Читать книгу Новый тайм-менеджмент. Собрание сочинений. Книга 7 - Владимир Токарев - Страница 7

СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ

Каких только «штучек» ни придумали, чтобы облегчить менеджеру процесс планирования: перекидные календари, ежедневники, бизнес блокноты, органайзеры, электронные записные книжки, «тайм менеджер». Что лучше использовать? Многолетний опыт применения различных технических средств планирования показал, что дело не в конкретных «устройствах для планирования», а в системе, которую вы применяете.

Т. Котарбинский, основатель праксеологии – науки об эффективной деятельности человека, полагал, что хороший план должен:

обеспечить достижение цели;

не требовать слишком много времени на разработку;

быть удобным при использовании2.

Простая и эффективная система планирования

Ниже представлена очень простая и эффективная система планирования, полностью удовлетворяющая вышеизложенным принципам. Она получилась в результате небольшой модификации системы планирования, представленной Л. Зайвертом и названной им «Метод Альпы». Эта система планирования включает в себя ряд обязательных шагов.

Разделите лист бумаги на две части, как на рисунке. Справа запишите перечень дел (на день, неделю или месяц).

Слева отметьте отрезки времени (часы, дни или недели).

Зарезервируйте некоторое количество времени на всякий случай.

Расставьте дела в удобное для выполнения время.

При необходимости скорректируйте план.

Некоторое время назад, когда я поменял должность старшего научного сотрудника в одной из фирм ВПК на работу преподавателя кафедры менеджмента, мне была предоставлена уникальная возможность в течение месяца делать все, что я захочу. Был август, все студенты и преподаватели отдыхали.

В это время я испытывал планирование по методу «Альпы», в котором есть пункт – «зарезервировать время на всякий случай». Зачем мне это было делать, если я предоставлен самому себе? Но эксперимент есть эксперимент, и я зарезервировал одну неделю.

Рис. 4. Планирование дел дня

Неожиданно, дня через два, мне дали команду – ехать на семинар (встреча с командой Е. Гайдара) вместо руководителя вуза. Что ж, я только что сдал кандидатские экзамены по экономике, и мне было интересно «сразиться» с профессионалами экстра-класса.

Когда я возвратился в Н. Новгород, то вспомнил, что мой «план дел» опять полетел в тартарары. Но каково было мое удивление, когда, открыв бумаги, я увидел, что для этой незапланированной командировки у меня была зарезервирована целая неделя. Это был мой первый план, когда я выполнил абсолютно все запланированные дела. С тех пор я постоянно пользуюсь этой системой планирования. Попробуйте сами и вы убедитесь в ее эффективности.

Составьте себе план на год по описанной системе.

На основе годового плана по этой системе разработайте план на квартал, взяв из плана на год обязательные пункты для исполнения, не забудьте при этом запланировать резервное время. А на основе квартального плана подготовьте программу на предстоящий месяц, которая в свою очередь предполагает недельное и дневное планирование. Очевидно, что когда из плана квартала составляется план на месяц или из недельного – план на день, то в перечне дел на более короткие отрезки времени появятся дополнительные дела, которые могут отсутствовать в плане на большие отрезки времени.

Ниже представлен пример планирования по предложенной системе

Рис. 5. Планирование дел на год и квартал

Из плана квартала составляется месячный план

Рис. 6. Планирование дел на месяц

А на основе плана на месяц составляется недельный план, служащий основой для составления плана на день.

недельный план план на день

Рис. 7. Планирование дел на год и квартал

Однако, прежде чем начать пользоваться данной системой, следует ее апробировать на более коротких отрезках времени, например, недельное и дневное планирование.