Читать книгу Менеджмент персонала кафе - И. Каравашкин - Страница 4

Этапы планирования персонала в кафе

Оглавление

Планирование персонала – это не линейный процесс, а цикл, включающий шесть ключевых этапов:

АНАЛИЗ ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ

Что включает анализ?

Текущая численность сотрудников;

Распределение по должностям (бариста, официант, уборщик);

Графики работы;

Уровень нагрузки (на одного сотрудника);

Уровень удовлетворённости клиентов (по опросам);

Уровень текучести за последние 6–12 месяцев.

Инструменты анализа

Таблица «Кадровый баланс»

(см. Приложение 1)

Должность

Кол-во

График

Нагрузка (чел/час)

Уровень текучести

Бариста

Сменный

1,2

65%

Официант

Сменный

1,5

48%

Уборщик

Постоянный

0,8

20%

Вывод: Бариста – основной источник текучести. Нужно улучшить условия работы.

Выявление «узких мест»

В часы пик не хватает бариста;

Официанты перегружены;

Уборщик работает в несезон.

ПРОГНОЗИРОВАНИЕ СПРОСА

Источники данных

Исторические данные – посещаемость за последние 12 месяцев;

Сезонность – лето, зима, праздники;

Маркетинговые кампании – реклама, акции, фестивали;

Внешние факторы – погода, экономика, события в городе.

Методы прогнозирования

Метод

Описание

Применение

Анализ трендов

Сравнение месячных данных за 3 года

Ежемесячный прогноз

Сезонный анализ

Учёт колебаний по сезонам

Лето, зима, праздники

Сценарное прогнозирование

«Что будет, если…» (например, если будет дождь)

Гибкость

Прогноз по событиям

Учёт фестивалей, выставок, концертов

Краткосрочное планирование

Пример: прогноз посещаемости на 2025 год

Месяц

Средняя посещаемость (2023)

Средняя посещаемость (2024)

Прогноз (2025)

Корректировка

Январь

110

115

120

+5%

Февраль

105

110

115

+5%

Март

130

135

140

+5%

Апрель

140

150

155

+5%

Май

160

170

180

+5%

Июнь

180

200

210

+10%

Июль

200

220

230

+10%

Август

210

230

240

+10%

Сентябрь

170

180

190

+5%

Октябрь

150

160

170

+5%

Ноябрь

130

140

150

+5%

Декабрь

140

160

170

+10%

Вывод: Пик – лето и декабрь. Нужно заранее планировать дополнительные смены.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТИ В КАДРАХ

Формула расчёта

Необходимое количество сотрудников = (Ожидаемое количество клиентов х Среднее время обслуживания на клиента) / Часы работы

Пример расчёта

Ожидаемая посещаемость в июле – 230 клиентов/день;

Среднее время обслуживания – 2,5 минуты на клиента;

Часы работы – 10 часов.

(230 х 2,5) / (60 х 10) = 0,96 ≈ бариста на смену

Но – в час пик нагрузка может быть в 2 раза выше. Поэтому рекомендуется увеличить на 30–50%.

Учёт нагрузки на разных сотрудников

Должность

Нагрузка (клиентов/час)

Рекомендуемое количество на смену

Бариста

10–12

Официант

8–10

1–2

Уборщик

15–20

ФОРМИРОВАНИЕ ГРАФИКА РАБОТЫ

Типы графиков

Тип

Описание

Плюсы

Минусы

Постоянный

Один сотрудник работает каждый день

Стабильность

Низкая гибкость

Сменный

Смены по 8 часов

Гибкость

Переработки

Гибкий

Выбор смены сотрудником

Высокая мотивация

Сложно планировать

Пример графика на лето (июль)

День

Утро (10:00–14:00)

День (14:00–18:00)

Вечер (18:00–22:00)

Пн

1 бариста

2 бариста

Вт

1 бариста

2 бариста

Ср

1 бариста

2 бариста

Чт

1 бариста

2 бариста

Пт

1 бариста

2 бариста

3 бариста

Сб

2 бариста

3 бариста

Вс

2 бариста

3 бариста

Вывод: В выходные – больше персонала.

