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Lección 5. Cerrar y abrir documentos

Trabajando con InDesign a menudo puede tener la necesidad de trabajar con más de un documento abierto durante alguna tarea concreta como copiar algún elemento de un documento a otro. Para poder trabajar con varios documentos, una de las acciones básicas e imprescindibles para poder trabajar con uno o varios documentos, en InDesign u otros programas, son la apertura y el cierre. Aunque estos procesos sean parecidos en muchos de los programas que probablemente ya debe conocer, nos detendremos un instante a ejercitar abriendo y cerrando documentos conociendo varias formas de llevar a cabo estas acciones.

1 En estos momentos disponemos de dos documentos abiertos en pantalla: la plantilla que hemos creado a partir del documento Libro y la segunda copia de este mismo documento que hemos guardado. Para poder cerrar un documento puede utilizar el botón Cerrar de su pestaña, representado con un aspa, o bien la opción Cerrar del menú Archivo. También es posible cerrar un documento utilizando la combinación de teclas Ctrl + W. Con el documento PlantillaLibro.indt situado en primer plano, haga clic con el botón derecho sobre su pestaña y del menú contextual que se despliega pulse sobre la opción Cerrar. (1)

2 Si no hubiésemos guardado el documento en el ejercicio anterior, o si tras guardarlo hubiéramos realizado algún cambio en él, antes de cerrarlos el programa nos habría preguntado si deseábamos guardar ese cambio. Para comprobarlo realizaremos un pequeño cambio en el documento SegundoLibro.indd, que está ahora abierto en primer plano. En el panel de herramientas active la herramienta Texto, la quinta herramienta, representada con una T. (2)

3 Haga clic en cualquier punto de la página y sin soltar el botón del ratón, arrástrelo hasta crear un pequeño cuadro de texto. Una vez creado haga clic dentro de él y escriba algún texto o palabra de ejemplo. (3)

4 Observe que en la pestaña del documento aparece ahora un asterisco. (4) Éste indica que el documento contiene cambios que no han sido guardados aún, por tanto siempre que quiera cerrar un documento en cuya pestaña haya un asterisco, InDesing le preguntará si antes de cerrar quiere guardar o no lo últimos cambios realizados en el documento. Para comprobarlo despliegue el menú Archivo y seleccione la opción Cerrar. (5)

No debe confundir la acción de cerrar un documentos con la de cerrar el programa. Esta última acción, se lleva a cabo pulsando el botón de aspa de la barra de aplicación o el comando Salir del menú Archivo.

5 Efectivamente, un cuadro de diálogo le pregunta si desde guardar los cambios en el documento antes de cerrarlo. En este caso no nos interesa conservar el último cambio realizado, por tanto haga clic sobre el botón No. (6)

Si no guarda los cambios realizados en un documento con la función Guardar, al cerrarlo InDesign muestra un cuadro de advertencia.

6 Se han cerrado ya los dos documentos que se encontraban abiertos en el área de trabajo y ahora ésta se encuentra vacía. Procederemos ahora a abrir uno de los documentos que tenemos almacenados en nuestro equipo. Despliegue el menú Archivo y seleccione la opción Abrir. (7)

7 Se abre así el cuadro Abrir un archivo, con la ubicación en la que hemos guardado el último documento seleccionada. El hecho de que Indesign recuerde la última ubicación agilita mucho el proceso de localizar un documento. En este caso seleccione el documento de plantilla de InDesign PlantillaLibro.indt y pulse el botón Abrir. (8)

8 Fíjese atentamente en el nombre que aparece en la pestaña del documento que acabamos de abrir. (9) Si se tratase de un documento indd en dicha pestaña aparecería el nombre del documento guardado, pero al tratarse de una plantilla no es exactamente la plantilla la que se abre, sino un nuevo documento basado en ella. Ahora abriremos otro documento utilizando otro procedimiento. Pulse la combinación de teclas Ctrl + O.

9 Verá que esta combinación de teclas lleva a cabo exactamente la misma función que la opción Abrir del menú Archivo, es decir, abre el cuadro Abrir un archivo. En esta ocasión seleccione el documento Libro.indd y haga doble clic sobre él para abrirlo.

10 Pulse el botón guardar para guardar el documento como plantilla y dar por acabado el ejercicio. (10) Ahora comprobaremos qué ocurre cuando intentamos abrir con InDesig un archivo creado con algún formato que no sea original de este programa como .indd o .indt. Vuelva a acceder al cuadro Abrir un archivo usando una de las dos formas de hacerlo que ha aprendido en este ejercicio y una vez tenga el cuadro abierto pulse sobre el botón de flecha del campo Tipo para desplegar el panel de opciones.

11 Verá que hay varias opciones de tipos de archivos diferentes que se pueden abrir con InDesign CS5. Como ve es posible abrir documentos creados en versiones anteriores, así como los creados en otros programas de maquetación como el QuarkXPress o el PageMaker. En este caso seleccione la opción Todos los archivos para visualizar en el cuadro todos los archivos que se encuentran en la carpeta seleccionada, independientemente del formato que tengan. (11)

12 Al activar la opción Todos los archivos se mostrarán todos los archivos que haya en la carpeta documentos. Seleccione algún documento de texto que tenga almacenado en su equipo, los reconocerá por su extensión doc o docx. Si no dispone de ninguno seleccione cualquier otro tipo de documento que no sea de InDesign. Una vez seleccionado el documento pulse el botón Abrir. (12)

13 Verá que un cuadro de Alerta le indica que InDesign no puede abrir el archivo seleccionado ya que no reconoce el formato. Haga clic sobre el botón Aceptar para cerrar este cuadro. (13)

14 para acabar con este ejercicio, en el que hemos aprendido a abrir y cerrar documentos, cerraremos el nuevo documento que hemos creado a partir de la plantilla. Haga clic sobre la pestaña del documento Sin-Título y pulse sobre el botón de aspa para cerrarlo. (14)

Para que los documentos que vaya creando no se muestren organizados en fichas, sino a modo de ventanas independientes, debe desactivar la opción Abrir documentos como fichas del apartado Interfaz de las preferencias del programa.