Читать книгу Автоматизация адаптации и обучения персонала - Виктория Сиротенко - Страница 5

Чтобы не допустить неудач во время внедрения автоматизации, важно разработать детальный план действий – определить цель обучения, и уже отталкиваясь от нее, сформировать целевую аудиторию и заняться разработкой учебного контента.

Давайте детальнее разберем каждый пункт плана подготовки к внедрению автоматизации адаптации и обучения персонала.

Для чего нужна автоматизация обучения

Автоматизация помогает оптимизировать и систематизировать процесс обучения сотрудников. Уменьшить расходы, сократить сроки адаптации и снизить нагрузку на тренеров и наставников. С автоматизацией пропадает часть рутинных задач – начиная от назначения заданий и заканчивая проверкой результатов.

Что необходимо подготовить:

1. Определить цели и задачи

Для начала, определитесь с целями и задачами – важно понимать какие задачи должна решить автоматизация.

ШАГ 1. Проанализируйте слабые места и проблемы, которые обычно возникали во время обучения. Для полной ясности картины, проведите опрос среди сотрудников и руководителей.

ШАГ 2. Сформулируйте цели и задачи обучения. Советую, использовать метод постановки целей по технологии SMART.

ШАГ 3. Оцените, действительно ли автоматизация поможет решить, поставленные задачи.

ШАГ 4. Составьте долгосрочный план действий. Разбейте пункты на подзадачи и распределите их по кварталам и месяцам.

2. Выбрать программное обеспечение для организации обучения

Подберите программное обеспечение, которое будет решать ваши задачи – инструмент для разработки электронного обучения. В зависимости от ваших требований, это могут быть – системы дистанционного обучения (СДО, LMS), платформы для персонализированного обучения (LXP), чат-боты, вебинарные платформы, CRM-системы и прочее.

3. Составить план запуска и сформировать бюджет

После выбора инструмента автоматизации обучения, просчитайте бюджет и составьте план запуска. В бюджете пропишите такие пункты:

• стоимость самой платформы;

• если компания планирует покупать контент у подрядчиков – стоимость разработки электронных курсов;

• стоимость поддержки и обслуживания;

• стоимость доработок, если они понадобятся;

• зарплату для команды разработчиков, тренеров, администраторов и пр.

4. Сформировать целевую аудиторию – кого будем учить и тех, кто будет отвечать за обучение

Проанализируйте целевую аудиторию – ее потребности, опыт, мотивацию и интересы. Чем больше вы ее знаете, тем лучше сможете сформировать эффективную программу обучения. Обратите внимание на такую информацию:

• Уровень опыта. Это опытные сотрудники или новички? Есть ли у них опыт работы с каким-либо материалом, который вы будете предоставлять? Если ваша аудитория – это опытные сотрудники с хорошей базой знаний – можно пропустить некоторые основные концепции, и углубится в самые сложные темы или сократить обучение.

• Технические навыки. Насколько технологичны ваши сотрудники? Требуется ли им специальная подготовка для доступа к курсу?

• Устройства и связь. Как вашей аудитории будет комфортней учиться – с помощью компьютера, телефона или планшета?

5. Составить учебный план и подготовить контент

Составьте план обучения ваших сотрудников, и подберите нужный контент. Выберите форму подачи учебного материала – видеоуроки, электронные курсы, презентации, тесты, подкасты и пр. Адаптируйте под нее контент.

6. Продумать критерии, по которым можно будет оценить, успешность внедрения

Продумайте метрики оценки эффективности внедрения проекта автоматизации. Метрики всегда связаны с целями обучения. Например,

• срок адаптации новичков сократился до 2 недель;

• затраты на обучение уменьшились на 10%;

• текучка кадров уменьшилась на 15%;

• за счёт регулярного обучения продавцов, выручка от продаж выросла на 20%.

7. Провести пробный запуск. Собрать обратную связь.

Перед внедрением электронного обучения, важно провести пилотный запуск. Это поможет выявить недочеты, и исправить их перед глобальным запуском. Для оценки соберите фокус-группу из наиболее лояльных сотрудников. Для сбора обратной связи используйте опросы или анкеты.

8. Оценить результаты и начать с поэтапного внедрения

После того как вы получили список замечаний от фокус-группы, исправьте все ошибки и начинайте поэтапное внедрение. Сначала внедрите электронное обучение в отделы, где больше всего желающих и заинтересованных. Начните с добровольного обучения. Когда вы убедитесь в успешности проекта – можно полностью завершить внедрение системы.

9. Составить график регулярных замеров показателей эффективности внедрения

Важно не забывать о регулярном анализе результатов после внедрения автоматизации адаптации и обучения персонала:

• Регулярно собирайте отзывы сотрудников;

• Проводите регулярные срезы знаний;

• Следите за прогрессом достижения целей – как было /как стало;

• Отслеживайте успехи сотрудников и показатели их работы;

• Не забывайте проверять актуальность учебного контента и регулярно обновлять его.

Для эффективного запуска проекта автоматизации, важно обеспечить надлежащую подготовку на каждом этапе, постараться учесть все форс-мажоры и риски.