Читать книгу Новый тайм-менеджмент. Собрание сочинений. Книга 7 - Владимир Токарев - Страница 9

1. Функция организации в пм – «кто наши невидимые помощники?»

Функция организации – одна из важнейших функций управления. В процессе реализации этой функции руководитель передает задачи и полномочия, необходимые для выполнения этих задач, своим подчиненным. Этот процесс называется делегированием. Подчиненный же берет на себя ответственность за выполнение порученных задач. В результате возникает организационная структура, обычно изображаемая в виде «прямоугольников» (в них записаны должности руководителей или названия подразделений), соединенных отрезками прямых, которые определяют «кто кому подчиняется».

«Делегирование означает саморазгрузку. Оно высвобождает время для выполнения руководящих функций и предоставляет шансы сотрудникам для раскрытия своих способностей. Но лишь некоторые менеджеры бывают последовательны в поручении дел своим подчиненным. Многие практикуют делегирование с большой неохотой или в недостаточной мере», — пишет Л. Зайверт, причисляя, по нашему мнению ошибочно, процесс делегирования руководителем задач своим подчиненным к самоменеджменту.

Итак, в организации руководитель делегирует задания своим подчиненным.

Интересно, а если подчиненных пока нет, то кому делегировать свои задачи и полномочия, и кто возьмет на себя ответственность за выполнение этих задач? А может быть, в самоменеджменте нет функции организации? Но спросите любого: «Как ты организовал свою работу?» Вопрос не вызовет недоумения – собеседник расскажет вам о своем распорядке дня. Ниже представлено доказательство, к которому я прошу отнестись со всей серьезностью, что у каждого из нас имеется по крайней мере четверо подчиненных, готовых выполнить любое наше поручение.

На рисунке приведена модель, согласно которой у каждого человека есть помощники, которым можно делегировать ваши дела.

Рис. 8. «Организационная структура» … человека

Управляет распределением задач и полномочий Тэд («тезаурус» переработки информации «и делегирования»). Монинг (утро) готов к решению самых сложных задач. Тэд делегирует ему самые свежие силы – физические, психологические и интеллектуальные. В то же время Монинг, готовый к решению самых тяжелых проблем, парень неровный: часто он тратит свои силы, не жалея их. Еще бы, поработав с шести утра до одиннадцати, он потом отдыхает почти целые сутки.

В этом смысле Дэй (день) – человек экономный, не ковбой, как Монинг. Он делает свою работу аккуратно, не расходуя лишних сил. Хотя это понятно, он не такой сильный, как Монинг. Третий помощник Тэда – Ивнинг (вечер), он выручает, когда нужно выполнить какую-то неблагодарную работу – что-то переписать, разобраться в бумагах. Скажу по секрету, парень он с ленцой. Бывает, если начнет смотреть телевизор, то оторвать его уже трудно. Но я не обижаюсь: ту работу, что делает Ивнинг, Монинг, если и будет выполнять, то ругается почем зря, ему жалко растрачивать себя на пустяки.

Например, когда я поручаю своим помощникам написать статью, то Тэд распределяет работу так: идею статьи и главные положения разрабатывает Монинг. Дэй шлифует фразы так, чтобы все было логично, не использовались избитые выражения, не было повторений одинаковых слов. А Ивнингу чаще доверяется черновая работа – набор и печать текста. При этом с утра статья обязательно проверяется Монингом, он у Тэда вроде отдела контроля качества – не пропустит халтуру, даже если в этом виноват близкий друг Дэй. Что касается Тэда, то он не только распределяет работу. В течение всего дня, если идет работа над статьей, он подключается в «трудные» минуты. Например, если Дэй моет посуду, Тэд в это время может продумывать план новой статьи.

Говорят, что у некоторых людей самый выносливый Ивнинг. Что поделаешь, природа многих из нас наделяет более сильной левой рукой, и приходится как-то приспосабливаться. Что касается моих ребят, то они мне здорово помогают, у меня есть кому делегировать многочисленные задачи и полномочия для их выполнения.

Присмотритесь внимательнее и вы обнаружите, что и у вас есть кому поручить ответственные задания. А если вы предприниматель (то есть работник творческого труда), то, возможно, вы найдете и пятого помощника – прелестную девушку Найт (ночь), готовую прийти к вам на помощь, когда вы разрабатываете сверхсложные проблемы: если вас ночью озарит великолепная идея, то это ее работа.

Данное описание функции организации в самоменеджменте, хотя и представлено в шуточной форме, имеет немаловажное значение. Во-первых, из него понятны специфические отличия этой функции управления в технике личной работы. И, во-вторых, из этого описания следует, что если даже в случае кардинальных отличий одного из подпроцессов управления организацией (то есть группой людей) и самоменеджмента (управление собой) их можно привести к общему знаменателю, то еще в большей степени можно рассчитывать на успех, когда таких отличий будет значительно меньше.

