Читать книгу Автоматизация адаптации и обучения персонала - Виктория Сиротенко - Страница 4

От того как пройдет адаптация, зависит насколько быстро новичок вольется в работу, станет ли он частью коллектива. Во время массового найма и обучения сложно уделить должное внимание каждому сотруднику. Это может привести компанию к огромным потерям, как финансовым, так и потери ценных кадров. Чтобы этого избежать, стоит задуматься о том, как можно оптимизировать данные процессы.

Мы поговорим о том, что собой представляет автоматизация, какие преимущества она даёт и как с ее помощью можно улучшить процесс адаптации и обучения сотрудников.

Трудности обучения, с которыми наиболее часто сталкиваются HR-менеджеры:

1. Отсутствие эффективных методов оценки компетенций и знаний сотрудников.

2. Непонимание исходящих целей обучения.

3. Сложность в обучении большого количества территориально распределенных сотрудников.

4. Несоответствие возможностей выбранных методов поставленным целям и задачам.

5. Трудность оценки эффективности обучения.

6. Неэффективность системы контроля знаний.

7. Несвоевременное реагирование на низкую эффективность обучения.

8. Несогласованность подразделений, задействованных в обучении.

9. Отсутствие реализации решений по итогам проведенного обучения.

Данных проблем можно избежать благодаря комплексной автоматизации процессов обучения.

Что представляет собой автоматизация адаптации и обучения?

• Автоматическое назначение заданий;

• Для каждого задания устанавливаются сроки выполнения;

• Гибкое управление обучением;

• Автоматическая отправка уведомлений и напоминаний;

• Автоматическое формирование групп обучения – по должности, региону, подразделению, метке и т.д.;

• Организация обратной связи;

• Все инструменты и учебные материалы в одном месте;

• Выгрузка аналитики и автоматическое формирование отчётов;

• Организация контроля знаний;

• Возможность просматривать и контролировать обучение своих подчиненных.

Без автоматизации HR-менеджер вручную:

• составляет и назначает учебные задания для каждого сотрудника;

• самостоятельно отслеживает сроки прохождения адаптации;

• отправляет письма и напоминания;

• проводит аттестацию и проверяет результаты;

• составляет отчёты и отслеживает успеваемость каждого сотрудника отдельно;

• назначает повторное обучение.

Что поможет решить автоматизация:

• Снизить текучку кадров за счёт оптимизации процесса адаптации;

• Сократить сроки адаптации новых сотрудников;

• Уменьшить расходы на адаптацию и обучение;

• Систематизировать процесс адаптации и обучения;

• Обеспечить постоянную коммуникацию и обмен знаниями;

• Контролировать и совершенствовать процесс обучения сотрудников;

• Настроить аналитику и отчётность;

• Облегчить процесс аттестации;

• Снизить нагрузку на HR-специалистов, линейных руководителей и наставников.

Преимущества автоматизации:

1. Гибкое управление обучением

С помощью автоматизации можно гибко управлять обучением сотрудников. Формировать любой учебный контент – тесты, опросы, учебные курсы, программы, чек-листы и прочее. Автоматизировать назначение заданий, ограничивать сроки выполнения, а также отслеживать успеваемость сотрудников.

Автоматизация обучения позволяет учиться «на ходу» без привязки к месту. Сотрудники смогут поддерживать собственный темп обучения и выполнять задания, когда им удобно – в свободное время дома, или находясь в пробке по дороге на работу.

2. Персонализация процесса адаптации и обучения

С помощью автоматизации можно легко персонализировать процесс онбординга и обучения сотрудников. Разработать индивидуальные планы развития под каждую должность. Например, составить программу обучения для менеджеров по продажам, работников call-центра, фармацевтов, администраторов и пр.

3. Экономия времени и затрат

С помощью автоматизации обучения можно одновременно обучать территориально распределенных сотрудников. Это позволяет избежать лишних затрат на аренду, проезд, командировку и прочих расходов, возникающих при очном обучении. Также, это сокращение времени тренера. Нет нужды проводить одно и то же занятие несколько раз – достаточно один раз записать видео лекции или разработать электронный курс.

4. Автоматизация уведомлений

Автоматизация информирования поможет сэкономить время HR-специалиста. Вместо того чтобы отправлять уведомления вручную каждому сотруднику, можно настроить автоматизированную рассылку, которая будет отправлять новичкам ссылки на различные документы. Например, на первой неделе адаптации – документы по политике компании, описание структуры и истории, на второй – материалы по продукту компании, стандартам, технологиям и т. п.

5. Электронная База знаний компании

База знаний помогает сформировать единое информационное пространство компании. Это хранилище, в котором будет собираться вся необходимая информация – регламенты, нормативные документы, учебные материалы или другая важная информация. Также в Базе знаний можно хранить материалы, которые понадобятся сотруднику при общении с клиентами: чек-листы, инструкции, скрипты, отчёты, договора и т. д. Все материалы будут под рукой. Каждый сотрудник сможет быстро найти необходимую информацию и решение.

6. Автоматизация аналитики и отчётности

С помощью автоматизированной аналитики и отчётности, можно легко анализировать результаты обучения тысячи сотрудников – собирать важные данные об их активности, просматривать историю обучения, контролировать результаты, а также качество учебного контента. Инструменты аналитики помогут изучить эффективность новых методов адаптации и реакцию сотрудников на них. Определить, какие моменты можно улучшить, а какие не требуют доработок.

7. Упрощение проведения аттестации и оценки персонала

Автоматизация обучения позволяет упростить процесс проведения аттестации и оценки персонала. Тем самым, экономить время HR-специалисту и линейным руководителям. Любые виды опросов и тестов можно легко структурировать и перенести в онлайн с помощью систем дистанционного обучения. Также исчезает необходимость ручной проверки результатов – система всё подсчитывает сама. Результаты будут собраны в одном месте, что удобно для отслеживания динамики и автоматического формирования отчётов.

Компании тратят много ресурсов на поиск лучших талантов и на то, чтобы их обучить. Поэтому очень важно организовать всё так, чтобы сотрудники остались в компании, работали в ней долго и продуктивно. Автоматизация адаптации и обучения поможет не только облегчить работу HR-менеджеров и руководителей, но и выстроить эффективное взаимодействие с сотрудниками, наладить обратную связь, проконтролировать внутренние процессы.