Читать книгу Aprender Outlook 2010 con 100 ejercicios prácticos - MEDIAactive - Страница 20

A MEDIDA QUE VAYA UTILIZANDO Outlook para anotar actividades y tareas pendientes, el volumen de estos elementos puede crecer hasta el punto que pueda resultarle incómodo trabajar con tal cantidad de información. Por esta razón, Outlook dispone de una opción que permite, al cabo de un tiempo determinado, archivar automáticamente el contenido de las carpetas.

IMPORTANTE

Algunas de las carpetas de Outlook, como Calendario, Tareas o Diario, se instalan de forma predeterminada con unas propiedades de autoarchivado específicas. En estos casos, el proceso se cumple a los seis meses de antigüedad.

1.En esta lección, aprenderá a configurar Outlook para que lleve a cabo automáticamente el autoarchivado de las carpetas. A modo de ejemplo, practicaremos con el elemento Notas. Selecciónelo en el Panel de navegación, active la ficha Carpeta en la Cinta de opciones y pulse el botón Propiedades de carpeta.

De manera predeterminada y tal y como podrá comprobar en la ficha Autoarchivar de su cuadro de propiedades, Outlook no archiva automáticamente los elementos de la carpeta Notas.

Al activar la opción Archivar esta carpeta utilizando la siguiente configuración se habilitan sus parámetros configurables.

2.En la ventana Propiedades de Notas, active la ficha Autoarchivar.

3.Vamos a especificar que se eliminen todos los elementos de esta carpeta que superen las cinco semanas de antigüedad. Active la opción Archivar esta carpeta utilizando la siguiente configuración.

4.Vamos a especificar las semanas de antigüedad para los elementos de la carpeta. En el cuadro que muestra el valor 3, pulse dos veces sobre la flecha que señala hacia arriba para seleccionar el valor 5.

5.Despliegue ahora el campo que muestra la opción Meses y seleccione la opción Semanas.

6.Vamos a especificar que los elementos se eliminen en lugar de guardarse en la carpeta de almacenamiento predeterminada, opción seleccionada por defecto. De este modo se conseguirá liberar espacio en el disco duro. Pulse sobre la opción Eliminar permanentemente los elementos antiguos.

Cuando decida activar esta opción de eliminación permanente, asegúrese de que no va a eliminar nada importante.

7.Pulse los botones Aplicar y Aceptar para guardar la nueva configuración de autoarchivado.

8.Un cuadro de diálogo nos advierte de que podemos establecer opciones globales de la función Autoarchivar desde la categoría Avanzado del cuadro de opciones del programa. Pulse el botón Aceptar de este cuadro y repita la operación con el cuadro de propiedades de carpeta.

La función Autoarchivar permite administrar el espacio del buzón o del servidor de correo electrónico, ya que mueve elementos automáticamente a una ubicación de almacenamiento especificada o bien los elimina.

9.Pulse en la pestaña Archivo, haga clic en el comando Opciones y, en el cuadro de opciones de Outlook, active la categoría Avanzado.

10.Pulse el botón Configuración de Autoarchivar del apartado Autoarchivar.

11.En la ventana Autoarchivar podemos establecer opciones generales para esa función. Tal y como se indica, y como hemos llevado a cabo en los pasos anteriores, podemos configurar condiciones específicas para cada carpeta desde su cuadro de propiedades. Pulse el botón Aceptar para dar por válida la configuración predeterminada de Autoarchivar y salga del cuadro Opciones de Outlook pulsando el botón Cancelar.