Читать книгу Автоматизация адаптации и обучения персонала - Виктория Сиротенко - Страница 9

Наполнение LMS-системы и создание курсов самое трудоемкое и кропотливое во всем процессе. Наполнением LMS-системы в части общей информации занимается HR-менеджер или менеджер по обучению персонала. Обычно, это:

• Списки учеников;

• Списки учителей;

• Группы учеников;

• Оформление интерфейса;

• Инструкция по подключение сотрудника к СДО и т. п.

Задачу по наполнению LMS-системы в части самих курсов получает специалист по обучению, внутренние тренера компании или координаторы программ развития.

Они разрабатывают материалы, структурируют их в системе, поддерживают материалы в актуальном состоянии, проводят анкетирование персонала, входящее и исходящее тестирование, ведут статистику, готовят отчёты с выводами и рекомендациями.

Хочу отметить, что для реализации и проекта по автоматизации системы адаптации или обучения персонала, назначается один ответственный – Руководитель проекта.

Кроме того, вы можете привлечь к разработке материалов курса ваших сотрудников. Наверняка, у вас найдется несколько сотрудников, которые всегда успешно подготавливают новых сотрудников к самостоятельной работе. Воспользуйтесь их опытом и компетенциями. Пригласите их принять участие в вашем проекте, продумайте и составьте темы, которые они могут осветить.

Чаще всего для ускорения процесса разработки создают проектные группы.

Состав проектной группы:

где,

HRD – владелец процесса, заказчик.

Руководитель проекта – координатор, организатор и контролер реализации проекта, разбирается в теме, ставит и контролирует выполнение задач, организовывает процесс реализации на всех этапах. Планирует проект.

HR-менеджер – оказывает общую помощь в проекте в рамках своих компетенций. Может помогать с наполнением LMS-системы в части общей информации.

Менеджер по обучению, тренер – разрабатывает программу учебного курса, учебные материалы, вспомогательные уроки, тесты, кейсы и домашние задания. Всё это структурирует в LMS-системе, обновляет материалы, если они устарели, проводит анкетирование персонала, входящее и исходящее тестирование, ведет статистику, готовит отчёты с выводами и рекомендациями.

Ментор – может принимать участие в разработке учебных материалов, а может просто проводить обучающие мероприятия. Не все эксперты по направлениям могут быть тренерами и менторами, поэтому вам это нужно учитывать. Ментор полностью может вести ученика от старта до финиша по программе обучения, проверять домашние задания, давать обратную связь по вопросам и помогать с подготовкой курсового проекта.

Эксперты по направлениям – это практики, держатели основных бизнес-процессов, наставники и тренера технических/практических навыков. Эксперты помогают готовить учебные материалы, разрабатывать тесты и задания для проверки знаний, проводят практические занятия с учащимися. Практические занятия могут быть как онлайн, так и офлайн.

Маркетолог (для крупных проектов) – его задача создавать интерес к проекту среди сотрудников компании. Он занимается внутренним PR, готовит различные информационные месседжи в информационные каналы компании, собирает статистику реакций, анализирует обратную связь.

Дизайнер – готовит дизайн для упаковки курсов, формы сертификатов, формы документов и т. п. Если нет возможности привлекать дизайнера, Canva и Crello вам в помощь.

IT-специалист – привлекается для решения технических вопросов при подключении и настройки интеграций, которые вам нужны. Помогает интегрировать LMS-систему в общую IT-инфраструктуру компании. Чаще всего, этот же специалист остается в качестве дальнейшей технической поддержки СДО.

Алгоритм автоматизации системы обучения:

1. Формирование проектной группы.

2. Формирование списка требований к системе.

3. Выбор решения. Тестирование демо-версии.

4. Настройка и интеграция.

5. Формирование списка обучающих программ.

6. Подготовка программы курса (ов).

7. Подготовка обучающих материалов по программе, тестов, заданий.

8. Наполнение LMS-системы (общие организационные вопросы).

9. Наполнение курсов учебными материалами, тестами, заданиями.

10. Тестирование системы.

11. Запуск системы.

А где же про адаптацию?

Для адаптации новых сотрудников также используется LMS-система. Однако, для этой категории сотрудников, создаётся отдельная программа и курс. Эта программа может быть самостоятельным элементом или же входить в состав комплексной системы развития сотрудника.

Продумайте момент предоставления доступов новичку к необходимым материалам, которые помогут ему быстрее освоиться, изучить правила и стандарты компании, изучить вводную информацию о должности, её целях и задачах, её месте в общей организационной структуре компании и т. д. Побеспокойтесь, чтобы новый сотрудник получил подробную инструкцию об использовании всех ресурсов компании, в т.ч. и ресурсом с базой знаний. Это важно. Убедитесь, что он разобрался.

Что касается наполнения блока для адаптации, то здесь всё индивидуально для каждой компании.

Я рекомендую включать:

1. Корпоративный кодекс или Справочник сотрудника.

2. Положение о подразделении, должностную инструкцию.

3. Положение о системе мотивации и порядок начисления, выдачи заработной платы.

4. Кадровые политики: порядок предоставления отпусков, отгулов, порядок увольнения.

5. Порядок аттестации и критерии пересмотра заработной платы.

6. Правила подачи служебных записок и обращений.

7. Другие административные регламенты компании, в зависимости от специфики должности.

8. Материалы техники безопасности, охраны труда, пожарной безопасности.

9. Инструкции (в т.ч. видео) по работе с оборудованием, техническими линиями и пр.

10. Основы производственных / технологических процессов.

11. Материалы для изучения ассортимента товаров/услуг компании.

12. Материалы по основным бизнес-процессам компании, которые понадобятся с первых дней работы, например, стандарты работы, правила мерчендайзинга или правила согласования коммерческих договоров.

Повторюсь, что у каждой компании набор знаний для новичка абсолютно разный. Сам процесс наполнения LMS-системы для подготовки новых сотрудников, ничем не отличается от её наполнения для обучения действующих сотрудников.