Читать книгу Дипломатиялық құжаттама. Оқу құралы - Амангелді Әліпбаев - Страница 4

Кез келген дипломатиялық құжаттың мазмұны мен нысаны өте маңызды. Осыған байланысты дипломатиялық құжаттарды ресімдеуде оның орындалуы мұқияттылықты талап етеді. Дипломатиялық құжаттарды әзірлеу барысында көптеген жайттарды ескерген дұрыс. Құжаттарды қалай ресімдеу керектігін, қандай дәйектемелерді ұстану қажеттілігін ең алдымен дипломатиялық қызмет шешеді. Дегенмен, әрқашан да серіктестердің негіздеген дәйектемелерін ескере білген жөн. Сол себепті дипломатиялық құжаттарды дайындау жоғары кәсіби біліктілік пен дипломатиялық тәжірибені талап етеді. Дипломатиялық хат алмасу да жалпы дипломатиялық үрдіс тәрізді ұзақ даму жолынан өтті. Соның негізінде бүгінгі күні дипломатиялық құжаттар шет тілдерде, сондай-ақ орыс тілінде өзіндік бір қалыптасқан тәртіпке сүйенсе, қазақ тілінде халықаралық деңгейдегі ресми хат алмасудың үлгісі енді ғана қалыптасу үстінде. Бұл өз кезегінде бірқатар қиыншылықтар туғызады. Сол себепті еліміздің халықаралық қатынастар саласындағы мамандары қазақ тіліндегі дипломатиялық құжаттарды ресімдеуді жетілдіруге шын ниетпен талаптанса қазақ тіліндегі құжаттар да әлемге әйгілі болары анық.

Өйткені мемлекеттің дипломатиялық қызметінің бір түрі ретінде дипломатиялық құжаттар елдің әлеуметтік-экономикалық құрылымына, тіліне, мәдениетіне тән ерекшеліктерін көрсетеді. Бірақ барлық өзіндік ерекшеліктерімен қоса, әр ғасырдағы дипломатиялық құжаттарға қашан да айрықша талаптар қойылған, қойылып келеді де. Мысалы ежелгі дәуірде дипломатиялық құжаттар бір елдің билеушісінен екінші мемлекеттің патшасына арналғандығынан немесе оның атынан өкілетті тұлғаның қол қоюынан емес. Егеменді мемлекеттердің басшылары құжаттарға берік болуға серт берген. Белгіленген міндеттемелерден бас тарту беделді жоғалтып, сенімділіктен айырылуға әкеліп, өз кезегінде мемлекет үшін өте қолайсыз жағдай туғызуы мүмкін.

Барлық дипломатиялық құжаттар ресми болғандықтан, құжат түрін таңдауға аса зор көңіл бөлінген: ол нақтылы жағдайға сай болуға тиіс. Осыған орай ең бастысы құжаттың мазмұнын негізге алып, дипломатиялық хат алмасу әдіс-тәсілдерін жақсы меңгеріп, құжат бағытталған мемлекеттің салт-дәстүрін ескерген өте орынды болады. Дипломатиялық құжат вербальді нота түрінде келген болса, оған жауапты да вербальді нота түрінде, ал жеке нотаға – жеке нота түрінде жауап берген дұрыс. Егер жеке нотаға вербальді нотамен жауап жазу сыйламағандықтың, немқұрайдылықтың белгісі болады, сондай-ақ жеке қол қойған хатқа аты-тегіңізді техникалық құралдың көмегімен жазып жауап беру де әдептілікке жатпайды. Қабылданған дипломатиялық құжат жауап беруді талап етеді. Жауаптың болмауы да қандай да бір сипаттағы жауап болып танылады. Мұндай түрде жауап беру тәсілі айрықша жағдайда қолданылуы мүмкін.

