Читать книгу Handbuch Führung - Quint Studer - Страница 27

Großartige Führungskräfte sind fast immer großartige Kommunikatoren. Das müssen sie sein. Führungskräfte müssen nicht nur Informationen mit vielen Gruppen austauschen – Mitarbeiter, Manager, Kunden, Investoren –, sondern sie müssen dies auch in einer Art und Weise tun, die die Menschen zum Handeln motiviert. Das heißt, sie müssen wissen, wie man so kommuniziert, dass jede Zuhörerschaft die Botschaft wirklich »hört«, davon inspiriert wird und bereit ist, hart für diese gemeinsamen Ziele zu arbeiten. Das ist eine echte Kunst.

Bei großartiger Kommunikation geht es nicht nur darum, dass die Menschen verstehen, was Sie sagen wollen. Es geht auch darum, wie sie darauf reagieren und was sie danach von Ihnen halten. Sie wollen, dass die Menschen nicht nur hören, was Sie sagen, sondern einen emotionalen Zugang finden. Wenn sie sich Ihre Botschaft zu Herzen nehmen und sich mit Begeisterung daran machen, die Ziele zu erreichen, die Sie ihnen gesetzt haben, wissen Sie, dass Sie erfolgreich waren.

Ein großartiger Kommunikator zu sein, ist wichtiger als je zuvor. Zum einen ist die Welt lauter als je zuvor. Es ist schwierig, die Aufmerksamkeit von Menschen zu bekommen. Wir leben im digitalen Zeitalter, so dass den Menschen Nachrichten aus allen Richtungen zufliegen. Führungskräfte müssen in der Lage sein, das Chaos zu durchbrechen und das, was sie zu sagen haben, so zu sagen, dass es wirklich gehört und beachtet wird.

Da Arbeitsumgebungen höchst komplex sind und mit Informationen überflutet werden, gehört es zu einer guten Führungskraft, diese Flut zu managen. Führungskräfte müssen in der Lage sein, all diese Informationen zu verstehen und so zu verwalten, dass sie auf jeden abgestimmt sind und dennoch alle auf derselben Linie sind, dass Teams nicht abgeschottet werden und sich niemand überfordert fühlt.

Sicher ist das nicht leicht. Bedenken Sie zum Beispiel, dass immer mehr Leute aus der Ferne arbeiten. Selbst diejenigen, die ins Büro gehen, verbringen die meiste Zeit hinter ihrem Schreibtisch und eingeloggt am Computer, so dass es immer weniger Möglichkeiten für zufällige Treffen oder persönliche Gespräche zwischen Kollegen gibt.

Man braucht nur einen erheblich bewussteren Ansatz, damit alle in Verbindung und auf der gleichen Wellenlänge bleiben. Möglicherweise gibt es Dinge, die andere wissen müssen, bei denen Sie aber nicht daran denken, sie einzuweihen, oder anders herum, oder Lichtblicke, die hervorgehoben werden sollten, aber leicht übersehen werden könnten.

In einer zunehmend teamorientierten und gemeinschaftlichen Welt müssen Führungskräfte bereit und in der Lage sein, enorme Informationsmengen zu senden, zu empfangen und weiterzugeben. Während eine Person in der Vergangenheit vielleicht einem oder zwei Teams angehörte, wird heutzutage häufig erwartet, dass sie an vielen verschiedenen Projekten beteiligt ist und mühelos dazwischen hin‐ und herwechselt. Das heißt, dass wir gute Kommunikationsgewohnheiten haben müssen. Wir können nicht im wahrsten Sinne des Wortes an zwei Orten zugleich sein (zumindest nicht, bis wir uns klonen können), aber gute Kommunikation kann uns helfen, mit mehr als einem Ort auf einmal verbunden zu sein.

Schließlich müssen Führungskräfte in der Lage sein, starke Beziehungen aufzubauen. Sie bilden die Grundlage für alles andere. Führungskräfte müssen in einer Weise kommunizieren, die Beziehungen pflegt und stärkt. Großartige Kommunikation von Führungskräften lässt Menschen ihr Bestes geben, hilft ihnen, sich zu verbessern und zu wachsen, und gibt ihnen ein Gefühl der Sinnhaftigkeit. Wenn Sie all diese Dinge tun können, werden Sie automatisch gesunde, für beide Seiten förderliche Beziehungen schaffen.

Wie sieht nun nach dem oben Gesagten großartige Kommunikation in Aktion aus? Es folgen einige Tipps für gutes Kommunizieren – und damit der Rest Ihres Teams es ebenfalls tut:

Sie müssen Ihren Worten Taten folgen lassen. Das Fundament für einen großartigen Kommunikator ist sein guter Ruf. Es geht nicht nur darum, die technischen Aspekte der Kommunikation zu beherrschen; es geht darum, großartige Arbeit zu leisten. Es geht um Glaubwürdigkeit. Wenn Sie zuverlässig, ehrlich und authentisch sind, werden die Menschen Ihnen vertrauen und für das, was Sie zu sagen haben, empfänglich sein. Das ist mehr als die halbe Miete.