КОНТРОЛЬ И КОРРЕКТИРОВКА

Как контролировать?

Ежедневный мониторинг посещаемости;

Оценка нагрузки на сотрудников;

Сбор обратной связи от клиентов;

Ежемесячные встречи с командой.

Как корректировать?

Добавить смену при росте спроса;

Перераспределить сотрудников при падении;

Привлечь временных работников (студенты, фрилансеры).

ИНСТРУМЕНТЫ И МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ПЕРСОНАЛА

Таблица прогнозирования посещаемости

Месяц

2023

2024

Прогноз (2025)

Рост (%)

Январь

110

115

120

+5%

Февраль

105

110

115

+5%

Март

130

135

140

+5%

Апрель

140

150

155

+5%

Май

160

170

180

+5%

Июнь

180

200

210

+10%

Июль

200

220

230

+10%

Август

210

230

240

+10%

Сентябрь

170

180

190

+5%

Октябрь

150

160

170

+5%

Ноябрь

130

140

150

+5%

Декабрь

140

160

170

+10%

Использование: Вводить в Excel, автоматизировать.

Калькулятор нагрузки на сотрудника

Показатель

Значение

Ожидаемое количество клиентов в день

230

Среднее время обслуживания на клиента

2,5 мин

Часы работы

Необходимое количество сотрудников

1,96 → 2

Формула: (230 х 2,5) / (60 х 10) = 0,96

Рекомендация: Увеличить на 30% → 2,5 → округлить до 3.

Система «резервного фонда» временных сотрудников

Тип

Количество

График

Стоимость

Студенты

Вечерние/выходные

300 руб/смену

Фрилансеры

По запросу

500 руб/смену

Преимущество: Быстрая адаптация при росте спроса.

КЕЙСЫ ИЗ ПРАКТИКИ

КЕЙС 1: КОФЕЙНЯ НА НЕВСКОМ (САНКТ-ПЕТЕРБУРГ)

Проблема: Текучесть – 75%, в июле – не хватало персонала.

Решение:

Внедрили системное планирование;

Создали резервный фонд студентов;

Прогнозировали посещаемость по месяцам.

Результат:

Текучесть снизилась до 32%;

Уровень удовлетворённости клиентов – 9,4/10;

Прибыль выросла на 18% за год.

КЕЙС 2: КОФЕЙНЯ НА АРБАТЕ (МОСКВА)

Проблема: Низкая вовлечённость, высокая нагрузка.

Решение:

Внедрили гибкие графики;

Сделали платформу для выбора смен;

Ввели бонусы за стабильность.

Результат:

Уровень текучести – 28%;

Уровень удовлетворённости сотрудников – 8,7/10.

ОШИБКИ ПРИ ПЛАНИРОВАНИИ ПЕРСОНАЛА

Ошибка

Последствие

Как избежать

Перепланирование

Переплата за персонал

Использовать прогнозы

Недопланирование

Нехватка персонала

Учитывать сезонность

Игнорирование графиков

Стресс, выгорание

Внедрить гибкие графики

Отсутствие контроля

Рост ошибок

Ежедневный мониторинг

ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

Используйте исторические данные – анализируйте 12 месяцев.

Внедрите цифровые инструменты – When2Meet, Shiftboard, Excel.

Создайте резервный фонд – студенты, фрилансеры.

Проводите ежемесячные встречи – корректировка планов.

Измеряйте KPI – текучесть, посещаемость, удовлетворённость.

Планирование персонала – это не административная функция, а стратегический инструмент, определяющий устойчивость и рентабельность кафе. Ошибки на этом этапе ведут к:

Потере клиентов;

Повышению издержек;

Падению репутации;

Выгоранию команды.

Успешные кафе не просто «нанимают людей» – они проектируют команду заранее, как инженеры проектируют машины. И именно это делает их конкурентоспособными.

Подняться наверх