Жеке тұлғаларға арналған ресми құжаттар қаратпа сөзбен басталады. Құжат арналған тұлғаның лауазымын және оның тегі мен аты-жөнін нақтылы жаза білу маңыздылығы жағынан құжаттың мазмұнынан кем емес. Қандай да бір қателікке жол берілмеуі тиіс. Хат алмасудағы дәстүрлі ережелер мен өлшемдерді қатаң сақтай отырып дипломатиялық протокол осы қағидаларды мұқият бақылау барысында шет мемлекеттер тарапынан да ағаттықтың кетпеуін қадағалап, мемлекеттің абыройын қорғауға тырысады. Саяси жағдайларға байланысты құжаттардың мазмұнында қабылдаушы тарап үшін қолайсыз жағдай айтылғанымен сыпайылық рәсімі сақталуға тиіс.

Ұлттық дәстүрге сай көптеген елдер тегі мен аты-жөнін жазуда өте кінәмшіл келеді. Сол себепті ресми құжаттарда жеке тұлғалардың аты-жөнін жазуға аса зор мұқияттылықпен қараған дұрыс. Әсіресе күрделі есімдер мен тегін жазу барысында сол ұлттың қалыптасқан дәстүріне сай болуы керек, өйткені кейбір ұлттарда аты-жөнін қысқартып жазу әдетке айналса, басқалары оны қаламайды. Кейбір ұлттарда біздің түсінігіміздегі тегі жазылмай тек есімі ғана айтылады да, ресми құжатта кейбір кезде әкесінің аты қосылуы мүмкін. Ал аты-жөнін қысқартып жаза салу ойламаған жерден ыңғайсыз жағдайға қалтыруы мүмкін.

Мысалы, 2008 жылы 1сәуірде Қазақстан Республикасының мемлекет басшысы Кувейт Әмірі Әкімшілігінің басшысы Шейх Насер Сабах Аль-Ахмад Аль-Джабер Аль-Сабахты қабылдады. 2008 жылдың 14 мамырында Қазақстанның Мемлекет басшысы Н.Назарбаев Абу Даби мұрагер ханзадасы Шейх Мұхаммед Бен Заид Аль Нахаянмен кездесті.

Яғни, есімі қайсы, тегі қайсы екендігін айқындау міндеті толығымен дипломатиялық құжатты орындаушы тұлғаға жүктеледі. Ресми құжатты дұрыс жаза білу дегеніміз серіктестердің ар-намысына ешқандай залал келтірмей, ибадаттық, әдептілік көрсете білу. Осы орайда құжаттың жалпы пішіні оның мазмұнының маңыздылығынан кем түспейді. Дипломатия тарихында өзара құрметтілік қағидасының негізі ежелден қалыптасқан. Бүгінгі күні де мемлекет басшыларының атына арналған дипломатиялық құжаттарды дайындауда бірқатар күрделі жағдайға тап болуға болады. Осы мәселеге қатысты А.Ф.Борунков мынандай мысалдар келтіреді: кейбір елдер басшыларының толық аты-жөні мен лауазымын қатесіз жазу үшін беделді дерекке сүйену қажет етеді, яғни кезіндегі Заир мемлекеті басшысының ресми лауазымы: «Жоғары мәртебелі маршал Мобуту Сесе Секо Куку Нгебенду Ва За Банга, Заир Республикасының Президенті, Атқару Кеңесінің Төрағасы, Халықтық қозғалыстың негізін қалаушы-Төрағасы». Ал Бруней-Даруссалам мемлекеті мен үкіметінің басшысына – «Жоғары мәртебелі Сұлтан Сэр Муда Хассанал Болкиах Муиззадин Ваддаулах Сұлтаны және мемлекет Басшысы, Бруней-Даруссаламның Премьер министрі» деп жазу қажет болатын.

Дипломатиялық қызметте жоғары лауазымды тұлғаның аты-жөні, лауазымы өзгерген жағдайда дипломатиялық жолмен ескертіледі.

