Читать книгу Handbuch Qualitätsmanagement im Krankenhaus - Heidemarie Haeske-Seeberg - Страница 133

• Bitten Sie noch einmal um Aufmerksamkeit und vereinbaren Sie gleichzeitig eine Zeit, zu der die Besprechung bzw. dieser Arbeitsschritt beendet sein wird.

• Notieren Sie die Zeit, zu der die Besprechung beendet sein wird, deutlich sichtbar auf dem Flip-Chart.

• Notieren Sie die verbleibenden Besprechungspunkte sichtbar auf dem Flip-Chart.

• Beenden Sie die Besprechungen stets pünktlich und zu der vereinbarten Zeit.

Eine weitere Aufgabe des Moderators ist die Sicherstellung optimaler Rahmenbedingungen. Viele Sitzungen verlaufen ineffizient bzw. es kommt zu kritischen Situationen, weil Rahmenbedingungen nicht beachtet werden oder ihnen nicht die angemessene Aufmerksamkeit geschenkt wird. Die nachfolgende Aufzählung zeigt Ursachen für ineffiziente Besprechungen, welche oft leicht abzustellen sind.

• Von Seiten des Moderators:

– Der Moderator ist nicht vorbereitet.

– Der Moderator stellt Teilnehmer bloß oder macht sich über sie lustig.

– Die Ziele sind nicht klar umrissen.

– Der Moderator drückt sich nicht klar aus, die Teilnehmer verstehen nicht, worum es geht.

– Der Moderator schweift vom Thema ab.

– Der Moderator macht den Teilnehmern nicht klar, was erreicht worden ist.

– Der Moderator vermittelt den Teilnehmern nicht, wie es weitergeht.

• Von Seiten der Teilnehmer:

– Die falschen Teilnehmer wurden ausgewählt bzw. eingeladen.

– Die Teilnehmer sind nicht vorbereitet.

– Die Teilnehmer schweifen vom Thema ab.

– Die Teilnehmer streiten mit dem Moderator.

– Die wahren Empfindungen und Meinungen bleiben verborgen.

• Von Seiten der Rahmenbedingungen:

– Der Zeitpunkt ist ungünstig.

– Der Beginn verschiebt sich.

– Die räumlichen Bedingungen sind ungünstig.

– Die Geräte funktionieren

Um diesen Situationen vorzubeugen, sollte der Moderator vor jeder Arbeitsgruppensitzung einen Moderationsplan für die anstehenden Arbeitsschritte entwickeln und die benötigten Arbeitsmittel bereitstellen. In der Anfangszeit sollte dieser Plan schriftlich fixiert werden. Auch die pro Arbeitsschritt benötigte Zeit sollte geschätzt werden. Moderatoren mit wenig Moderationserfahrung sollten die Zeit, die sie zunächst für einen Arbeitsschritt veranschlagen, mit 1,5 multiplizieren, um genügend Spielraum für Vor- und Nachbereitung der Arbeitsschritte während der Sitzung und für gruppendynamische Entwicklungen zu haben.

Während der Moderation sollten wenig Pausen entstehen, in denen nur der Moderator »arbeitet«, also Ideen notiert oder Karten ordnet. Dazu sollte der Moderator rechtzeitig andere Gruppenmitglieder bitten, ihm als Co-Moderator behilflich zu sein. Von Anfang an sollten stets Gruppenteilnehmer in die Moderation einbezogen werden, um die Beteiligung und Identifikation mit dem Gruppenprozess zu fördern.

Der unerfahrene Moderator sollte nicht zu viele Techniken auf einmal einsetzen. Für die Übung von Techniken sollte man geeignete Kontexte wählen, also Gruppensituationen wählen, in denen die Gruppenteilnehmer Verständnis für die Unerfahrenheit des Moderators aufbringen und ihm ggf. mit einer anschließenden konstruktiven Rückmeldung die Möglichkeit der Verbesserung geben. Jeder Moderator sollte immer nur die Arbeitstechniken anwenden, mit denen er sich »wohl fühlt«.