Читать книгу Судебная бухгалтерия - Евгений Дубоносов - Страница 10

В повседневной работе организаций, предприятий и учреждений независимо от формы собственности создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной и финансовой деятельности. К их числу относятся приказы, распоряжения, акты, договоры, протоколы, товарные накладные, ведомости и др. Особую группу учетно—экономических документов составляют бухгалтерские документы.

Документ (лат. documentum – доказательство) – основа построения всей системы бухгалтерского учета. Он является объектом анализа при документальной ревизии, аудиторской проверке и судебно—бухгалтерской экспертизе.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной операции, являющееся средством ее юридического оформления.

Документирование хозяйственных операций является неотъемлемым элементом бухгалтерского учета. Любая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета только на основе правильно оформленных документов.

В зависимости от степени обобщения учетной информации различают следующие виды бухгалтерских документов:

1) первичные учетные документы (ст. 9 ФЗ № 129);

2) регистры бухгалтерского учета (ст. 10 ФЗ № 129);

3) документы бухгалтерской отчетности (гл. 3 ФЗ № 129).

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 129).

Первичные учетные документы фиксируют факты совершения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они проводятся на различных участках, складах, в цехах и т. п. Это обеспечивает сплошной учет всех объектов на основе записей в документах, а также контроль сохранности всех форм собственности.

В соответствии с п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 ФЗ № 129 первичные и сводные документы, а также регистры бухгалтерского учета могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Они дают право на совершение хозяйственной операции и подтверждают факт ее исполнения. В случае оформления бухгалтерского документа машинным способом организация, оформившая такие документы, обязана за свой счет и своими силами сделать их копии на бумажных носителях по требованию своих клиентов, правоохранительных и контролирующих органов.

Ответственность за обеспечение контроля проводимых хозяйственных операций и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства должны быть завизированы двумя лицами, имеющими право подписи на них согласно утвержденному руководителем организации перечню: первая подпись – лица, осуществляющего функцию общего руководства, вторая – лица, осуществляющего бухгалтерскую функцию в управлении организацией. Указанные лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержащихся в них сведений, а также передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.

При отсутствии главного бухгалтера руководитель организации назначает контролера, имеющего право второй подписи на документах и несущего юридическую ответственность.

В соответствии со ст. 9 ФЗ № 129 все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Порядок создания, принятия к учету и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов на всех предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется указанным Законом.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции. Такие документы создаются на бланках типовых межведомственных форм, разрабатываемых и утверждаемых Росстатом, и на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов (например, торгово—закупочные акты на приобретение материалов у физических лиц).

Не допускается внесение в первичные документы поправок, не подтвержденных участниками хозяйственных операций. В денежных (банковских и кассовых) документах не должно быть никаких исправлений.

Первичные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и иметь для придания им юридической силы соответствующие реквизиты. При создании унифицированной формы документа разрабатывается формуляр—образец – общая модель построения всех документов системы (ГОСТ Р.6.30—2003).[12]

Реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое) являются сведения о хозяйственно—финансовой операции, указанные в бухгалтерском документе. К числу основных и обязательных реквизитов относятся:

– наименование документа (накладная, акт, счет—фактура, расходный кассовый ордер и т. п.);

– место и дата составления;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);

– наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

По мере необходимости в документ могут быть включены дополнительные реквизиты: адрес предприятия, учреждения; основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом; печать; эмблема организации; визы; отметка о контроле и другие реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Документы могут оформляться чернилами, шариковой ручкой, печататься на компьютере или пишущей машинке. Для обеспечения сохранности записей в документах запрещается использовать для записи простой карандаш. В свободных строках в первичных документах обязательно делается прочерк.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования, – дату записи в учетный регистр. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «получено» или «оплачено» с указанием даты.

К первичным документам относятся: накладная, приходный и расходный кассовые ордера, платежное поручение, инвентарная карточка учета основных средств, лицевой счет, наряды, авансовый отчет, счет—фактура, приходный ордер (для материальных ценностей), лимитно—заборная карта, требование на отпуск материалов и др.

Необходимо отметить, что при оформлении бухгалтерских документов, составлении проводок, а также при записи операций в учетные регистры могут быть допущены случайные ошибки.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправления.

Регистры бухгалтерского учета (сборные документы по типам операций) предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помощью вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

За правильность отражения данных в регистрах бухгалтерского учета несут ответственность лица, составившие и подписавшие данный регистр. Ответственность за правильность составления главной книги (оборотной ведомости по синтетическим счетам), а также сохранность регистров бухгалтерского учета и защиту зарегистрированных в них данных несет главный бухгалтер или другое лицо, специально назначенное руководителем организации.

Порядок сочетания учетных регистров, их внешний вид, последовательность записей в них, использование счетной техники, построение документов и схема документооборота характеризуют форму счетоводства или форму бухгалтерского учета.

Внешний вид и порядок заполнения учетных регистров в бухгалтерском учете различны, что зависит от одной из четырех избранных форм бухгалтерского учета.

1. Мемориально—ордерная форма. На каждую операцию или ряд однородных операций по первичным документам составляется мемориальный ордер, по которому разносятся операции по счетам и учетным регистрам, соблюдая правило двойной записи. Основная особенность данной формы в том, что в ней наблюдается четкое разграничение между регистрами синтетического и аналитического учетов.

2. Журнальная (главная) форма. Операции фиксируются непосредственно с первичных документов в журнал – Главную книгу. Такая форма применяется в случаях, когда счетов немного.