Дипломатиялық ноталардың кейбіреуі «…хабарлауды мәртебе санаймыз», ал кейбіреуі қарапайым ғана «… хабарлаймыз» деп басталғанымен жәй көзге екеуінде ешқандай айырмашылық жоқ сияқты болып көрінеді. Бірақ, бұл олай емес. Жалпы қабылданған үлгіден ауытқушылық тегіннен тегін жасалынбайды. Мұндай қадамға жан-жақты ойланып, қандай да бір нақтылы негізге сүйене отырып барады. Мысалға, қандай да қарама-қайшылықты жағдайға байланысты қарсылық білдіру құжаттарында да мәтіннің соңында қорытынды құрметтілік белгісін білдірмейді. Жалпы достық қарым-қатынастар кезіндегі дипломатиялық ноталарға мәтіннің басында және соңында құрметтілік білдіру тән. Әлемдегі мемлекеттердің басым көпшілігі осы қағиданы ұстанады. Дегенмен, кейбір мемлекеттер құрметтілік білдіру қағидасын қажет деп таппаса, онда өзара қатынаста басқа елде соған сай әрекет етеді.

Дипломатиялық құжаттардың сыртқы пішіні де мінсіз болуға тиіс. Сол себепті барлық дипломатиялық құжаттар жоғары сапалы қағаздарға жазылады. Құжатты дайындап қойғаннан кейін мәтінінде қате кеткенін анықтаған жағдайда оны тазалауға немесе түзетуге болмайды. Құжатты қайта дайындаған дұрыс. Бұл құжат бағытталатын тараптарға деген құрметтің белгісі. Құжаттар салынатын қорапшалар да сапалы және тиісті үлгіде болады. Мөр белгіленген орынға түзу басылады, құжаттың мәтіні парақ бетіне әдемі терілгені дұрыс. Құжатты дайындауда қағазды таңдауға да үлкен мән беріледі. Қандай қағазға жазылғандығы да өзіндік мәнге ие. Тарихтан білетініміздей, 1915 жылы Жапония Қытайға өзінің «жиырма бір талабы» атты үзілді-кесілді талап қойған болатын. Бұл талаптың шарты қанаушылық сипатта болғандықтан Қытай басшысы Юань Шикай жауап беруді кешіктірді. Бұған шыдамаған жапондық елші «жиырма бір талап» жазылған қағазды жарыққа ұстап қарауға кеңес берген еді. Қағазды жарыққа ұстаған сәтте оның ішінде су белгісі ретінде жапондық әскери кемелердің кескіні айқын көрінген. Мәтінде айтылмаған ойдың қағазда құпия, шартты белгімен көрсетілуі, Қытайды келісімге келуге мәжбүр еткен.

Дипломатиялық хат алмасуда жартылай ресми жеке хаттар бүгінгі күні әлі де кейбір кезде қолмен жазылуы ерекше құрметтілікті, жақын таныстықты білдіреді. Ал басқа дипломатиялық құжаттардың барлығы техникалық мүмкіндіктерді пайдаланып теріледі. Дегенмен, хат иесі жолдау арнаған тұлғаға ерекше қошеметтілікті білдіргісі келсе, онда оған арналған хат басындағы құрметтілік сөздері («Құрметті Елші мырза», «Министр мырза» және т.б.) мен соңындағы тілек сөздерін («Шынайы құрметпен», «Ізгі тілекпен» және т.б.) қолмен жазуына болады, ал басқа жалпы мәтіні техникалық жолмен теріледі.

Сыртқы істер министрлігі дипломатиялық хат алмасуды өзінің мемлекеттік тілінде жүргізеді. Дегенмен, ресми мәтінге оның шет тілдегі аудармасы да қосымша тіркелуі мүмкін. Бұл екінші тарап құжаттың мазмұнымен тез арада танысса деген ниеттен туындайды, сондай-ақ құжаттың мазмұнын тәржімелеу барысында қандай да бір мазмұнына қатысты сәйкессіздікті болдырмау мақсатында жасалады.

