Читать книгу Der Kommunale Haushalt in Aufstellung, Ausführung und Abschluss - Holger Truckenbrodt - Страница 15

Jede Kommune muss sich bei der Erhebung der speziellen Entgelte natürlich die Frage stellen, wie hoch diese sein sollen. Wie viel soll z. B. die Leerung der Mülltonnen für den Bürger oder die Entsorgung eines Kubikmeters Abwasser kosten? Bei der Festlegung der Höhe ist die Kommune nicht frei, sondern sie ist an die Regeln des § 5 Niedersächsisches Kommunalabgabengesetz (NKAG) gebunden. Diese beinhalten die betriebswirtschaftlichen Grundlagen und die einzelnen Bestandteile für die Berechnung von Gebühren.

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§ 5 I und II NKAG zu Benutzungsgebühren:

(1)¹Die Kommunen erheben als Gegenleistung für die Inanspruchnahme öffentlicher Einrichtungen Benutzungsgebühren, soweit nicht ein privatrechtliches Entgelt gefordert wird. ²Das Gebührenaufkommen soll die Kosten der jeweiligen Einrichtung decken, jedoch nicht übersteigen…

(2)¹Die Kosten der Einrichtungen sind nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen zu ermitteln … ⁴Zu den Kosten gehören auch die Gemeinkosten, …Abschreibungen… sowie eine angemessene Verzinsung des aufgewandten Kapitals …7Der Berechnung der Abschreibungen kann der Anschaffungs- oder Herstellungswert oder der Wiederbeschaffungszeitwert zugrunde gelegt werden.

Darüber hinaus erbringt jede Kommune noch täglich weitere Leistungen, die den Bürgern nicht (z. B. Ausstellung eines Harz IV-Bescheids) oder nur mit einem bestimmten festgelegten Betrag (z. B. die Ausstellung eines Personalausweises) in Rechnung gestellt werden können. Trotzdem ist es aus Wirtschaftlichkeitsgründen wichtig zu wissen, welche Kosten für die Kommune durch die Ausstellung entstanden sind. Diese Information kann die Kommune z. B. heranziehen, um die eigenen Kosten mit den Kosten einer anderen Kommune für dieselbe Tätigkeit oder mit den eigenen Kosten in Vorperioden zu vergleichen. Daraus lassen sich wertvolle Rückschlüsse ziehen, ob ggf. die jeweilige Aufgabe noch rationeller und damit kostensparender durchgeführt werden kann. Hierzu sind die niedersächsischen Kommunen nach § 21 Kommunalhaushalts- und –kassenverordnung (KomHKVO) verpflichtet.

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§ 21 I KomHKVO

(1)Zur Unterstützung der Verwaltungssteuerung und für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit bei der Aufgabenerfüllung setzt die Kommune nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen und nach den örtlichen Bedürfnissen insbesondere die Kosten- und Leistungsrechnung und das Controlling mit einem unterjährigen Berichtswesen ein.

Der Teil des Rechnungswesens, in dem sich die Mitarbeiter mit der Bestimmung von Kosten für bestimmte Aufgaben befassen, wird Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) genannt. Eine andere Bezeichnung ist »internes Rechnungswesen« im Gegensatz zum bereits vorgestellten »externen Rechnungswesen«. Die Aufgabe des externen Rechnungswesens ist hauptsächlich die Dokumentation und die Rechenschaftslegung über die Herkunft und Verwendung der finanziellen Mittel nach außen, bei Kommunen also primär die Verwendung der Steuergelder gegenüber den Bürgern, durch die Veröffentlichung des Jahresabschlusses mit der Bilanz sowie der Ergebnis- und Finanzrechnung.

Die Aufgabe des internen Rechnungswesen bzw. der KLR ist die Ermittlung von Kennzahlen, um insbesondere die Kosten für die erstellten Produkte bzw. Leistungen zu kennen und auf dieser Grundlage die innerbetrieblichen Abläufe besser planen, steuern und kontrollieren zu können.

Sowohl für das interne als auch das externe Rechnungswesen werden die relevanten Informationen durch die Buchführung erhoben, die dann in den beiden Bereichen entsprechen ihrer jeweiligen Zwecke weiterverarbeitet werden. Allerdings gibt es zwischen beiden Bereichen einen entscheidenden Unterschied. Damit die Leser die Informationen der kommunalen Jahresabschlüsse schnell verstehen und unproblematisch Vergleiche anstellen können, sind sowohl die Regeln für die Erfassung der Daten durch die Buchführung als auch die Form der Veröffentlichung insbesondere durch die KomHKVO sehr genau geregelt. Demgegenüber macht der Gesetzgeber in § 21 KomHKVO keine genauen Vorschriften, wie die Umsetzung der Kosten- und Leistungsrechnung zu erfolgen hat. Den Kommunen steht es demzufolge frei, ihre KLR optimal an die bestehenden individuellen Voraussetzungen anzupassen. Die Grundlage für die Umsetzung stellt die kostenrechnerische Theorie dar, die in Grundzügen anhand des folgenden Beispiels dargestellt wird:

