Читать книгу Керування проектами для «неофіційних» проект-менеджерів - Кори Когон - Страница 5

Якщо ви зазнаєте невдач, не отримуєте задоволення від процесу або відчуваєте, що результат здійснених вами проектів міг би бути кращим, то можете дійти висновку, що потрібно просто докладати більше зусиль. Але всі ці проблеми виникають не через брак старанності. Неможливо зробити проект успішним без певного способу мислення, набору навичок та інструментів.

Де ж усе це взяти?

По-перше (як ви вже зробили), можна придбати книгу з керування проектами. На ринку представлено сотні книг, що навчають керувати проектами. Більшість із них написано з точки зору «офіційного», тобто «реального» менеджера проектів, а решта – репрезентують процеси, що відлякують своєю складністю і занадто спеціалізованою термінологією.

Отже, ви купуєте книгу з керування проектами, читаєте кілька глав, робите вигляд, що розумієте хитромудрі формули й визначення, перегортаєте ще кілька глав, та згодом вас поступово охоплюють сумніви, і ви неминуче впадаєте в паніку. Чи достатньо ви розумні й терплячі для того, щоб зрозуміти, про що йде мова? Зрештою ви закриваєте книгу, кладете її на полицю (або видаляєте файл) і кажете собі: «Досі я давав собі раду більш-менш нормально, що ж – доведеться і далі імпровізувати». А тим часом навантаження на вас як на «неофіційного» менеджера проектів зростає, а з ним зростає й напруга від того, що ви відчуваєте, що повинні очолювати проекти й управляти ними ефективно.

Але ця книга не така. Вона базується на двох ідеях:

1. Керування проектами – це робота XXI століття. І це означає, що кожен є проект-менеджером.

2. Сучасне управління проектами полягає не лише в тому, щоб керувати процесом. Воно полягає також і в тому, щоб вести за собою людей – людей XXI століття. Це суттєва зміна парадигми: вона вказує на те, що ми визначаємо потенціал членів команди, а потім працюємо з ними й надихаємо їх, щоби вони вклалися в проект цілком.

Ви, найімовірніше, не знайдете цих положень в інших книгах із керування проектами. Але в нашій книзі надано надійну, багаторазово перевірену формулу, яка допоможе вам керувати проектами і вести за собою людей у цьому столітті. Людей, які є працівниками інтелектуальної праці, які використовують свій неабиякий інтелект, волонтерів, котрих ви не можете й ніколи не зможете контролювати. (Вони ж на вас не працюють, чи не так?)

Навчайтеся на помилках

Перш ніж рушити далі, давайте розберемося, чому проекти зазнають невдачі.

Якщо вірити Інститутові керування проектами (ІКП), організації з малою кількістю офіційно затверджених процесів з управління проектами (ІКП називає їх «організаціями з низьким рівнем зрілості»[3]) набагато частіше стикаються з провалами проектів порівняно з компаніями, які дотримуються бізнес-процесів. Але навіть організації з високим ступенем зрілості нерідко зазнають невдач. Ось найпоширеніші причини цього явища, які нам відомі:

• недостатнє бажання брати участь / нестача підтримки;

• нереалістичні графіки;

• забагато конкуруючих пріоритетів;

• невизначені результати / очікування;

• нереалістичні ресурси;

• витік людей з проекту;

• політика / законодавство;

• відсутність глобального бачення у команди;

• погане планування;

• відсутність лідерів;

• мінливі стандарти;

• відсутність бюджету або неправильне керування ним.

Чи знайомі ви з цими проблемами? Люди в усьому світі стикаються з тими самими перешкодами, і у кожної з них є ціна. За даними того ж ІКП, витрати на невдалий проект, як правило, на третину перевищують затверджений бюджет. Чи відповідаєте ви за багатомільйонний проект або за кілька проектів вартістю в тисячу доларів, невдачі однаково обходяться дорого!

Їхня ціна зовсім не обмежується бюджетом. А як бути із втраченими можливостями? А незадоволені клієнти? А втрата інновацій? Але найгірше – втрата інтересу до проекту в співробітників і загальне зниження морального духу. Після закінчення проекту люди часто вагаються, чи зробили вони якийсь реальний внесок в нього чи ні. Коли проект зазнає невдачі, проект-менеджери (й «неофіційні» теж) почуваються некомпетентними. Моральний дух падає, пасивність зростає. Згодом у багатьох організаціях починають виникати труднощі навіть із тим, щоб як слід реалізувати навіть найпростіші проекти.

За даними ІКП в «організаціях із низьким рівнем зрілості»:

• Лише 39 % проектів реалізуються вчасно.

• Лише 44 % вкладаються в бюджет.

• Лише 53 % зрештою відповідають вихідному наміру або бізнес-цілі.

Навчайтеся на успіхах

Тепер, коли ми усвідомили, чому проекти зазнають невдачі, давайте уважно подивимося на те, що робить їх успішними.

Успішний проект:

• відповідає очікуванням або перевищує їх;

• оптимізує ресурси;

• робить міцнішою впевненість команди й піднімає моральний дух напередодні майбутніх проектів.

Занадто часто проект вважається успішним лише тому, що він був завершений вчасно і вклався в бюджет. Але чи відповідає він очікуванням – першому критерію успіху, або, можливо, навіть перевершує їх? Чи було досягнуто бізнес-результатів? Чи задоволені ви якістю? Чи дійсно ви оптимізували ресурси – другий критерій успіху? Багато проект-менеджерів говорять, що реалізують проекти в термін і вкладаються в бюджет, але при цьому часто бувають змушені визнати, що страждають якість, ступінь завершеності або результати. Але навіть тоді третій критерій успіху – моральний дух – часто не беруть до уваги. А що може бути цінніше для майбутнього, ніж упевнена в собі команда, готова рухатися до нових звершень?

У сучасному світі, де ефективність і конкурентоспроможність ставлять понад усе, від вас очікують оптимізації ресурсів, високих результатів при найменших витратах, до того ж у зазначені терміни й з відмінною якістю. «Офіційний» ви проект-менеджер чи ні, ви не можете дозволити собі не шукати і не використовувати методи, які максимізують людські, технічні та бюджетні ресурси.

Занадто часто проект вважається успішним лише тому, що він був завершений вчасно і вклався в бюджет. Але чи відповідає він очікуванням – першому критерію успіху, або, можливо, навіть перевершує їх? Чи було досягнуто бізнес-результатів? Чи дійсно ви оптимізували ресурси – другий критерій успіху?

3

Див. с. 12.