Дипломатиялық құжаттарда қолданылатын сөздер өзінің мазмұнына дәлме-дәл келгені жөн. Егер қандай да бір сөзді екі түрлі түсінуге болатын болса, ондай ауыспалы мағынадағы (көпмағыналы) сөздерді мәтінде пайдаланбаған дұрыс. Оның орнына жеткізейін деген ойды нақтылы ашатын сөзді немесе сөз тіркестерін қолданыңыз. Ой бір сөзбен де, бірнеше сөз тіркестерімен де білдірілуі мүмкін. Сондықтан да сөздерді, сөз тіркестерін жан-жақты саралаудан өткізгеннен соң ғана пайдалану керек.

«Дипломатиялық хат алмасу (үлгілер)» атты еңбекте (құрастырушы-автор М.Кәрібай) қазақ тілінде ресми құжаттарды сапалы дайындау үшін сөйлемдердің жазылу үлгісіне қатысты талап-тілектер қарастырылады. Бұл тілек еліміздің халықаралық қатынастар саласындағы мамандары қазақ тілін жетік меңгерсе деген ойдан туындаған. Сонда ғана дипломатиялық құжаттар нақтылы, жинақы, талапқа сай болатындығы белгілі. Осы ретте кітапта берілген бірқатар талап-тілектерді қарастырайық.

Ресми хат алмасу барысында қыстырма сөздерді («осымен», «осы арқылы») орнымен пайдалана білу керек. Бұл сөздер сөйлемді, мәтінді ешбір қосымша мазмұн, мағынамен толықтырмайтын болса оны пайдаланудың ешбір қажеті жоқ (мысалы: Осымен елшіліктің 2008 жылғы есебін жолдаймыз). Сондай-ақ ресми хаттардың соңында «жіберіп отырмыз», «жолдап отырмыз» дейтін сөздерді бір ғана үлгіде қайталай бермей, етістіктің ауыспалы келер шақ түрінде: «жібереміз», «жолдаймыз» немесе «жіберуді орынды санаймыз», «жолдауды жөн санаймыз», «жіберілуде» деп әртүрлі баламасын пайдалануға болады.

Дипломатиялық хат алмасуда грамматикалық пунктуациялық қателіктерді жіберуге болмайтыны қаншалықты маңызды болса, стильдік ерекшелікті қатаң сақтау да соншалықты маңызға ие. Қателік көп жағдайда мәтінді басқа тілден аударған сәтте кең орын алады. Мысал ретінде кітапта екі мәтін жан-жақты сарапталған.

«Ү.ж. 30 қазанда Румыния Президентінің сыртқы саяси мәселелері бойынша кеңесшісі Анка Илиноюдың ҚР Румыниядағы Уақытша Сенімді Өкілі Батыржан Қордабаевпен ҚР Президенті Н.Ә.Назарбаевтың Румыния Президенті Т.Басескуды Румыния Ұлттық күні мерекесімен құттықтау хатын тапсыруға байланысты кездесуі барысында мәлімдегеніндей, Румыния Қазақстан Республикасының Еуропадағы қауіпсіздік және ынтымақтастық ұйымының 2009 жылдағы төрағалығы кандидатурасына ресми қолдау көрсететіні туралы шешім қабылдады».

Біріншіден, бұл үзіндіде бүтіндей бір абзац бір сөйлемнен ғана тұрады, оқуға және түсінуге өте қиын;

екіншіден, алдымен Румыния Президентінің сыртқы саяси мәселелері бойынша кеңесшісінің, одан кейін ҚР Румыниядағы Уақытша Сенімді Өкілінің, одан соң ҚР президентінің және ақырында Румыния президентінің есімдері аталғанына қарап, құжатты оқыған адам мәтіндегі негізгі мазмұнның кім және не туралы екенін бірден түсіне алмайды;

үшіншіден, саяси және дипломатиялық тұрғыдан Қазақстан Республикасы мен басқа бір мемлекет немесе халықаралық ұйымдар арасындағы қарым-қатынастар туралы, сондай-ақ Қазақстан басшылығы мен басқа да бір елдер немесе халықаралық ұйымдардың басшылығы турасында айтылғанда сөйлемді, мәтінді ең алдымен өз елінің атын және мемлекет басшысын алдымен атаған орынды;

төртіншіден, жоғарыдағы сөйлемде стилистік және грамматикалық қателіктер бар: «сыртқы саяси мәселелері бойынша» емес, «сыртқы саясат мәселелері бойынша»; «Т.Басескуды» емес, «Т.Басескуді»; «ұйымның 2009 жылдағы төрағалығы кандидатурасына» емес, «ұйымға 2009 жылы төрағалық (ету) кандидатурасына».