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Beispiel:

Aus der Buchhaltung einer kleinen Bildungseinrichtung liegen folgende Informationen vor. Der Personalaufwand für die fünf hauptamtlichen Dozenten beträgt je 50.000 €, für die fünf Verwaltungskräfte und den Hausmeister je 30.000 € Bruttogehalt inkl. Arbeitgeberbeiträgen. Sachaufwand für Reparaturen und Energie fällt in Höhe von je 20.000 € p. a. (also 20.000 € für Reparaturen und 20.000 € für Energie). an. Zudem wird für 100.000 € im Januar des Haushaltsjahres eine neue EDV-Ausstattung angeschafft, die annahmegemäß eine Nutzungsdauer von 5 Jahren hat. Die Erträge der Einrichtung belaufen sich auf insgesamt 500.000 €.

Wie sieht die zu veröffentliche Ergebnisrechnung im externen Rechnungswesen aus?

Lösung

Unter der Rubrik »Personalaufwand« steht der gesamte, in dem Jahr angefallene Aufwand für die Mitarbeiter:

5*50.000 = 250.000 für die hauptamtlichen Dozenten

5*30.000 = 150.000 für die Verwaltungskräfte

1*30.000 = 30.000 für den Hausmeister

Summe: 430.000

In Summe ist somit in dem Haushaltsjahr ein Personalaufwand in Höhe von 430.000 € angefallen.

Bei dem Sachaufwand für Reparaturen und Energie werden jeweils 20.000 € eingetragen.

Als Abschreibung muss der Anschaffungswert der EDV-Ausstattung (100.000 €) auf 5 Jahre aufgeteilt werden, so dass in jedem Jahr der Nutzungsdauer 20.000 € für die Abnutzung angesetzt werden.

Diesen Aufwendungen stehen Erträge, z. B. aus Kursgebühren, in Höhe von 500.000 € gegenüber.

Die Ergebnisrechnung hat somit folgende Gestalt:

Somit ergibt sich in dem Haushaltsjahr ein positives Ergebnis in Höhe von 10.000 €, so dass die gesamte Bildungseinrichtung auf den ersten Blick wirtschaftlich gearbeitet hat.

Für die Zwecke der Planung, Steuerung und Kontrolle ist diese Information jedoch nicht aussagekräftig genug. Deshalb holt ein Kostenrechner weitere Informationen ein, um die Daten aus der Buchführung tiefergehend zu analysieren.

Wenn die Aufwendungen aus der Ergebnisrechnung in die Kosten- und Leistungsrechnung übernommen werden, spricht man nicht mehr von Aufwendungen, sondern von Kosten, um die Abgrenzung zwischen dem internen und dem externen Rechnungswesen auch begrifflich zu verdeutlichen. Aus den Personalaufwendungen im externen Rechnungswesen werden demzufolge Personalkosten im internen. Außerdem werden die Kosten wesentlich detaillierter als die Aufwendungen erfasst, denn während die Ergebnisrechnung dem externen Interessenten lediglich einen Überblick über die angefallenen Aufwendungen und Erträge in dem betreffenden Haushaltsjahr vermitteln soll, benötigt der Adressat der Daten des internen Rechnungswesens möglichst genaue Informationen, um ggf. steuernd in das Betriebsgeschehen eingreifen zu können.

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Beispiel (Fortsetzung):

Folgendes ist bekannt:

In der Bildungseinrichtung gibt es zwei Abteilungen (in der KLR Kostenstellen) genannt, nämlich die Aus- und die Fortbildung. Die Dozenten arbeiten je zur Hälfte für die Aus- und Fortbildung. Die Verwaltungskräfte arbeiten zu 70 % in der Ausbildung und zu 30 % in der Fortbildung. Der Hausmeister widmet 60 % seiner Arbeitszeit der Ausbildung und 40 % der Fortbildung. Die Sachkosten und die Abschreibung werden gleichmäßig auf die Aus- und Fortbildung aufgeteilt. Die Erträge fallen je zur Hälfte in der Aus- und der Fortbildung an.

Wie hoch ist demzufolge das Betriebsergebnis in den beiden Abteilungen?

Lösung

Zwar kann der gesamte Betrieb ein Ergebnis von 10.000 € ausweisen, die Ausbildungsabteilung hat aber in dem Haushaltsjahr einen Fehlbetrag in Höhe von 28.000 € und die Fortbildungsabteilung einen Überschuss in Höhe von 38.000 € erwirtschaftet.

Erst durch die Informationen des internen Rechnungswesens wird es möglich zu erkennen, in welcher Abteilung ggf. Verbesserungsbedarf besteht. Diese Gegenüberstellung der Kosten und Leistungen in einer Abrechnungsperiode stellt ein Instrument der kurzfristigen betrieblichen Erfolgsermittlung dar, denn die Gegenüberstellung erfolgt im Gegensatz zum externen Rechnungswesen nicht zwangsläufig nur einmal jährlich, sondern kann auch quartalsweise, monatlich, wöchentlich oder täglich erfolgen und bezieht sich möglicherweise nicht nur auf das Gesamtunternehmen, sondern auf kleinere Untereinheiten, z. B. Abteilungen.