Üben Sie, ein guter Zuhörer zu sein. Das ist ein grundlegender Teil eines großartigen Kommunikators. Lernen Sie, aktiv zuzuhören. Widmen Sie dem Sprecher Ihre volle Aufmerksamkeit. Statt Ihre Reaktion zu kalkulieren, während der andere spricht, versuchen Sie, Ihren Fokus darauf zu richten, zu verstehen, was er sagt. Es kann hilfreich sein, gelegentlich eine Frage zu stellen oder einen Kommentar abzugeben, um zu zeigen, dass Sie den Ausführungen folgen. Zu guter Letzt fassen Sie zusammen, was Sie gehört haben, um zu bestätigen, dass das, von dem Sie denken, dass es gesagt wurde, tatsächlich das ist, was gemeint war.

Machen Sie Kommunikation zu einem regelmäßigen Bestandteil Ihres Jobs. Kommunizieren Sie nicht nur, wenn Sie denken, dass es »Neuigkeiten« gibt. Die Menschen müssen zu jeder Zeit wissen, was in einem Unternehmen vor sich geht. Auch wenn Sie davon ausgehen, dass sie bestimmte Dinge wissen, könnte es durchaus sein, dass es nicht so ist. Es kann verlockend sein, nur gute Nachrichten zu überbringen. Dennoch sind Sichtbarkeit und Kommunikation noch viel wichtiger, wenn die Dinge schlecht laufen. Die Menschen stellen sich sonst das Schlimmste vor und das kann zu Verunsicherung führen.

Überbringen Sie Ihre Botschaften den Mitarbeitern und anderen leitenden Führungskräften selbst. Die Menschen möchten direkt von ihren Vorgesetzten informiert werden, insbesondere bei heiklen Themen. Es ist wichtig, den Mitarbeitern von Angesicht zu Angesicht zu sagen, was Sie denken, und nicht abzulenken oder sich darauf zu verlassen, dass höhere Tiere die schlechten Nachrichten überbringen werden. Gleichermaßen möchte Ihr Vorgesetzter von Ihnen direkt informiert werden und er wird Sie dafür respektieren, dass Sie mit allen Anliegen sofort zu ihm kommen. Wenn Sie Ihre Botschaften selbst überbringen, sind Sie Ihren Mitarbeitern ein gutes Vorbild und sie werden sich eher ebenso verhalten. Das ist ein wesentlicher Bestandteil von Verantwortung.

Wählen Sie Ihre Methode klug. Wann müssen Sie eine E‐Mail schicken, wann anrufen und wann persönlich erscheinen? Ein persönliches Gespräch (echter persönlicher Kontakt, nicht wie bei Face Time auf dem Smartphone oder Computer) zählt viel. Wenn Sie sich nicht persönlich gegenüberstehen können, was sollte dann in einer E‐Mail stehen und welche Gespräche erfordern ein Telefonat? Heikle Themen sollten definitiv in einem persönlichen Gespräch oder zumindest am Telefon behandelt werden. Das gleiche gilt für Themen mit vielen verwirrenden Details, zu denen die Menschen Fragen stellen müssen (es ist einfach so viel effizienter, als ständig hin und her zu mailen).

Kommunikation ist mehr als nur die Worte, die Sie sagen; alles, was drum herum geschieht, gehört dazu. Es ist in Menschen fest verankert, auf Tonality und non‐verbale Zeichen zu reagieren. Machen Sie sich immer bewusst, was Sie anderen vermitteln. Achten Sie auf:

 Ton. Die Art und Weise, wie Sie etwas sagen, ist wichtig. Klingt Ihre Stimme stark und selbstsicher oder ängstlich und zögerlich? Optimistisch oder besorgt?

 Körpersprache. Denken Sie über Ihren Gesichtsausdruck und Ihre Haltung nach, aber auch darüber, wie Sie stehen (oder sitzen), ob Ihre Arme abwehrend verschränkt oder entspannt sind usw.

 Timing. Wann Sie eine Nachricht überbringen, ist genauso wichtig wie die Nachricht selbst und hat einen großen Einfluss darauf, wie die Menschen darauf reagieren. Wenn Sie eine unangenehme E‐Mail senden oder eine unangenehme Nachricht überbringen müssen, denken Sie darüber nach, wann der beste Zeitpunkt ist.

