Читать книгу Tax Compliance - Markus Brinkmann - Страница 142

128

Eine besonders bedeutende Rolle für das CMS kommt dem zentralen Compliance-Beauftragten (alternative Bezeichnungen: „Compliance Officer“ bzw. „Chief Compliance Officer“) zu. Der Compliance-Beauftragte trägt die Verantwortung für die Umsetzung der Entscheidungen der Unternehmensleitung im Hinblick auf das CMS, also insbesondere für die Implementierung, Dokumentation und Weiterentwicklung des Systems. Als Inhaber der zentralen Funktion innerhalb des CMS soll der Compliance-Beauftragte unternehmensweit für einheitliche Compliance-Standards sorgen. Zudem ist er der primäre Berater der Unternehmensleitung für alle Compliance-relevanten Fragestellungen und verantwortlich für die planmäßige und – soweit erforderlich – bedarfsbezogene (ad-hoc) Berichterstattung an die Unternehmensleitung. Des Weiteren trägt der Compliance-Beauftragte die Verantwortung für die Überwachung der unternehmensspezifischen Compliance und – jedoch delegierbar auf dezentrale Compliance-Beauftragte, Mitarbeiter der Rechtsabteilung oder externe Berater – für die Schulung und Information der Mitarbeiter. Darüber hinaus gehört es zu seinen Aufgaben, den Mitarbeitern des Unternehmens als Ansprechpartner für sämtliche Compliance-Fragen zur Verfügung zu stehen. Sofern im Unternehmen ein Hinweisgebersystem implementiert ist, sollte der Compliance-Beauftragte der Empfänger der Hinweise sein. Aus seiner internen Verantwortlichkeit für das CMS leitet sich ab, dass der zentrale Compliance-Beauftragte als erster Ansprechpartner des Unternehmens im Hinblick auf sämtliche Compliance-relevante Fragestellungen für externe Stellen, wie z.B. Aufsichts- oder Ermittlungsbehörden, Wirtschaftsprüfer oder Medien, dienen sollte. Hat das Unternehmen eine dritte Ebene im Beauftragten-System – die dezentralen Compliance-Beauftragten – installiert, soll er diese bei der Risikoanalyse und der Entwicklung adäquater Konzepte für die Compliance-Struktur und die Compliance-Aktivitäten unterstützen. Zudem gehört die Koordinierung und Bündelung der Berichte der dezentralen Compliance-Funktionen zu seinen Aufgaben.[161]

129

Das Kriterium der sachlichen Unabhängigkeit ist die zentrale Grundvoraussetzung für die effektive Ausübung der Funktion des Compliance-Beauftragten. Demzufolge sollten der Funktion des Compliance-Beauftragten keine operativen Aufgaben zugeordnet werden. Vielmehr bietet sich die Konzeption als eine – ggf. unmittelbar der Unternehmensleitung unterstellte – Stabsstelle an. Die Weisungsbefugnis der Unternehmensleitung – die sich aus der Leitungsverantwortung ergibt – steht der fachlichen Unabhängigkeit des Compliance-Beauftragten dabei nicht entgegen. Darüber hinaus sind für die effektive Ausübung der Tätigkeit des Compliance-Beauftragten das Recht auf unbegrenzte Auskunft und Dokumenteneinsicht sowie ein unbeschränkter Kommunikationszugang zu den Unternehmensbereichen und Mitarbeitern erforderlich.[162]

130

In Abhängigkeit von Größe oder Risikoprofil des jeweiligen Unternehmens findet sich in der Praxis oftmals die Übertragung der Funktion des zentralen Compliance-Beauftragten auf eine Person mit einer weiteren Funktion bzw. Aufgabe innerhalb des Unternehmens, anstelle der Etablierung einer vollen, eigenständigen Stelle. In der Unternehmenspraxis kann insbesondere eine Zuweisung der Compliance-Funktion auf Mitarbeiter der Bereiche Finanzen, Recht, Personal bzw. Interne Revision beobachtet werden. Wesentliches Argument für eine Delegation an den Bereich Finanzen ist die Tatsache, dass viele Aufgaben des Compliance Managements den Bereich Finanzen berühren, da die zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle im Rechnungswesen abgebildet werden. Daher können Kontrollinstrumente des Rechnungswesens beispielsweise hilfreich bei der Aufdeckung von Gesetzesverstößen sein (z.B. Korruption, kartellrechtliche Compliance durch Preisabsprachen, Steuerhinterziehung u.a.). Zudem findet sich i.d.R. in jedem Unternehmen – unabhängig von seiner individuellen Größe – eine Finanzabteilung bzw. ein Rechnungswesen. Als Gegenargument kann angeführt werden, dass das rechtliche Know-how in der Finanzabteilung zumeist nur fachspezifisch (z.B. HGB, EStG) und nicht generalistisch ausgeprägt ist. Das vorhandene umfassende rechtliche Know-how ist wiederum Hauptargument für die Übertragung der Funktion des Compliance-Beauftragten auf Mitarbeiter der Rechtsabteilung. Der Rechtsabteilung wird fachlich die größte Nähe zum Thema Compliance zugesprochen. In der Praxis verfügen jedoch viele Unternehmen – zumeist größenbedingt – nicht über eine eigene Rechtsabteilung. Für eine Delegation der Compliance-Funktion an einen Mitarbeiter der Personalabteilung wird oftmals als wesentliches Argument angeführt, dass viele der Compliance-relevanten Fragestellungen direkt oder indirekt Personalfragen betreffen (z.B. Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, Arbeitsschutz oder Fortbildung/Schulung). Als bedeutendes Gegenargument ist jedoch die zumeist fehlende Kompetenz in den Bereichen Recht und Finanzen, welche wiederum eine große Schnittmenge mit den für den Bereich Compliance Management relevanten Themen aufweisen, zu nennen. Als Argumente gegen eine Delegation der Compliance-Funktion an den Bereich Interne Revision ist anzuführen, dass zum einen viele Unternehmen nicht über eine eigenständige Interne Revision verfügen und zum anderen die Interne Revision eine prozessunabhängige Kontrollinstanz darstellen sollte. Zu den Aufgaben der Internen Revision gehört daher typischerweise auch die Kontrolle der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit des CMS im Rahmen des planmäßigen Überwachungsprozesses. Die vorstehenden Ausführungen verdeutlichen, dass die Übertragung bzw. Zuweisung der Funktion des Compliance-Beauftragten individuell in Abhängigkeit von den jeweiligen Gegebenheiten bzw. Strukturen der Unternehmen – insbesondere im Hinblick auf die vorhandenen Ressourcen und Kapazitäten – erfolgen sollte.[163]

131

Im Hinblick auf das persönliche Anforderungsprofil des Compliance-Beauftragten ist eine juristische Ausbildung grundsätzlich als vorteilhaft anzusehen, da die Compliance-Tätigkeit durch die Beschäftigung mit diversen Rechtsgebieten und -vorschriften gekennzeichnet ist. Darüber hinaus ist ein Verständnis für die Unternehmensprozesse und Unternehmensorganisation hilfreich. Als besonders bedeutende persönliche Eigenschaften eines Compliance-Beauftragten sind Integrität, Neutralität, Standfestigkeit sowie Kommunikations- und Konfliktfähigkeit hervorzuheben.[164]