Читать книгу Автоматизация рекрутинга. Практическое пособие по выбору, внедрению и применению ATS-систем - Виктория Сиротенко - Страница 5

1. Размещение вакансии на различных ресурсах (постинг).

Сегодня рекрутеры всё ещё размещают вручную вакансии компаний. Однако, в эру автоматизации это можно производить сразу из ATS-системы – большая их часть позволяет это делать. Не все системы, конечно, это позволяют делать, но большая их часть да.

Давайте сразу определимся с понятиями. ATS-система (applicant tracking system, система по управлению кандидатами) – программное обеспечение, позволяющее автоматизировать решение рекрутинговых задач. ATS может представлять собой как классическое приложение, так и онлайн-сервис.

2. Перенести резюме из почты, job-сайтов, соцсетей в свою базу.

Многие рекрутеры хранят информацию о кандидатах в папках на компьютере или в Excel, вручную скачивая резюме из почты и job-сайтов. Этот процесс необходимо автоматизировать в первую очередь.

Хорошие онлайн-сервисы позволяют загружать резюме из разных источников за минуты, одновременно отсеивая дубликаты. Вся информация по соискателю сортируется по соответствующим полям: опыту работы, образованию, желаемой должности и ключевым навыкам.

Кроме мгновенного добавления кандидата в единую базу, достигается ещё одна важная цель: система автоматически формирует кадровый резерв компании, не затрачивая на это ни минуты лишнего времени пользователя.

Коллеги по команде могут комментировать резюме, общаться с соискателем и между собой прямо в сервисе. Сохраняется вся история взаимодействия и важные заметки, которые можно будет легко найти в любое время.

Автоматизированный импорт резюме всех популярных форматов даст возможность не потерять перспективных кандидатов, которые уже были на интервью, но по каким-то причинам не подошли на вакансию.

3. Найти кандидата в своей базе по заданным критериям.

Следующая ценная опция – гибкий поиск по заданным параметрам. Без него кадровый резерв – важный источник подбора лучших сотрудников – потеряет свои преимущества. Если критерии не указаны, работать с базой намного сложнее: часто показываются «лишние» кандидаты.

К примеру, если есть задача найти тех, кто сейчас активно ищет место менеджера по продажам, то в результатах должны отображаться резюме именно таких кандидатов. Выборка кандидатов должна точно соответствовать запросу. Качественный сервис способен найти соискателя отдельно по опыту работы, навыкам, образованию, желаемой должности и так далее. Разумеется, если резюме хранятся в папках рабочего компьютера, а база соискателей в таблице Excel, или устаревших «коробочных» программах, умный поиск Вам недоступен.

4. Пригласить соискателя на собеседование.

При массовом подборе всегда приходится отсылать огромное количество писем с приглашением на интервью. Операции всегда одни и те же: открыть резюме, скопировать адрес, вставить текст письма и имя кандидата. Эти действия просто необходимо автоматизировать.

Соискателей можно оповещать прямо из сервиса по автоматизации рекрутинга. Приглашение на собеседования отправляются непосредственно из профиля кандидата, созданного при успешном импорте резюме. В шаблон автоматически вводятся имя, дата и время встречи. Есть возможность добавить адрес, где будет проходить интервью, прикрепить карту проезда и любые другие дополнительные данные. Таким образом, за час можно обработать сотни кандидатов – вся нужная информация подставится сама.

5. Запланировать собеседования.

Обычно все запланированные встречи заносятся в календарь, но это отнимает много времени. Автоматизация избавит от такой необходимости: информация о времени и статусе подбора, отмеченная в карточке кандидата, продублируется в удобный планировщик. Там же легко проверить, даты назначенных собеседований, дни обзвона кандидатов, начала и окончания испытательного срока и т. д. В продвинутых сервисах по автоматизации также можно настроить оповещения о событиях на телефон или почту при помощи синхронизации календаря с любым смартфоном или планировщиком на компьютере.

6. Провести оценку личностных или профессиональных качеств кандидата.

На рынке предлагается достаточно большое количество решений для оценки личностных и профессиональных качеств кандидата при найме. Некоторые сервисы даже позволяют интегрировать полученные результаты с профилями кандидатов в ATS-системе. Согласитесь, часто вашим заказчикам требуется объективное подтверждение того, что предлагаемые вами кандидаты лучше других, что вы приняли решение не интуитивно, но основываясь на фактах и доказательствах. Тестирование кандидатов, это всего лишь ещё один способ убедиться в принятом решении и подтвердить свою оценку. Более детально поговорим об этом в разделе «Обзор решений в помощь рекрутеру для оценки персонала при найме».

7. Получить обратную связь по кандидатам.

Почти всегда специалисты по подбору персонала обсуждают кандидатов с нанимающими менеджерами или заказчиками по почте. При таком общении есть риск запутаться в письмах и файлах, а коллеги могут перестать понимать, о каком соискателе идёт речь.

