Читать книгу Handbuch Führung - Quint Studer - Страница 29

Die Fähigkeit, Dinge zu erledigen, ist das Kennzeichen einer großartigen Führungskraft. Wie gut verrichten Sie, die individuelle Führungskraft, jeden Tag Ihre Arbeit? Halten Sie Fristen ein? Bringen Sie Projekte schnell voran oder sind Sie die Engstelle? Legen Sie Ihren Fokus hauptsächlich auf die wichtigsten Dinge – oder lassen Sie häufig sinnlose Tätigkeiten Ihren Arbeitstag auffressen?

Worüber wir hier tatsächlich sprechen, ist Zeitmanagement. Die knappste Ressource einer jeden Führungskraft ist Zeit. Ein Tag hat 24 Stunden, davon verbringen wir etwa acht bis zwölf bei der Arbeit, und wie wir diese Stunden nutzen, entscheidet darüber, was für eine Art von Führungskraft wir sind – erst recht, was für eine Mutter, ein Vater, Ehepartner, Lebenspartner und Freund. Wir müssen uns Zeitmanagementmethoden bewusst machen, wenn wir mit den (manchmal unbewussten) Gewohnheiten, die uns bremsen, brechen wollen.

Großartige Zeitmanager sind üblicherweise die besseren Führungskräfte. Natürlich sind sie viel produktiver. Sie machen weniger Fehler und müssen weniger nacharbeiten. (Das erinnert mich an einen Spruch, den ich irgendwo gehört habe: Wenn Sie keine Zeit haben, es beim ersten Mal richtig zu machen, haben Sie auch keine Zeit, es nachzubessern!) Sie können mehr Zeit auf Lernen, Strategien entwerfen und gute Vorbereitung verwenden – was mehr Gelegenheiten schafft. Und natürlich haben Sie dadurch mehr Zeit für Coaching und Mentoring – was Mitarbeitern hilft, bessere Leistungen zu erbringen –, wodurch das Unternehmen bessere Erfolge erzielen kann.

Die gute Nachricht ist, dass Zeitmanagement eine Fertigkeit ist und verbessert werden kann. Wenn Menschen mir sagen, dass sie mehr Zeit brauchen, antworte ich immer, dass sie in Wirklichkeit mehr Fertigkeit (Training) brauchen! Es folgen einige Tipps für besseres Zeitmanagement.

Seien Sie realistisch im Hinblick auf Ihre Probleme mit dem Zeitmanagement. Was hält Sie davon ab, das Meiste aus Ihrer Zeit zu machen? Brauchen Sie mehr Weiterbildung? Fällt es Ihnen schwer, zu delegieren? Werden Sie von Ablenkungen angezogen? Sind Sie ein Zauderer? Schätzen Sie realistisch ein, wie lange etwas dauert? Wenn Sie erst einmal die Ihren Zeitmanagementproblemen zugrunde liegenden Ursachen erkennen, können Sie geeignete Schritte unternehmen, um sie zu korrigieren.

Managen Sie nicht nur Ihre Zeit; managen Sie auch Ihre Aufmerksamkeit. Fokussiert zu bleiben ist in sehr geschäftigen Umgebungen schwierig, aber ausschlaggebend, um Dinge erledigt zu bekommen. So verführerisch es auch ist, versuchen Sie es nicht mit Multitasking. Forschungen haben gezeigt, dass es nicht zu höherer Produktivität führt. Tatsächlich führt es zu weniger Produktivität, aber mehr Fehlern.

Seien Sie sich auch darüber im Klaren, wo und wann Sie am besten arbeiten. Planen Sie Ihren Tag entsprechend und erledigen Sie die schwierigsten Aufgaben während Ihres produktivsten Zeitfensters (und an Ihrem produktivsten Ort).

Verwalten Sie Ihren Terminkalender. Nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Sie geraten in Rückstand, Probleme tauchen auf und Sie haben keine Zeit, sich darum zu kümmern. Das führt zu Frustration, was nicht produktiv ist. Seien Sie realistisch im Hinblick auf Zeitvorgaben für sich selbst und andere. Informieren Sie andere über Ihren Zeitplan, damit sie wissen, woran Sie arbeiten. So werden Unterbrechungen vermieden. Wenn Sie wissen, dass andere wissen, woran Sie arbeiten müssen, bleiben Sie auch verantwortlich.