2. Контроль – «человек как холодильник»

Достичь поставленных целей возможно лишь при осуществлении контроля своей деятельности. Следует отметить, что контролю могут подвергаться все ресурсы человека – имеющееся у него в распоряжении время, физические и психологические силы, знания (информация) и др. При этом существует несколько отличающихся друг от друга видов контроля: оценка исходной ситуации, текущий контроль и заключительный контроль.

Рассмотрим пример. Предположим, вы поставили себе задачу разобраться самостоятельно в бухгалтерском учете.

Оценка исходной ситуации: например, вы оцениваете, сколько у вас имеется времени на выполнение данной работы, есть ли у вас средства для приобретения необходимой литературы, хватит ли у вас начальных знаний для самостоятельного обучения и т. д. Оценка исходной ситуации важна для составления реалистичных планов.

Текущий контроль: вы оцениваете, как идет у вас дело, укладываетесь ли в намеченный вами график работ. В самоучителях по бухучету имеются специальные упражнения для самоконтроля того, как вы усвоили новый материал. Текущий контроль (или мониторинг) обеспечивает своевременную коррекцию вашей деятельности.

Заключительный контроль: возможно, это будет сдача экстерном экзамена по бухгалтерии в учебном заведении, а, быть может, для ваших целей будет достаточно понять, например при чтении специальной литературы, что вы действительно усвоили новый предмет. Отметим, что заключительный контроль имеет особо важное значение: когда вы анализируете, чего вы смогли реально достичь, вы сможете в будущем составлять более реалистичные планы.

Отметим один важный момент. Любая функция управления – это набор действий, и если вы хотите приобрести профессиональные знания в области управления (а управление собой и своими действиями здесь не исключение), то, в первую очередь, вы должны усвоить перечень этих действий и их взаимосвязь.

Алгоритм самого простого типа управления, основанного на контроле, включает себя четыре шага:

Шаг 1 – установление стандартов и допустимых отклонений. Например, как работает наш холодильник? Регулятором мы устанавливаем необходимую температуру – устанавливаем стандарт.

Шаг 2 – измерение состояния объекта управления. Термореле устройства холодильника определяет температуру в камере холодильника – осуществляется измерение.

Шаг 3 – сравнение состояния объекта со стандартом. В холодильнике сравнивается температура в камере с той, что вы установили регулятором.

Шаг 4 – корректирующие воздействия при необходимости. Если температура отклоняется от той, что выставлена регулятором, то при низкой температуре в камере мотор холодильной установки отключается. При этом корректирующее воздействие оказывает окружающая холодильник среда, которая нагревает холодильную камеру через ее толстые стенки. А при высокой температуре, наоборот, блок управления включает мотор для дополнительного охлаждения камеры – здесь также реализуются корректирующие воздействия.

Рис. 9. Подпроцессы функции контроля

Применительно к примеру с изучением бухучета процесс контроля выглядит так:

Установление стандартов и допустимых отклонений: в качестве стандартов может выступать тот уровень знаний, который вы наметили получить. К «стандарту» относится и намеченный срок освоения предмета. Например – 2 месяца плюс-минус неделя (в данном случае неделя – это «допустимые отклонения»). Акцентируя внимание на таком важном ресурсе, как время, вы можете наметить точную дату начала и окончания изучения самоучителя по бухучету, а также определить для себя часовую норму занятий в неделю. Из нашего примера можно видеть, что функция контроля и функция планирования имеют общие элементы – установление конечных целей при планировании совпадает с установлением стандартов в функции контроля (получается, что один и тот же набор управленческих действий включается в разные функции управления).

Измерение состояния объекта управления: в данном случае «объектом управления» являетесь вы сами. Например, если речь идет о мониторинге вашего времени, то у вас есть возможность точно фиксировать, сколько фактически времени вы занимаетесь в неделю новым предметом.

Сравнение состояния объекта со стандартом. Сравниваем установленный нами стандарт с получающимися результатами. Например, если в качестве стандарта вы используете контрольные упражнения, данные в конце самоучителя по бухучету, то, выполняя эти упражнения, вы оцениваете «состояние объекта управления» относительно заданного вами уровня знаний по бухучету.

Корректирующие воздействия при необходимости: Если у вас не получается решить контрольные упражнения из самоучителя, то вы можете:

изменить недельную норму занятий (пересмотр временных стандартов),

увеличить время занятий в следующую неделю или изменить форму занятий – сначала теория, а в конце недели – упражнения (коррекция деятельности).

Если же ваши дела идут неплохо, то можете наградить себя, скажем, чашечкой кофе.