Читать книгу Projektmanagement für Dummies - Stanley E. Portny - Страница 40

Die ersten Informationen, die klären, worum es bei einem Projekt geht, werden meist als Business Case , der auch als Geschäftsszenario bezeichnet wird, präsentiert, der unter anderem Folgendes enthält:

 ausführliche Beschreibung der AnforderungenBegründung, weshalb etwas unternommen werden mussErläuterung, inwieweit das Projekt Probleme lösen kann oder wie es dazu beiträgt, Gelegenheiten beim Schopf zu packen (und welchen Wert beides für das Unternehmen hat)Beschreibung, wie es sich auf die Stakeholder auswirkt (mehr dazu finden Sie in Kapitel 3)Umfang des vorgeschlagenen Projekts (mehr dazu in Kapitel 4)

 SituationsanalyseBeschreibung der Ziele, Strategien und VorgabenErläuterung der grundlegenden Ursachen eines Problems beziehungsweise der Faktoren, die günstige Gelegenheiten schaffenVergleich zwischen den aktuellen und den gewünschten Zahlen des UnternehmensErmittlung aller mit dem Projekt verbundener Risiken (mehr dazu in Kapitel 9)Klärung der Frage, welche Faktoren ausschlaggebend für den Erfolg des Projekts sindAufstellung aller Entscheidungskriterien, die für beziehungsweise gegen unterschiedliche Möglichkeiten zur Bewältigung der gegebenen Situation sprechen

 Besprechung der ratsamen Vorgehensweise bei dem vorgeschlagenen Projekt

Sofern erforderlich, kann natürlich auch eine formelle Bedarfsanalyse, die auch als Lückenanalyse bezeichnet wird, durchgeführt werden, um zu klären, welche Anforderungen hinsichtlich des geplanten Projekts bestehen. Zudem wird damit festgelegt, welche operativen Maßnahmen ein Unternehmen ergreifen muss, um einen Schlussstrich unter die jetzige Situation zu ziehen und sich künftigen Zielen zu nähern. Eine solche Bedarfsanalyse umfasst die folgenden Elemente:

 Definition aller Aspekte betrieblicher Abläufe, um die es geht, und aller Maßnahmen, die zur Leistungsbewertung des entsprechenden Unternehmensbereichs ergriffen werden

 Bestimmung der aktuellen Werte der im ersten Schritt ausgewählten Maßnahmen (dies definiert die aktuelle Situation)

 Festlegung der Werte der künftig eingesetzten Maßnahmen

 Identifizierung der Lücken, die zwischen dem, »was ist«, und dem, »was in der Zukunft sein soll«, vorhanden sind und geschlossen werden müssen.

 Jetzt ist es an der Zeit, die Maßnahmen festzulegen, um die erwünschte künftige Situation für das Unternehmen zu erreichen.

Es liegt im Interesse des Unternehmens, nur Projekte zu finanzieren, die im Erfolgsfall den größten Nutzen bieten und bei denen die Wahrscheinlichkeit am höchsten ist, dass sie erfolgreich abgeschlossen werden können. Deshalb empfiehlt es sich, wenn der Business Case folgende Punkte enthält:

 detaillierte Beschreibung, was mit dem Projekt erreicht werden soll

 Erläuterung, welche Ergebnisse des Projekts sich auf die Missionen, Ziele und operativen Pläne des Unternehmens auswirken

 Nennung anderer Projekte, bei denen es um dieselben oder ähnliche Problemstellungen geht oder ging und die entweder bereits abgeschlossen, am Laufen, geplant oder vorgeschlagen sind – samt ausführlicher Erläuterung, weshalb dieses Projekt von größerem Nutzen wäre und weshalb die Chancen höher sind, es erfolgreich abschließen zu können.

Der Business Case sollte von jemandem vorbereitet werden, der nicht selbst an dem Projekt beteiligt ist. Gut geeignet sind zum Beispiel Bereichsleiter des Geschäftsbereichs, der am meisten von den Ergebnissen des Projekts profitiert. Der Initiator oder Sponsor des Projekts sollte in der Hierarchie des Unternehmens so weit oben angesiedelt sein, dass er die erforderlichen Gelder bewilligen und Mitarbeiter dafür abstellen kann.

Sollten Sie mit dem Gedanken spielen, ein bestimmtes Projekt beantragen zu wollen, müssen Sie die in Ihrem Unternehmen dafür geltenden Verfahren oder Prozesse kennen. Insbesondere sollten Sie an folgende Fragen denken:

 Wann muss Ihr Antrag welchen Stellen vorliegen?

 Was muss Ihr Antrag enthalten und/oder welchen formalen Anforderungen muss er genügen?

 Welche Kriterien (und Gewichtungen) gelten für eine Genehmigung Ihres Projekts?