Schaffen Sie ein Dashboard. Führungskräfte neigen dazu, »in« der Firma zu arbeiten anstatt »an« der Firma. Leicht verzettelt man sich im hektischen Arbeitsalltag. Es mag sich im Moment gut anfühlen, Dinge auf der Liste abzuhaken, aber es fühlt sich schlecht an, auf die Uhr zu schauen und zu sehen, dass Sie den ganzen Tag mit Aufgaben der Kategorien B und C verbracht haben und mit den Aufgaben der Kategorie A nicht weitergekommen sind.

Hier hat sich ein Dashboard, das Sie immer vor Augen haben, bewährt. Es wird Ihnen helfen, die großen Ziele Ihres Unternehmens im Blick zu behalten. Das sind Ihre Tätigkeiten mit großer Hebelwirkung. Schaufeln Sie sich jeden Tag etwas Zeit frei, um an jedem dieser Punkte zu arbeiten, und delegieren Sie den Rest. Denken Sie an Spruch: »Zeige mir deinen Kalender und ich zeige dir deine Prioritäten.« Wenn Sie etwas nicht in Ihren Terminkalender eintragen, hat es tatsächlich keine Priorität, auch wenn Sie etwas anderes behaupten.

Lassen Sie sich von Stephen Covey inspirieren. Ich liebe Coveys Buch Die 7 Wege zur Effektivität und empfehle es häufig. Einer meiner Lieblingstipps in diesem Buch ist, die wichtigsten Dinge zuerst zu tun. Manchmal gibt es wirklich wichtige Dinge, die an demselben Tag noch zu erledigen sind, aber wir denken, dass sie lange dauern, und schieben sie bis zum Ende des Tages auf. Unweigerlich laufen Dinge falsch (was wir nicht vorhergesehen haben) und wir haben keine Zeit mehr, sie wirklich zu richten (was zu versäumten Fristen oder Projektmisserfolgen und einem Heidenstress führt). Erledigen Sie die wichtigsten Dinge zuerst, wenn die Zeit auf Ihrer Seite ist. Das wird Ihr Leben verändern!

Ich liebe auch Coveys Tipp, mit dem Ende im Hinterkopf anzufangen. Beginnen Sie jede Aufgabe und jedes Projekt mit dem Fertigstellungstermin und arbeiten Sie rückwärts. Unterteilen Sie das Projekt in Blöcke und setzen Sie Mini‐Fristen. Allzu oft unterschätzen Menschen, wie lange etwas dauert, und überschätzen, wie leicht die Erledigung von der Hand geht. Wenn Sie mit dem Ende im Kopf anfangen, werden Sie wahrscheinlich genug Zeit einplanen, um das Projekt abschließen zu können.

Halten Sie Ihre To‐do‐Liste auf dem Laufenden. Wir haben alle schon den Spruch »Planen Sie die Arbeit und arbeiten Sie nach Plan« gehört. Ihre Liste zeigt, wie Sie dieses Prinzip in die Praxis umsetzen. Es ist einfach unmöglich, alles, was zu tun ist, im Kopf zu behalten. Ich habe festgestellt, dass die effizientesten Menschen, die ich kenne, mit einer Liste arbeiten. Diese Liste jeden Tag (oder zumindest alle paar Tage) auf den aktuellen Stand zu bringen verhindert, dass entscheidende Dinge untergehen, und hilft Ihnen, darauf zu achten, was die wichtigsten Dinge sind, so dass Sie sich zunächst darauf konzentrieren können.

Machen Sie sich schon vorzeitig klar, was Sie am nächsten Morgen als Erstes tun werden. Das wird Ihnen helfen, einen schnellen Start in den Tag hinzulegen und die Dinge ans Laufen zu bekommen. Wenn Sie so starten, übernimmt die Dynamik und Sie werden tendenziell den restlichen Tag in einem guten Tempo arbeiten.