 Schauplatz. Sichtbar zu sein und von Angesicht zu Angesicht, soweit möglich, hilft, Glaubwürdigkeit aufzubauen, und ermöglicht Ihnen, eine persönlichere Beziehung herzustellen. Wo befinden Sie sich physisch? Versuchen Sie, jemanden im Flur mit einer langen, schleppenden Diskussion aufzuhalten? Führen Sie in der Öffentlichkeit ein privates Gespräch? Achten Sie darauf, wo Ihre Mitarbeiter Ihre Informationen am besten aufnehmen werden. Wenn niemand einen Blick aufs Schwarze Brett wirft, ist dies nicht der beste Ort für wichtige Ankündigungen.

Halten Sie Ihre Nachrichten klar und einfach. Versuchen Sie, alle Spuren von Unschärfe zu eliminieren. Machen Sie deutlich: Dies ist das Ziel, so lange werden wir für diese Aufgabe brauchen, das sind die Ressourcen, die Sie brauchen werden, so können Sie den Prozess optimieren. Menschen reagieren nun mal besser auf Einfachheit, und wenn Sie nicht absolut klar sind, werden Sie es später eben noch einmal erklären müssen (möglicherweise, nachdem sie es falsch gemacht haben).

Schneiden Sie Botschaften auf die Zuhörerschaft zu. Sagen Sie es nicht auf dieselbe Weise in der Chefetage, wie Sie es in der Maschinenabteilung sagen würden. Gute Kommunikation bedeutet, dieselbe Sprache sprechen zu können wie die Zuhörerschaft. (Dennoch gibt es keinen Grund, die Dinge für Top‐Manager, Verwaltungsratsmitglieder oder hochrangige Kunden »aufzuhübschen«.) Die meisten Menschen schätzen eine einfache und klare Sprache.

Seien Sie so transparent wie möglich. Wir sprechen an anderer Stelle in diesem Buch darüber, aber es muss hier einmal hervorgehoben werden: Seien Sie immer so transparent wie möglich. Wenn die Menschen glauben, dass Sie Hintergedanken haben, werden sie Ihnen nicht trauen und sie werden wahrscheinlich verunsichert. Wenn es einen triftigen Grund dafür gibt, dass Sie ihnen nicht alles sagen können, dann sagen Sie das einfach. Anderenfalls werden sie es als ausweichend interpretieren. Seien Sie in guten Zeiten wie in schlechten Zeiten ehrlich.

Nutzen Sie Kommunikation als ein angstlinderndes Instrument. Halten Sie die Menschen über laufende Projekte auf dem aktuellen Stand. Wenn ein wichtiger Termin ansteht, tauschen Sie sich regelmäßig sowohl mit höheren Vorgesetzten als auch mit Mitarbeitern aus und lassen Sie sie wissen: »Hey, wir sind in guter Form.« Wenn Sie wissen, dass ein Problem oder Ereignis jemandem auf der Seele brennt, seien Sie proaktiv und halten Sie ihn/sie auf dem Laufenden. Wenn sie nichts hören, neigen Menschen dazu, das Schlimmste anzunehmen. Je mehr Sie sich austauschen, desto weniger Verunsicherung wird es geben. Bemühen Sie sich immer, durch regelmäßige Kommunikation zu entmystifizieren und zu beruhigen.

Bombardieren Sie Menschen nicht mit zu vielen Informationen. Wenn Sie ständig sprechen und tausende E‐Mails schicken, werden die Menschen Sie ausblenden. Stellen Sie sicher, dass sie die Information wirklich benötigen. Überlegen Sie sich gut, wen Sie bei Ihren E‐Mails in Kopie setzen. Sagen Sie geradezu: »Wenn ich Sie in Kopie setze und Sie keine Kopie benötigen, lassen Sie es mich bitte wissen.« Verwenden Sie nie Blindkopien. Überfrachten Sie auch nicht ihre Posteingänge über das Wochenende. Sie werden sich nur überfordert fühlen und den Montagmorgen fürchten.

Fragen Sie sich stetig: »Was weiß ich, das andere vielleicht auch wissen müssen?« Ironischerweise beklagen sich Menschen zwar über zu viele Meetings und zu viele E‐Mails, haben aber dennoch das Gefühl, nicht die Informationen zu bekommen, die sie wirklich brauchen. Denken Sie immer darüber nach, welche Informationen Sie an die Menschen weitergeben müssen, damit diese ihren Job so gut wie möglich machen können.