Im nächsten Schritt können die Informationen aus der Kosten- und Leistungsrechnung auch für die Kalkulation der Preise bzw. Gebühren eingesetzt werden. Dazu ist es wichtig zu wissen, welche Kosten für ein erstelltes Produkt bzw. eine erstellte Leistung angefallen sind. In der Kostenrechnung wird das erstellte Produkt bzw. die Leistung als Kostenträger bezeichnet.

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Beispiel (Fortsetzung):

Welche Kosten sind pro Teilnehmer in den beiden Bereichen angefallen, wenn Sie aus der Statistik der Bildungseinrichtung entnehmen können, dass insgesamt in dem Haushaltsjahr 278 Schüler (in der Ausbildungsabteilung) ausgebildet und 424 Teilnehmer (in der Fortbildungsabteilung) weitergebildet wurden. Ermitteln Sie anschließend auch den Überschuss bzw. Fehlbetrag pro Kostenträger (hier Schüler bzw. Teilnehmer).

Lösung

Die Selbstkosten pro Schüler bzw. Teilnehmer lassen sich durch Division der Kosten durch die entsprechende Anzahl bestimmen.

Ausbildung: 278.000 € / 278 Schüler = 1.000 € Kosten pro Schüler

Fortbildung: 212.000 € / 424 Teilnehmer = 500 € Kosten pro Teilnehmer

Diesen Kosten kann im nächsten Schritt die erzielte Leistung gegenübergestellt werden.

Bei einer Gesamtleistung der Ausbildungsabteilung in Höhe von 250.000 € betragen die Einnahmen pro Schüler 899,28 € (250.000 € / 278 Schüler). Demzufolge beträgt der Fehlbetrag pro ausgebildetem Schüler –100,72 € (899,28 € Einnahmen – 1.000 € Kosten).

Bei einer Gesamtleistung der Fortbildungsabteilung in Höhe von 250.000 € betragen die Einnahmen pro Teilnehmer 589,62 € (250.000 € / 424 Teilnehmer). Demzufolge beträgt der Überschuss pro fortgebildetem Teilnehmer 89,62 € (589,62 € Einnahmen – 500 € Kosten).

Das vorgestellte Beispiel stellt den klassischen Verlauf der Kosten- und Leistungsrechnung dar.

Im ersten Schritt werden die Aufwendungen in Kosten überführt und dafür ggf. bereits in feinere Rubriken, den so genannten Kostenarten, erfasst, um tiefergehende Informationen für die spätere Analyse zu erhalten. So kann der Personalaufwand beispielsweise in Personalkosten für Dozenten, Verwaltungskräfte und Hausmeister aufgesplittet werden, so dass später herausgefunden werden kann, welche der Personalkosten im Vergleich zum Vorjahr überproportionale Veränderungen aufweisen. Dies wird im Rahmen der Kostenartenrechnung erledigt. In diesem Teil der KLR wird die Frage beantwortet, welche Kosten angefallen sind.

Im zweiten Schritt werden die Kostenarten auf die unterschiedlichen Kostenstellen eines Betriebs aufgeteilt. Diese entsprechen vereinfacht gesagt den unterschiedlichen Abteilungen eines Betriebs. In obigem Beispiel wurden im Rahmen der Kostenstellenrechnung die identifizierten Kostenarten auf die beiden Kostenstellen Aus- und Fortbildung aufgeteilt. Hier wird die Frage beantwortet, wo die Kosten angefallen sind.

Im dritten Schritt werden die Kosten der einzelnen Abteilungen auf die Endprodukte verrechnet. Die Endprodukte werden dabei in der klassischen Kostentheorie als Kostenträger bezeichnet, in obigem Beispiel sind dies die in der Bildungseinrichtung angefallenen Kurskosten pro Schüler der Ausbildungs- bzw. pro Teilnehmer der Fortbildungsabteilung. Im Rahmen der Kostenträgerrechnung werden die für die Erstellung des einzelnen Kostenträgers angefallenen Kosten (Selbstkosten) ermittelt. In diesem Teil der KLR wird die Frage beantwortet, für wen die Kosten angefallen sind.

Ein Einbezug der entsprechenden Leistungen stellt den Übergang in die Leistungsrechnung dar.

Während für die Erfassung der Finanzströme im Rahmen der Buchführung und deren Veröffentlichung folglich genaue gesetzliche Regelungen gelten, richtet sich die Weiterverarbeitung der in der Buchführung erfassten Daten für die Zwecke des internen Rechnungswesens primär nach der kostenrechnerischen Theorie. Eine Ausnahme stellt jedoch die Ermittlung von Gebühren dar, da zum Schutz der Bürger hier durch das NKAG bestimmte Vorschriften zu beachten sind.