Gehen Sie die Liste häufig mit dem Boss durch. Bringen Sie Ihren direkt unterstellten Mitarbeiten bei, dasselbe zu tun. Dies ist in den heutzutage höchst komplexen Arbeitsumgebungen, wo sich die Dinge schnell ändern können und wir häufig neu bewerten und einstellen müssen, von besonderer Bedeutung. Die Priorität von gestern ist vielleicht nicht die Priorität von heute. Wenn die Zeit begrenzt ist (und sie ist immer begrenzt), müssen wir sicherstellen, dass wir immer an dem arbeiten, was wirklich wichtig ist – und wir wissen nicht, was wir nicht wissen. Legen Sie Ihrem Boss die Liste vor.

Planen Sie Zeit für in die Tiefe gehende Tätigkeiten ein. Wenn Sie das nicht tun, werden Sie sie nicht erledigt bekommen. Tragen Sie tatsächlich wertvolle Zeit in Ihren Kalender ein und halten Sie sich daran. Das kann heißen, dass Sie sich in Ihrem Büro einschließen und Ihre Mitarbeiter bitten, Sie einige Stunden lang nicht zu stören. Selbstverständlich werden Sie Ihr E‐Mail‐Postfach und die sozialen Medien schließen müssen, damit Sie voll bei der Sache und fokussiert sein können. Wenn Sie diese Zeit nicht einplanen, werden Sie sich nicht tiefgreifend und ungestört die Gedanken machen können, die notwendig sind, um große Arbeitsblöcke erledigt zu bekommen.

Minimieren Sie digitale Ablenkung. E‐Mail, soziale Medien und digitale Geräte unterbrechen unsere Aufmerksamkeit und unseren Fokus. Wenn Sie digitale Ablenkungen nicht managen, werden sie Sie managen. Planen Sie beispielsweise jeden Tag Zeit ein, um Anrufe abzuhören und E‐Mails abzurufen, und halten Sie sich daran. Aktivieren Sie keinen Instant Messenger auf Ihren Geräten. Ganz gleich, ob auf Ihrem Computer, Telefon oder Tablet, jedes Mal, wenn eine Nachricht erscheint, wandern Ihre Augen und Ihre Gedanken. Ihre Konzentration geht verloren und das bedeutet wertvolle Minuten.

Bemühen Sie sich nach Kräften, alles nur einmal zur Hand zu nehmen. Das gilt insbesondere für E‐Mails. Ja, es gibt Dinge, die Sie kennzeichnen werden, um sie später zu beantworten. Je öfter Sie aber Dinge bearbeiten können, sobald Sie eine E‐Mail öffnen, um so mehr Zeit schaffen Sie sich. Häufig erspart Ihnen eine sofortige Antwort viel Zeit. Sie müssen die Mail dadurch nicht erneut öffnen und dann reagieren.

Begrenzen Sie die Anzahl der Empfänger Ihrer E‐Mails. Je mehr Empfänger Sie anschreiben, desto mehr Menschen fühlen sich genötigt, zu reagieren, und umso mehr Köche stehen in der Küche. Machen Sie deutlich, wer reagieren muss und bis wann (und stellen Sie klar, dass diejenigen, die die Nachricht in cc bekommen, nicht zu reagieren brauchen).

Lassen Sie einige wenige fehlende Details ein Projekt nicht abwürgen. Treiben Sie es weiter voran. Sie können fehlende Informationen immer noch später nachreichen. Im Allgemeinen ist es wichtiger, Fristen einzuhalten, als sich an Perfektion zu klammern. Ich sage immer, dass 90 Prozent normalerweise gut genug ist.

Kürzen Sie alle Meetings. Wir neigen dazu, in festgefahrener Weise Meetings für 30 oder 60 Minuten anzusetzen. Warum? Reduzieren Sie zunächst 30 auf 20 und 60 auf 40 Minuten. Sie werden feststellen, dass Sie direkt zum Punkt kommen und genauso viel Material bearbeiten. Halten Sie die restlichen Minuten dennoch frei für den Fall, dass Sie mehr Zeit brauchen. Und so haben Sie noch Zeit für eventuell erforderliches Follow‐up.