Kommunizieren Sie wichtige Dinge mehr als einmal und auf viele verschiedene Arten und Weisen. Wenn es eine Botschaft von entscheidender Bedeutung ist, dann wollen Sie sie vielleicht auf zehn verschiedene Arten und Weisen überbringen: in Meetings, in E‐Mails, in Firmennewslettern, in Routinegesprächen über Projekte. Denken Sie daran, dass Ihre Botschaft eine Informationsflut durchbrechen muss, daher ist es besser, sie zu oft zu wiederholen, als das Risiko einzugehen, dass sie überhört wird. Seien Sie sich außerdem über die bevorzugten Kommunikationsmethoden der Menschen im Klaren – einige bevorzugen E‐Mails, andere bevorzugen Telefonate, wieder andere bevorzugen persönliche Gespräche – und nutzen Sie diese, wenn möglich.

Sorgen Sie mit Feingefühl dafür, dass sich virtuelle Arbeitnehmer als Teil des Teams und »auf dem Laufenden« fühlen. Mit anderen Worten, nutzen Sie Skype oder Videokonferenzen, wann immer es möglich ist. Leicht fühlen sich diese Arbeitnehmer vom Rest des Unternehmens abgeschnitten. Ihr Gesicht auf dem Bildschirm zu sehen, wird helfen. Bei den seltenen Gelegenheiten, zu denen Sie einen Telearbeiter persönlich treffen, nutzen Sie diese bestmöglich. Versuchen Sie, etwas Spaß zu haben. So senden Sie die Botschaft, dass sie ein Kernstück des Teams sind und dass sie Ihnen wirklich wichtig sind.

Gehen Sie nicht davon aus, dass die Menschen hören, was Sie sagen. Überprüfen Sie es, indem Sie sie fragen, ob sie es verstanden haben. Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter in einer Form auf Sie reagieren, die Ihnen deutlich macht, dass sie wirklich »gehört« haben, was Sie gesagt haben. (Wie bereits erwähnt, ist das Teil des aktiven Zuhörens.) Wie Sie als Führungskraft kommunizieren, dient als Vorbild, aber wenn sie es nicht aufgreifen, zögern Sie nicht, es anzusprechen. Erläutern Sie auch die Bedeutung von guten Kommunikationspraktiken, damit Ihre Mitarbeiter sie auch anwenden.

Kommunizieren Sie regelmäßig Lichtblicke und Siege. Das ist die Art von Kommunikation, die sich für Führungskräfte und Mitarbeiter gut anfühlt. Sie fällt Führungskräften nicht immer leicht, weil wir gelernt haben, nach Problemen Ausschau zu halten und diese zu lösen, aber wir müssen oft positive Nachrichten überbringen. Forschungen haben ein Verhältnis von 3:1 ergeben – drei positive für jede negative Nachricht –, damit die Menschen mit Ihnen als Person und Führungskraft zufrieden sind. Nehmen Sie sich vor, diese Art von Nachrichten zu senden.

Machen Sie gute Kommunikation zu einem Teil Ihrer Kultur. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Botschaften über den Wert von Kommunikation senden. Seien Sie ein unbefangener Kommunikationspartner. Halten Sie Ihre Tür offen und stellen Sie sicher, dass die Menschen jederzeit mit Ihnen sprechen können. Wenn sie mit ihren Anliegen zu Ihnen kommen, heißen Sie sie willkommen und seien Sie äußerst responsiv. Ermutigen Sie die Menschen, so lange nachzufragen, bis sie alles verstanden haben. Lassen Sie sie nicht das Gefühl bekommen, dass sie Sie unterbrechen oder stören.

Richten Sie Systeme ein, damit die Menschen die Bedeutung von regelmäßiger Kommunikation »erfassen«. Ordnen Sie beispielsweise an, dass sie ihre To‐do‐Liste mehrmals pro Woche schicken, damit Sie genau wissen, woran sie gerade arbeiten. Vielleicht möchten Sie mindestens einmal pro Woche einige Stunden vorsehen, in denen Mitarbeiter zu Ihnen persönlichen Kontakt aufnehmen können. In dieser Zeit können sie mit allen Anliegen oder eventuellen Fragen an Sie herantreten. So üben beide Seiten, sich Zeit für den Fokus auf Kommunikation zu nehmen.

Bei Kommunikation geht es darum, wie Arbeit erledigt wird. Großartige Kommunikation ist ein Multiplikator für Wirksamkeit. Sie macht alles, was Sie tun, effektiver.

Wenn Sie Ihren Fokus darauf richten, wie gut Sie kommunizieren, und sich wirklich vornehmen, besser zu werden, werden Sie überrascht sein, wie viel Verbesserung Sie sehen werden. Vielleicht stellen Sie fest, dass weniger Fehler gemacht werden und dass die Menschen ihre Fristen häufiger einhalten. Vielleicht stellen Sie fest, dass es insgesamt weniger Verunsicherung, mehr Engagement und eine positivere Kultur gibt. Kein schlechter Lohn für das Achtgeben auf die Botschaften, die Sie senden.