Осы айтылғандарды ескере келіп, бұл сөйлемді төмендегідей жазған дұрыс болар еді:

«ҚР Президенті Н.Ә.Назарбаевтың Румыния Президенті Т.Басескуді Румыния Ұлттық күні мерекесімен құттықтау хатын тапсыру үшін Қазақстанның Уақытша Сенімді Өкілі Батыржан Қордабаев ү.ж. 30 қазанда Румыния Президентінің сыртқы саясат мәселелері бойынша кеңесшісі Анка Илиноюмен кездесті.

Кездесу барысында А.Илиною Қазақстан Республикасының Еуропадағы қауіпсіздік және ынтымақтастық ұйымына 2009 жылы төрағалық кандидатурасына Румыния ресми қолдау көрсететіні туралы шешім қабылдағанын хабарлады».

Құжаттарды басқа тілден аудару кезінде ең алдымен сөздердің сөзбе-сөз баламасын аударуға емес, жүйелі түрде нақтылы мазмұнын беруге көңіл бөлу керек. Сонда ғана жоғарыда келтірілген қателіктер қайталанбайды.

Келесі мәселе сөйлемде ырықты және ырықсыз етісті орынды қолдана білуге назар аудару. Егер сөйлемде айтылатын істі немесе оқиғаны орындаушы субъекті бар болса, ырықты етіс қолданылады. Мысалы: Сыртқы істер министрі Қ.Тоқаевтың Тегеранға сапары барысында Иранда Абай үйін ашу туралы уағдаластыққа қол жетті.

Ал сөйлемдегі істі немесе оқиғаны орындаушы субъекті жоқ болса, ырықсыз етіс қолданылады. Мысалы: Сапар барысында Иранда Абай үйін ашу туралы уағдаластыққа қол жеткізілді.

Сонымен бірге ресми құжаттарды дайындау барысында сөздердің семантикалық мағынасын да ескерген дұрыс, өйткені кейбір сөздер жағымды мағынада қолданылса, кейбірі жағымсыз мағынада қолданылады. Соған орай «іс-әрекет» және «іс-қимыл» сөздеріне көңіл бөлетін болсақ, сөйлемнің мағынасына қарай «іс-әрекет» сөзі жағымсыз, ал «іс-қимыл» сөзі жағымды мағынада жиі қолданылады.

Мысалы: Халықаралық лаңкестердің іс-әрекеттері тұрақты созылмалы сипат алып отырғаны ерекше алаңдатушылық туғызады немесе Қазақстандық дипломаттардың белсенді іс-қимылдары арқасында еліміздің жағымды келбетін қалыптастыруға қол жетті. Осы екі сөйлемде айтылған хабардың мағыналары екі бөлек. Бұл өз кезегінде дипломатиялық қызметте ресми құжаттар дайындауда әр сөздің, сөз тіркесінің орасан зор маңызға ие болатындығын айқындайды.

Дипломатиялық құжаттарды ресімдеуге қатысты Қазақстан Республикасының Сыртқы істер министрлігі шеңберінде нақты ереже бекітілген. Ережеде белгіленген талаптарға қысқаша тоқталатын болсақ:

1. Қазақстан Республикасы Сыртқы істер министрлігінің құжаттары Word for Windows мәтіндік редакторының 3.0 және одан жоғары нұсқасын пайдаланып, Times New Roman Kaz – өлшемі № 14, Times New Roman – өлшемі № 14 шрифтімен бір аралық арқылы басылады. Жекелеген жағдайларда бір аралық өзгертілуі мүмкін. Кестелерді басуға басқа өлшемдегі шрифтер пайдаланылуы мүмкін.