На этом этапе также приходит на помощь сервис по автоматизации рекрутинга. Он упростит обсуждение соискателей и предоставит быструю обратную связь по ним для рекрутеров. Коллегам достаточно упоминать друг друга в комментарии под резюме, где можно оставить мнение о кандидате, или запросить о нем дополнительную информацию. Такое взаимодействие сэкономит не только рабочее время, но и деньги компании.

8. Сообщить об отказе или сделать предложение кандидату.

Довольно часто рекрутеры пытаются сэкономить время, не отправляя соискателю никакой информации об отказе. В итоге у него складывается впечатление, что он потерял время на собеседовании. Это негативно влияет на HR-бренд компании. Аналитические исследования неоднократно подтверждали, насколько важно давать обратную связь, и, конечно же, этот процесс тоже надо автоматизировать. Персональные ответы отправляются по шаблону из сервиса, и занимает это всего несколько секунд. Имя кандидата, вакансия, на которую он претендовал, и причины отказа будут подставляться автоматически. Таким же образом работает любой механизм общения с кандидатами.

9. Проанализировать проделанную работу, составить отчёты для руководства.

Доказательство личной эффективности менеджера по подбору персонала – понятные отчёты о проделанной работе в виде графиков и диаграмм. Руководство должно убедиться, что рекрутер действительно усердно работает, стремясь найти лучшего сотрудника. Кроме того, появится возможность оперативно и аргументированно объяснить директору, как ускорить закрытие вакансии. Создавать такие отчёты вручную трудозатратно и, кроме того, есть вероятность, что в анализ попадут не все данные. Сервис для автоматизации рекрутинга всё сделает сам. Он запомнит действия, которые совершает пользователь и построит понятные графики и диаграммы по различным параметрам, необходимым конкретному рекрутеру.

Самый распространенный отчёт – это воронка соискателей. Например, он показывает, сколько собеседований состоялось за определённое время. Было назначено 100 интервью, на встречу пришло 60 соискателей. Плохо это или хорошо? Всё зависит от типа вакансии. Такая информация позволяет сделать оперативные выводы: к примеру, было бы лучше обзванивать кандидатов перед встречей и напоминать о предстоящем интервью. Так можно проанализировать любой статус кандидата в системе.

Рекрутинговый сервис анализирует эффективность источников кандидатов. Для различных типов вакансий используются различные источники подбора, поэтому если время и бюджет ограничены, нужно выбрать самые эффективные и уделить им особое внимание. Обычно это один-два job-сайта и одна-две соцсети. Благодаря такому подходу снижаются трудозатраты и расходы бюджета. Кстати, эффективность разных социальных сетей обязательно надо оценивать отдельно друг от друга.

Ещё один важный показатель, который анализирует сервис – причины отказов на различных этапах работы с кандидатами (почему они отказались сами или почему им отказали в компании). По этим параметрам проще понять, как сделать процесс подбора более эффективным.

Система собирает причины отказов на всех этапах отбора. Изучив результаты, можно идти к директору и предлагать решения, подкрепленные четкими цифрами. Допустим, «если убрать определённую причину отказов, в компанию будут трудоустраиваться на 20% больше перспективных сотрудников». Если вакансию важно закрыть как можно быстрее, потому что работа простаивает, и компания каждый день теряет деньги, вполне возможно, что руководство изменит условия и пойдёт навстречу. В противном случае, директор даже не узнает об этой проблеме, поскольку у него не будет перед глазами реальной статистики, а значит, и целостного представления.

Сервисы автоматизации рекрутинга постоянно развиваются и дополняют свои возможности различными опциями, в т.ч. расширяют ассортимент отчётов, которые пользователь может выстраивать для анализа эффективности своих операций.

10. Хранить данные кандидатов и историю взаимодействия с ними.

ATS-система для рекрутинга, это как CRM-система в Отделе продаж. В системе хранятся данные: когда кандидат был добавлен в базу, из какого источника, на какую вакансию или вакансии рассматривался, каков был порядок взаимодействия, какую оценку при отборе получил и т. д. В системе очень удобно формировать свой «чёрный список» кандидатов, которых Вам больше не стоит беспокоить. Кроме того, не думаю, что какая-то компания заявила бы, что HR-специалисты у неё никогда не будут меняться. И ATS-система прекрасно позволяет сохранять всю историю взаимодействия с кандидатами на всех этапах жизнедеятельности компании. При условии, что HR-менеджер работает с этой системой.

Кроме того, меняются и данные самих кандидатов. Например, в вашей базе резюме одного и того же кандидата может рассматриваться на несколько вакансий, или через 1—2 года, его резюме пополнилось новым местом работы или новым дополнительным образованием, и вы получили на свою вакансию его обновленное резюме. Качественный рекрутинговый сервис позволяет автоматически обновлять данные о кандидатах. Это очень удобно и экономит массу времени.