Brechen Sie mit der Gewohnheit der Aufschieberitis. Sie ist ein größerer Zeitfresser. Je mehr Zeit Sie zwischen sich und das Projekt bringen, desto weniger behalten Sie in Erinnerung, und Sie müssen Zeit verschwenden, um sich wieder mit den Einzelheiten vertraut zu machen. Außerdem schränkt sie Ihre Auswahlmöglichkeiten ein, da ein enger Zeitplan oft bestimmte Optionen direkt vom Tisch fegt. Vor allem kann dadurch ein recht überschaubares Projekt zu einem nervenaufreibenden Schnellkochtopf werden.

Halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber und aufgeräumt. Wenn man Papierstapel durchsuchen muss, um das eine benötigte Dokument zu finden, verschwendet man mehr Zeit, als man denkt. Außerdem führt sichtbares Durcheinander zu mentalem Durcheinander. Sie arbeiten effektiver, wenn nicht so viel um Sie herumliegt, das Sie ablenkt.

Vermeiden Sie müßiges Geplauder. Beziehungsaufbau ist wichtig. Deshalb müssen Sie Qualitätszeit mit Mitarbeitern und Kollegen verbringen. Doch stellen Sie sicher, dass Sie über wichtige Dinge sprechen und nicht den Arbeitstag verschwenden. Außerdem kann es, wenn Sie nicht aufpassen, leicht ins Tratschen abgleiten.

Problemvorbeugung ist der Schlüssel. Antizipieren Sie Probleme und fangen Sie sie ab. Dinge im Voraus zu durchdenken ermöglicht Ihnen, vorherzusehen, was möglicherweise falsch laufen könnte, und Prozesse einzuführen, damit dies nicht geschieht. Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, Probleme zu antizipieren: nach einem weniger erfolgreichen Projekt eine »Obduktion« durchführen, Mitarbeiter um Beiträge bitten (die möglicherweise besser mit der Logistik eines Prozesses vertraut sind und Probleme sehen, die Sie nicht sehen können) und sicherstellen, dass Sie transparent und klar kommunizieren.

Seien Sie responsiv, nicht reaktiv. Wenn wir von einem Gefühl der Dringlichkeit (vielleicht sogar Panik) getrieben werden, neigen wir dazu, spontane Entscheidungen zu treffen, mit denen wir die Menschen möglicherweise in die falsche Richtung schicken. Wenn wir reaktiv sind, schlagen wir möglicherweise emotional um uns, was Mitarbeiter verunsichern kann. Damit schaden Sie nicht nur Ihrer Arbeitsbeziehung, es kann auch kontraproduktiv sein. Bleiben Sie ruhig. Denken Sie es im Voraus durch. Wägen Sie die Optionen sorgfältig gegeneinander ab und treffen Sie dann Ihre Entscheidung.

Machen Sie eine Pause! Sie sparen keine Zeit, wenn Sie die Mittagspause durcharbeiten. Wenn Sie Ihren Schreibtisch eine Stunde verlassen (oder wenigstens eine halbe Stunde), sind Sie bei Ihrer Rückkehr ausgeruht und bereit, sich wieder in die Arbeit zu stürzen.

Nehmen Sie, wann immer es möglich ist, Hilfe in Anspruch. Sie müssen nicht jedes Projekt alleine durchziehen. Ein paar helfende Hände heranzuziehen, wenn es sinnvoll ist, wird Sie auf Kurs halten und das Projekt höchstwahrscheinlich zu einer lohnenswerteren Aufgabe machen. Oft ist der beste Weg, eine Frist einzuhalten, ein Team zur Unterstützung zusammenzustellen. (Natürlich holen Sie sich zuerst die Genehmigung Ihres Chefs!)

Jetzt kommen wir zu einem Bereich, der mehr Erklärungen verdient. Im Folgenden erfahren Sie genauer, warum es Führungskräften schwerfällt, zu delegieren, und wie Sie lernen können, es gut zu machen.