2. Бланкіде, сондай-ақ бланкісіз ресімделген құжаттың әрбір басылған парағының төмендегідей жиек өлшемдері болады:

сол жағы – 3 см;

оң жағы – 1,5 см;

жоғарғы жағы – 2 см;

төменгі жағы – 2 см;

құжаттың парақтық екі бетіне бірдей басқанда екінші бетінде де осы өлшемдер сақталады.

3. Құжаттың мәтіні екі немесе одан да көп бетте болса, екінші және одан кейінгі беттер нөмірленеді. Қосымшалар бөлек нөмірленеді. Беттердің реттік нөмірлері араб цифрларымен құжаттың жоғары жақтағы шегінің ортасына нүктесіз қойылады. Құжаттың немесе қосымшаның бірінші беті нөмірленбейді.

4. Әрбір құжат деректемелер деп аталатын жекелеген элементтерден тұрады. Құжаттың түріне байланысты деректемелері өзгеріп тұрады. Мысалы, құжат жобасында қажетіне орай «Жоба» деген ескертпе қойылуы мүмкін.

5. Жекелеген деректемелерді жазу мен орналастыру талаптары

1. Мәтіннің тақырыбы

Құжаттың тақырыбы оның мазмұнын қысқа және нақты бере алатындай болуы тиіс.

ҚР шетелдік мекемелерімен хат алмасу барысында ел аттарын қысқартып, мысалға: РФ-дағы ҚР Елшісіне сияқты қысқартуға болмайды. Лауазым атын толық түрде жазу қажет, негізінен құжат басқа ұйымдарға жіберілетіні сияқты орындаушысы көрсетіліп ресімделеді.

Жалпы саны үштен аспайтын бірнеше шетелдік мекеме басшыларына құжат дайындағанда былайша жазу қажет:

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ РЕСЕЙ ФЕДЕРАЦИЯСЫНДАҒЫ, БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКАСЫНДАҒЫ ЖӘНЕ УКРАИНАДАҒЫ ЕЛШІЛЕРІНЕ

бұдан соң мәтін келеді. Егер құжат төрт және одан да көп шетелдік мекемелерге жіберілсе:

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ ЕЛШІЛЕРІНЕ

(тізім бойынша)

деген сөздерден кейін міндетті түрде жіберілетін мекемелердің тізімі жеке парақта жазылады.

Қазақстанның барлық шетелдік мекемелеріне арналған циркуляр құжат дайындау кезінде, құжат келесідей түрде ресімделеді:

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ ЕЛШІЛЕРІНЕ, УАҚЫТША СЕНІМДІ ӨКІЛДЕРІНЕ, БАС КОНСУЛДАРЫ МЕН КОНСУЛДАРЫНА

бұдан соң мәтін (2-3 аралықтан кейін) келеді.

Немесе:

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ ШЕТЕЛДЕГІ ЕКЕМЕЛЕРІНЕ

деп жазылады.

2. Қазақстан Республикасының Сыртқы істер министрінің Жолдау хаттарын ресімдеуде хат жіберілетін лауазым атауы құжаттың бірінші парағының сол жақ төменгі бұрышына сол жақ жиек бойынша түзетіліп жазылады.

Мысалы:

ЖОҒАРЫ МӘРТЕБЕЛІ МЫРЗА ХУРШИД М.КАСУРИГЕ ПӘКІСТАН ИСЛАМ РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ СЫРТҚЫ ІСТЕР МИНИСТРІ ИСЛАМАБАД

Жоғарғы оң жақтағы бұрышта құжатқа қол қойылған қаланың аты және сөздік-цифрлық түрде күні көрсетіледі.

Қазақ тілінде дайындалатын құжаттарда күнді, сандарды және қысқарған сөздерді жазу ерекшеліктеріне көңіл бөлген дұрыс.