3. Журнально—ордерная форма осуществляется путем собирания записей в накопительных ведомостях шахматного графления, называемых журналами—ордерами (журнал—ордер 1, 2 и до 17). Итоги из журналов—ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Данная форма возникла на основе совершенствования мемориально—ордерной формы. Ее преимуществом является сокращение объема работы бухгалтерии за счет соединения регистров синтетического и аналитического учетов, а недостатком – ослабление аналитического учета или его информативности. Эта форма является наиболее распространенной.

4. Механизированная (машинная, компьютерная) форма учета.

Виды учетных регистров находятся в зависимости от принятой формы бухгалтерского учета. Они различаются по ряду признаков: по внешнему виду, объему содержания и степени обобщения производимых записей.

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), табуляграммы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением. Все страницы книги нумеруются, указывается их общее количество, что подтверждается подписью бухгалтера. Их ведение имеет существенные недостатки; прежде всего это сложность разделения труда учетных работников, так как запись в книге одновременно может производить только один работник. При большом объеме бухгалтерские книги громоздки в обращении, затрачивается много времени на перелистывание страниц в процессе учетных записей. Их использование полностью исключает возможность применения вычислительной техники для механизации учетных работ, так как при помощи вычислительных машин можно сделать записи только в несброшюрованных листах. Бухгалтерские книги применяются в настоящее время для синтетического учета (Главная книга) и учета кассовых операций (кассовые книги).

Карточки – отдельные листы картонной бумаги в виде разграфленных таблиц стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке. Отдельные картотеки могут закрепляться за определенными работниками, которые делают записи в карточки.

Карточки целесообразно применять на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например при учете материалов, готовой продукции, товаров, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Их применение позволяет осуществлять разделение труда счетных работников, повысить производительность, широко использовать вычислительную технику для учетных записей.

Свободные листы представляют собой разновидность карточек, но делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеке, а в специальных папках (регистраторах), откуда могут изыматься для записей, подсчета. Они обычно больше карточек и используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях механизации учета.

Табуляграмма – учетный регистр в виде широкой полосы бумаги, который печатается на табуляторе. В табуляграмме отражаются показатели в определенной группировке на основе данных, содержащихся в машинных носителях информации: перфокартах, дуаль—картах, перфолентах. При распечатке они иногда могут именоваться машинограммами.

По объему содержания, т. е. по степени обобщения производимых записей, учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комбинированные. В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, как правило, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Примером синтетических регистров является Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся на предприятии, журналы—ордера, табуляграммы.

В аналитические учетные регистры записи вносятся по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. С помощью записей в этих учетных регистрах осуществляется контроль наличия и движения каждого вида материальных ценностей, состояния расчетов с каждым поставщиком, покупателем, другими дебиторами и кредиторами. Записи в аналитические регистры делаются более подробно, чем в синтетические, к ним приводится пояснительный текст (кроме стоимостных), в необходимых случаях указываются натуральные и трудовой измерители. Примером регистров аналитического учета могут служить карточки учета основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, материалов, товаров.

Комбинированные регистры, т. е. объединяющие в себе синтетический и аналитический учеты, позволяют сокращать объем учетных работ, вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета (например, журнал—ордер «Расчеты с подотчетными лицами», в котором содержатся обобщенные данные и детальные сведения о расчетах с каждым подотчетным лицом на основании первичных документов). При таком совмещении записей отпадает необходимость ведения отдельных карточек аналитического учета.

Вместе с тем довольно распространены типовые формы регистров аналитического учета – карточки. Так, для ведения аналитического учета товарно—материальных ценностей используются карточки количественной или количественно—суммовой формы, где указываются наименования ценностей, сорт, единица измерения, цена, приход, расход, остатки ценностей и другие признаки. Отдельная колонка предназначена для подписей работников бухгалтерии, заверяющих правильность сделанных записей.

Кроме того, получили распространение регистры шахматной формы, где сумма хозяйственной операции записывается один раз, но одновременно отражается по дебету одного и кредиту другого счета. Тем самым производится однократная запись. Учетные регистры шахматной формы широко используются при журнально—ордерной форме учета.

Совершенствование учетной регистрации выражается в ее сокращении и упрощении. Это достигается разными способами. Наиболее распространенным из них является совмещение синтетических и аналитических записей в одном учетном регистре, а также хронологических и систематических записей, т. е. применение комбинированных учетных регистров. Сокращение числа записей в синтетическом учете обеспечивается предварительной группировкой однородных хозяйственных операций (с одинаковой корреспонденцией счетов) в отдельных ведомостях. При этом в синтетическом учетном регистре отражаются лишь общие итоги операций с одинаковой корреспонденцией. Сокращает количество записей и применение шахматного принципа записи.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Минфином России, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерской отчетности – это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (на базе документов двух указанных видов).

Бухгалтерская отчетность как система показателей группируется в определенные формы и характеризует финансово—хозяйственную деятельность предприятия за отчетный период.

Бухгалтерскую отчетность экономических субъектов, за исключением отчетности бюджетных организаций, составляют (п. 2 ст. 13 ФЗ № 129):

– бухгалтерский баланс (форма № 1);

– отчет о финансовых результатах (форма № 2);

– отчет о движении капитала (форма № 3);

– отчет о движении денежных средств (форма № 4);

– приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);

– аудиторское заключение (если организация подлежит обязательному аудиту);

– пояснительная записка.

Сроки предоставления бухгалтерской отчетности определены в ст. 14, 15 ФЗ № 129.