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Der Bedarf an einer baumfachlichen Baubegleitung ergibt sich stets aus dem zu erwartenden Einfluss, den eine Baumaßnahme auf einen Baum ausüben kann. Dieser kann meist schon anhand von Katasterauszügen durch den zuständigen Baumkontrolleur abgeschätzt werden. Die Effekte reichen von bodenbedingten Einflüssen auf den Baum, wie einer (temporären) Veränderung des Grundwasserstandes oder geplanten Umgestaltungen des Baumumfeldes, bis hin zu einer unmittelbaren Gefährdung durch unumgängliche Baumaßnahmen, wie der Herstellung von Leitungsgräben im Schutzbereich von Bäumen. In der Stadt Hamburg ist die baumfachliche Baubegleitung, z. B. bei Tiefbaumaßnahmen, in den allermeisten Fällen durch die Hamburger Baumschutzverordnung zwingend vorgeschrieben oder wird vom zuständigen Amt eingefordert.

Unabhängig vom jeweiligen Anlass muss in der Hansestadt das ausführende Bauunternehmen für eine baumfachliche Baubegleitung sorgen. In einem ersten Schritt erfolgt hierzu eine Anfrage des Tiefbauers oder Netzbetreibers bei einem Baumpflegefachbetrieb zur fachlichen Begleitung der Maßnahme. Bei Übernahme des Auftrags erfolgt dann durch den Baumfachbetrieb die Anmeldung der Begleitung beim zuständigen Bezirksamt. Dabei ist es üblich, dass diese Schritte fernschriftlich, d. h. per E-Mail, erfolgen (vgl. Abbildung 5 und 6).

Abbildung 5: Die Anfrage nach einer baumfachlichen Baubegleitung durch den Tiefbau bzw. Netzbetreiber erfolgt unkompliziert per E-Mail.

Abbildung 6: Die Anmeldung der baumfachlichen Baubegleitung beim Bezirksamt erfolgt ebenso einfach per E-Mail durch den Baumpflegefachbetrieb.

Zeitgleich mit der Anmeldung der Begleitung erfolgt die Beantragung eines Kartenauszuges des betroffenen Straßenzuges, so dass auch hinsichtlich der korrekten Baumnummern Übereinkunft herrscht. Zusätzlich stellt das Amt häufig der Baubegleitung eine Liste mit Stammdaten der betreffenden Bäume zur Verfügung. Dieser Ablauf, mit dem auch der vorbereitende Aufwand für alle beteiligten Stellen auf ein Minimum reduziert wird, hat sich in der Hansestadt Hamburg zur Zufriedenheit aller Beteiligten etablieren können. Das dort bewährte Schema umfasst im Einzelnen:

Schritt 1: Anfrage des Tiefbauunternehmens zur baumfachlichen Begleitung

Schritt 2: Anmeldung der Maßnahme durch die begleitende Firma beim jeweiligen Bezirksamt

Schritt 3: Zurverfügungstellung amtlicher Auskünfte zum betreffenden Baumbestand

Sind alle notwendigen Unterlagen vorhanden, können die Arbeitspapiere für die baubegleitende Fachkraft zusammengestellt werden. Dies sind in der Regel:

 das Wurzelprotokoll

 die Informationen des Bezirksamtes (Kartenauszug/Baumliste)

 das Auftragsschreiben des Tiefbauunternehmens

 ein Leistungsnachweis zur Dokumentation der abgeleisteten Stunden