Күні мен сандарды жазуда ескерілетін жағдай:

1. Құжаттарды дайындауда күнді жазудың сөздік-сандық (мысалы: 2009 жылғы 21 ақпан) және сандық (мысалы 17.10.2008 ж.) тәсілдері бар. Сандық тәсілді қолдануда мынадай рет қолданылады: күн, ай, жыл.

Сөздік-сандық тәсіл хаттамалар, тапсырмалар, қаржылық құжаттар, хаттар, қызметтік жазбалар, жеделхаттардың мәтінінде күнін көрсету үшін қолданылады.

Сандық тәсіл виза қою, қарар жазу, телефонограмма беруде және басқа да жағдайларда қолданылады.

Құжаттар мәтінінде күнді жазу:

Күндер мен күнтізбелік мерзімдерді құжат жобаларында төмендегідей жазу қалыптасты:

2008 жылғы 28 тамыз, 2008 жылдың тамызында, 2006 жылдың екінші жарты жылдығында, 2006 жылдың II тоқсанында, 2006 жылдың 11 айы ішінде, 2006 жылы, 2006 жылға арналған бюджет, 1992 жылдан 2006 жылға дейін, 1992-2006 жылдарда, 1993 жылдан 2004 жыл кезеңінде.

Мейрам аттары былай жазылады Сегізінші наурыз, Тоғызыншы мамыр, Жаңа жыл; алайда: Тәуелсіздік Күні, Жеңіс Күні.

Мұндайда реттік сан цифрмен жазылса, одан кейінгі сөз бас әріппен жазылады: 8 Наурыз, 9 Мамыр.

Араб цифрларымен берілген реттік сан есімдер жұрнақ жалғану арқылы жазылады: 8-ші қатар, 90-шы жылдар. Рим цифрларымен берілсе жұрнақсыз жазылады: ІІ құрылыстың кезегі, IV тоқсанда.

Егер бірнеше (екіден көп) реттік сан есімдер араб цифрларымен беріліп, қатар келсе реттікті білдіретін жұрнақ ең соңғы цифрдан кейін жалғанады: 5,7, 9-шы көшенің тұрғыңдары.

Кітап томдарын, тарауды, беттерді, қосымшаларды, заңдар баптарының реттік саны араб цифрларымен берілгенде сызықша арқылы жазылады: 5-том, 6-тарау, 3-баптың 2-тармағы.

Нөмір таңбасы қосымшалар, кестелердің реттік санын білдіргенде қойылады: № 2 қосымша, № 1 кесте, алайда тараулар мен беттердің есептік санын білдіргенде нөмір таңбасы қойылмайды: 9 тарау, 99 бет.

Рим цифрларын (жұрнақсыз, септік жалғауынсыз) ғасырларды, тоқсандарды, конференция, конгресс, халықаралық бірлестіктер, ассамблеялар, олимпиада және басқа да спорттық жарыстарды жазғанда қолдану дәстүрі қалыптасқан, мысалы: XXI ғасыр, ХІХ-ХХ ғасырларда, 2006 жылдың I тоқ-санында, V Халықаралық астраномиялық конференцияның шешімдері т.б.

Сандарды жазу:

Сандарды жазу үшін әріптік түрі: бес қабатты ғимарат, мың жылқы, тоғыз бас; әріптік-цифрлы түрі, әсіресе ірі сандарды жазғаңда: 5 мың теңге, 12 млн. теңге, 20 млрд. теңге қолданылады.

Бүтін немесе бөлшек сан есімдерден кейін зат есім үнемі жекеше түрде тұрады.

Мысалы: 1 кітап, 5 кітап, 500 кітап, 28,5 метр, 46,2 шар.метр, 300 тілшінің келуі ықтимал, 50 пайызға қымбаттады, 2 есе төмендеді т.б.

Мекен-жайларды көрсетуде үйдің қосарлы нөмірі қисық сызық арқылы қойылады: мысалы: Абай көшесі, 19/1 үй. «а», «б» сияқты әріптермен берілетін литері бірге жазылады. Мысалы: Бейбітшілік көшесі, 97а үй.

