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Drei Stufen

Der Planungsprozess durchläuft grob diese drei Stufen:

1. Setzen von Zielen (Ziel der Planung)

2. Festlegen von Maßnahmen (Planen und Entscheiden)

3. Kontrolle des Erreichten im Hinblick auf die Zielsetzung

Ablauf des Planungsprozesses

Erfolg kontrollieren

Dabei ist die letzte Stufe (Kontrolle) nicht so unmittelbar einleuchtend wie die beiden ersten. Machen wir uns deshalb klar: Die Maßnahmen müssen auf das Ziel ausgerichtet sein. Bei der Verfolgung unseres Plans müssen wir daher ständig prüfen, ob wir mit den ergriffenen Maßnahmen das Ziel auch tatsächlich erreichen. Nur so können wir bei Abweichungen vom Kurs steuernd eingreifen. Diese letzte Stufe ist also zur Sicherstellung der Zielerreichung unerlässlich.

Stufe 1: Setzen von Zielen

Richtung abstecken

Planung dient dem Erreichen eines Zieles. Darum muss man sich zunächst einmal klarmachen, was man überhaupt erreichen will. Dieser Punkt ist entscheidend für die gesamte Planung. Alle weiteren Planungsaktivitäten orientieren sich daran. Für diese Planungsstufe gilt im Prinzip das, was man unter Orientierung versteht, nämlich Abstecken der Richtung, um Fehlanalysen und ihnen folgende Blindleistung zu vermeiden.

Bei der Festlegung von Planungszielen ist zu beachten:

1. Planungsziele müssen exakt und eindeutig formuliert sein.

2. Die Ziele müssen realistisch sein.

Ergänzende und vertiefende Informationen zum Thema „Zielmanagement“ finden Sie im Kapitel A 6 des zweiten Bandes dieser Buchreihe (Methodenkoffer Arbeitsorganisation).

Stufe 2: Festlegen von Maßnahmen

Nachdem Sie Ihr Ziel festgelegt haben, fragen Sie sich: Wie kann ich es erreichen? Das Festlegen der Maßnahmen vollzieht sich in mehreren Schritten:

Situation analysieren

1. Die Maßnahmen, die man ergreifen will, müssen sich an der Situation orientieren, in der man sich befindet und künftig befinden wird. Das gilt sowohl intern für die Situation im eigenen Unternehmen als auch extern für das Umfeld des Unternehmens (Markt, Konkurrenz usw.). Diese Situation muss analysiert bzw. prognostiziert werden. Erst danach kann man Aktionen planen.

Alternativen auflisten

2. In jeder komplexen Situation sind mehrere Maßnahmen denkbar und möglich. Hierüber sollte man sich einen Überblick verschaffen. Zunächst einmal werden vorurteilslos alle möglichen Maßnahmen aufgelistet und damit der Handlungsspielraum abgesteckt. Solche Planalternativen sollten systematisch entwickelt werden, um möglichst nichts Wesentliches zu übersehen.

Alternativen bewerten

3. Danach werden die Alternativen bewertet. Man muss sich fragen, welche Vor- und Nachteile mit jeder einzelnen Alternative verbunden sind. Wie groß ist zum Beispiel die Wahrscheinlichkeit, mit den geplanten Maßnahmen tatsächlich die gesetzten Ziele zu erreichen? Welcher Aufwand steckt hinter den einzelnen Maßnahmen? Vertragen sich diese Maßnahmen mit anderen Plänen, oder führen sie zu Schwierigkeiten in anderen Bereichen?

Beste Alternative auswählen

4. Schließlich ist von den Alternativen die beste auszuwählen. Normalerweise wird man jetzt auch erst mit der Feinplanung beginnen. Da dieser Schritt mit viel Arbeit verbunden ist, wäre es nicht sinnvoll, schon in einer früheren Stufe, in der man sich noch nicht für eine der entwickelten Alternativen entschieden hat, damit anzufangen.

Ergänzende und vertiefende Informationen hierzu finden Sie im Kapitel A 8 „Entscheidungstechnik“ des zweiten Bandes dieser Buchreihe (Methodenkoffer Arbeitsorganisation) sowie im Kapitel F 6 „Kepner-Tregoe-Methode“ in diesem Band.

Stufe 3: Abweichungskontrolle und Plankorrektur

Plan überwachen

Mit der Planerstellung und mit der mehr oder minder genauen Ausführung ist die Planung nicht abgeschlossen. Planung muss überwacht und korrigiert werden. Zu starres Festhalten am Plan kann genauso falsch sein wie planloses Vorgehen. Andererseits zwingt aber nicht jede kleine Abweichung schon zur Plankorrektur. Eine völlige Deckung zwischen Soll und Ist lässt sich schwer erreichen.

Toleranzgrenzen im Blick haben

Man muss sich also überlegen, welche Abweichungen hinnehmbar sind. Erst wenn der Soll-Ist-Vergleich die vorgegebene Toleranz überschreitet, sind die Abweichungen zu analysieren, um Ansatzpunkte für Korrekturmaßnahmen zu finden.

Ergänzende und vertiefende Informationen zum Thema Kontrolle finden Sie im Teil „Managementfunktion Kontrolle“ dieses Buches.