Читать книгу GABALs großer Methodenkoffer - Walter Simon - Страница 39

Ursprung

Die ABC-Analyse wurde erstmals von der Firma General Electric angewendet und 1951 von H. Ford Dickie in einem Artikel öffentlichkeitswirksam beschrieben. Ursprünglich wurde sie eingesetzt, um die umsatzstärksten Produkte im Produktionsprogramm des Unternehmens zu ermitteln. Sie eignet sich aber auch für viele andere Aufgaben, zum Beispiel für die Lagerplanung (Ermittlung häufiger Zugriffszonen im Lager) oder die Qualitätssicherung (Erkennen häufigster Fehlerursachen und deren Beseitigung).

Vielfältig angewendet

Heute findet die ABC-Analyse aufgrund ihrer einfachen Anwendbarkeit und der Unabhängigkeit des zu untersuchenden Gegenstandes in vielen verschiedenen Gebieten Anwendung. So wird sie auch als persönliche Arbeitsmethodik zum Setzen von Prioritäten bei der Erledigung von Aufgaben im Berufs- und Privatleben genutzt. Daran orientiert sich das folgende Anwendungsbeispiel.

Konstante Verhältnisse

Die ABC-Analyse im Kontext persönlicher Arbeitsmethodik basiert auf der Erfahrung, dass die Anteile der wichtigen und weniger wichtigen Sachverhalte (zum Beispiel Aufgaben, Kunden oder Produkte) an der Gesamtmenge aller Sachverhalte im Allgemeinen jeweils in etwa konstant sind. So kann man zum Beispiel Arbeitsaufgaben oder Kundengruppen gemäß ihrer Wichtigkeit für das Erreichen eines Ziels in drei Klassen einteilen:

Gruppe A: die wichtigsten Sachverhalte

Gruppe B: die wichtigen Sachverhalt

Gruppe C: die weniger wichtigen bzw. unwichtigen Sachverhalte

Am Wert orientieren

Die Zuweisung eines Zeitbudgets zur Erledigung von Aufgaben oder zur Akquisition von Kunden sollte sich an der Bedeutung und dem Wert orientieren, nicht aber am prozentualen Anteil an der Menge aller Aufgaben bzw. Kunden. Die ABC-Analyse dient dazu, die Zuweisung von Zeit zu den Aufgaben zu optimieren.

Wichtigkeit und Menge von Tätigkeiten

In der Literatur zum Thema „Zeitmanagement“ werden oft die folgenden Zahlen zugrunde gelegt, allerdings ohne die Quelle zu spezifizieren:

Wichtigste Aufgaben (Kategorie A) machen etwa 65 Prozent des Wertes, trotzdem aber nur ungefähr 15 Prozent der Menge aller Tätigkeiten aus.

Durchschnittlich wichtige Aufgaben (Kategorie B) machen etwa 20 Prozent des Wertes sowie 20 Prozent der Menge aus.

Weniger bzw. unwichtige Aufgaben (Kategorie C) machen dagegen einen Anteil von etwa 65 Prozent der Menge der Tätigkeiten aus, haben aber einen wertmäßigen Anteil von nur ungefähr 15 Prozent.

Weitere Aspekte

Im Berufsleben können außer der Wichtigkeit je nach Position weitere Aspekte berücksichtigt werden:

A-Aufgaben – sehr wichtig, nicht delegierbar

B-Aufgaben – wichtig, delegierbar

C-Aufgaben – Routine-Tätigkeiten: delegieren, reduzieren, eliminieren

Ergänzende und vertiefende Informationen zum Thema „Zeitmanagement“ finden Sie im Kapitel A 7 im zweiten Band dieser Buchreihe (Methodenkoffer Arbeitsorganisation).

Die Verteilung von Wert und Anteil der Aufgaben kann grafisch so dargestellt werden:

Wert und Zeitaufwand

Aktivitäten priorisieren

Um wertvolle Zeit nicht mit nebensächlichen Aufgaben oder unbedeutenden Dingen zu vergeuden, gilt es, den geplanten Aktivitäten eine eindeutige Priorität zu verleihen. Das kann so aussehen, wie in den folgenden sieben Schritten skizziert:

Schritt 1

Liste erstellen

Zuerst wird eine Liste mit allen anstehenden Aufgaben oder Kunden für einen gewissen Zeitraum – beispielsweise eine Woche oder ein Tag – erstellt. Dazu kann das folgende Formular verwendet werden, das dann auch in den weiteren Arbeitsschritten genutzt wird.

Aufgabenliste

Schritt 2

Nach Wichtigkeit ordnen

Nun werden die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit geordnet. Der Wert der jeweiligen Aufgabe für den Planer gibt die Reihenfolge vor. Dabei sollte zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit klar unterschieden werden. Dringlichkeit hat meist nichts mit dem Wert, der Wichtigkeit oder der Bedeutung einer Aufgabe zu tun.

Schritt 3

Zeitaufwand schätzen

Wurden die anstehenden Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit geordnet, wird nun der erwartete Zeitaufwand geschätzt.

Schritt 4

Aufgaben in Klassen aufteilen

Ausgehend vom Wert erfolgt jetzt die Klassifizierung nach A-, Bund C-Aufgaben:

A-Aufgaben sind sehr wichtig. Sie sind für den größten Teil des Erfolges eines Projektes verantwortlich und können nicht delegiert werden.

B-Aufgaben sind wichtig und delegierbar.

C-Aufgaben sind weniger wichtig bzw. unwichtig und in jedem Fall delegierbar.

Schritt 5

Zeitbedarf prüfen

In diesem Schritt wird geprüft, ob der geschätzte Zeitbedarf aus Arbeitsschritt 3 der Bedeutung der Aufgaben entspricht. Die sehr wichtigen A-Aufgaben sollten mit Blick auf das Zeitbudget bevorzugt behandelt werden.

Schritt 6

Wenn der geschätzte Zeitbedarf nicht der Bedeutung der Aufgaben entspricht, besteht hier die Möglichkeit einer Modifizierung.

Schritt 7

Delegieren möglich?

In diesem Schritt ist zu prüfen, welche der B- und C-Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren sind. Es ist aber auch zu beachten, dass es sich bei den C-Aufgaben nicht um grundsätzlich entbehrliche Aufgaben handelt, sondern dass neben den A- und B-Aufgaben auch eine Vielzahl von (weniger) wichtigen Vor-, Nach- und Routinearbeiten nötig sind, die ebenfalls getan werden müssen.

Durch das Festlegen von Prioritäten mittels der ABC-Analyse werden die anstehenden Aufgaben in eine ausgewogene Relation und Rangordnung gebracht, die der Bedeutung und dem Wert der einzelnen Aufgaben für das Erreichen eines Ziels entspricht.

Praxistipp

Es hat sich in der Praxis der ABC-Analyse bewährt, wenn pro Arbeitstag nur eine bis zwei A-Aufgaben sowie zwei bis drei B-Aufgaben eingeplant werden. Die verbleibende Zeit wird den C-Aufgaben gewidmet.

Die Entscheidung über Prioritäten ist eine sehr individuelle Angelegenheit. Daher wird es selten ein objektives Ergebnis geben. Wichtig ist vor allem, dass überhaupt Prioritäten gesetzt werden und die Entscheidung darüber möglichst auf Fakten gestützt wird.