Қысқарған сөздерді жазу:

Құжат дайындау барысында ең бірінші сөйлемде қысқарған сөзді қолданбаған абзал. Жалпыға бірдей мойындалған қысқарған халықаралық атаулар да (НАТО, ЮНЕСКО т.б.) кейбір жағдайларда жақшаның ішіне жазылған толық атауымен беріледі.

Ресми құжаттарда «Қазақстан Республикасы» деген сөздердің орнына «ҚР» деген қысқарған түрін қолдануға жол берілмейді. Мекеме, ұйымдардың атауы бір құжатта бірнеше мәрте қолданылса, бірінші аталуында толық жазылып, ал жақшаның ішінде қысқарған атауы беріледі, мысалы: Қазақстан Республикасының Сыртқы істер министрлігінің өкілдігі (бұдан былай – ҚР СІМ өкілдігі).

ҚР Сыртқыістермині, ҚР Ішкістермині, ҚР Қаржымині сияқты қысқарту тәсілдері кездеседі. Сондай-ақ, Орсайком, Азиякеңес, Еуроодақ тәрізді қысқартулардың қолданылып жүргенін ескерген жөн.

Қазақ тілінде қысқарған сөзге жалғанатын жалғау соңғы әріптің айтылуына байланысты болады.

Мысалы: ҚР-ға (ҚР-на емес), БАҚ та , (БАҚ-да емес).

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ СЫРТҚЫ ІСТЕР МИНИСТРІ Қ.К.ТОҚАЕВҚА

БҰҰ Бас Хатшысының

Семей сынақ алаңына байланысты Жолдауы туралы

Құрметті Қасым-Жомарт Кемелұлы!

Қазақстан Республикасының Президенті Н.Ә.Назарбаевтың атына БҰҰ Бас Хатшысы К.Аннанның Семей ядролық сынақ алаңы жабылуының 15 жылдығына орай келіп түскен Жолдауын жібереміз.

Аталған мәлімдеменің мәтінін қазақстандық БАҚ-та жариялауды орынды санаймыз.

Қосымша: Жолдау және оның бейресми аудармасы, 2 парақта.

ТҰРАҚТЫ ӨКІЛ

Дипломатиялық құжаттар негізінен бағытталған тарапқа қолма-қол тапсырылғаны дұрыс немесе дипломатиялық шабарманның (курьер) көмегімен және қол хат негізінде арнайы уәкілге тапсырылады.

Дипломатиялық хат алмасуда ресми деректердің нақтылы болғаны дұрыс, қандай да мәліметті тым асырып немесе мәнін төмендетуге, дәлсіздік жіберуге болмайды. Егер мәтінде келтірілген дерек нақтылы болмаса ол құжатқа деген күмәнді ұлғайта түседі. Іс болғаннан кейінгі түзетулер мен нақтылаудың мән-мағынасы төмендеп кетеді. Сол себепті құжаттардағы деректерді саралау барысында, сараптау нәтижесінде нақтылығына нық сенімді болған жағдайда ғана пайдалану қажет.

Тақырып бойынша бақылау сұрақтары:

1. Дипломатиялық құжаттарды әзірлеу барысында қандай талаптар ескеріледі?

2. Жеке тұлғаларға арналған ресми құжаттарға қойылатын талаптарды атаңыз?

3. Дипломатиялық құжаттардың сыртқы пішініне қандай талаптар қойылады?

4. Дипломатиялық хат алмасудағы грамматикалық талаптың мәні қандай?

5. Құжаттарды басқа тілден аударуға қатысты қойылатын талаптарды атаңыз.

6. Қазақ тілінде дайындалатын құжаттарда күнді, сандарды және қысқарған сөздерді жазудың ерекшеліктері қандай?

Өзіндік жұмыс тақырыбы:

1. Дипломатиялық құжаттарды ресімдеуге қатысты Қазақстан Рес-публикасының Сыртқы істер министрлігі шеңберінде қабылданған ережені сараптау.

2. Орыс тіліндегі дипломатиялық құжат мәтінін қазақшаға аударып талқылау.