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3 Planung des Controlling im Projekt

Projekte im Industrieanlagenbau sind üblicherweise zu komplex, als dass sie ohne geeignetes Management innerhalb der vereinbarten Grenzen (Kosten, Termine, Qualität) realisiert werden können. Management bedeutet, eine Planung mit aktuellen Messwerten zu vergleichen und bei Abweichungen geeignete Maßnahmen zu definieren und umzusetzen, damit die Projektentwicklung wieder in die geplanten Grenzen verschoben wird. Die übliche Vorgehensweise sieht vor, dass das Projekt solange in kleinere Einheiten (Teilprojekte und Arbeitspakete) zerlegt wird, bis ein überschaubares Maß an Komplexität in den Projektteilen erreicht ist. Dabei spielen folgende Faktoren eine Rolle:

Lieferumfang (Funktionalität, Größe, Beschaffenheit, etc.)

Termine (Vertragstermine, Schlüsseltermine, etc.

Qualität (Material, Methode, Form, etc.)

Kosten (Vertragspreis, Einheitspreise, etc.)

Schnittstellen (Minimieren der internen und externen Schnittstellen)

Diese Faktoren ergeben zusammen die Baseline, die den mindestens zu liefernden Umfang beschreibt. Diese Baseline wird üblicherweise aus einer Start-Kalkulation ermittelt. Im Folgenden werden die grundsätzlichen Punkte einer Projektkalkulation und die Entstehung der Baseline aus dem Angebot beschrieben. Nur mit einer klar definierten Basis ist es möglich, Änderungen und Abweichungen frühzeitig zu identifizieren und entsprechende Controlling-Prozesse zu etablieren.

Abb. 28 Übersicht der Prozessschritte

Eine Baseline bedeutet eine eindeutige Vorgabe für die internen Mitarbeiter. Es hat sich bewährt, intern einen minimalen Leistungsumfang zu spezifizieren und für mögliche Erweiterungen und Änderungen ein separates Buchungsskonto mit Rückstellungen in der Projektleitung zu behalten.

Abb. 29 Unterschiedlicher Zielhorizont bei Kunde und Anbieter

Dabei bildet der minimale Zielhorizont die interne Vorgabe an die Mitarbeiter. Für den vertraglichen Interpretationsspielraum sollte eine Rückstellung existieren, die bei Bedarf aufgelöst wird. Nur wenn jeder Mitarbeiter seine exakten Leistungsgrenzen (Baseline) kennt, ist er in der Lage, Abweichungen zu identifizieren.

Es empfiehlt sich, eine interne Baseline zu definieren, die einem Minimal-Konzept entspricht. Graubereiche im Vertrag werden auftragnehmerfreundlich interpretiert. Es ergibt sich ein vertraglicher Interpretationsspielraum, der durch das Contract- und Claims-Management bearbeitet wird, sobald ein Auftraggeber Leistungen außerhalb der intern definierten Baseline einfordert. Dieses Ziel dient einmal der Schaffung von Verhandlungsmasse und wacht auch über die Kosten der Budgets. Der Gegenwert des Verhandlungsspielraums wird dabei in einer separaten Rückstellung pauschal aufgenommen und nur bei Bedarf zur Erhöhung des jeweiligen Budgets frei gegeben.