei Abspaltungen – je nach Umfang des abzuspaltenden Vermögens – Kapitalherabsetzungsbeschlüsse hinzu.

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Die Vollzugsphase umfasst Anmeldung und Eintragung der jeweiligen Umw im Handelsregister. Die Eintragung im Handelsregister bewirkt die Wirksamkeit der jeweiligen Umw. Die Vollzugswirkungen treten bei Verschmelzung und Spaltung jeweils mit Eintragung im Handelsregister des übernehmenden Rechtsträgers, beim Formwechsel mit Eintragung im Handelsregister des formwechselnden Rechtsträgers ein (falls zwei Registerarten betroffen sind, ist die Eintragung im Register, das für die neue Rechtsform zuständig ist, maßgebend).